Разработка номенклатуры дел

Номенклатура дел организации, ее назначение.

Основные требования к составлению номенклатуры дел

Задание: изучите содержание урока и ответьте на вопросы устно.

Вопросы:

1. Что такое номенклатура дел?

2. Для чего используется номенклатура дел?

3. Каковы общие требования к номенклатуре дел?

4. Назовите виды номенклатур дел.

5. Каков порядок составления номенклатур?

6. Какие требование предъявляются к заголовкам дел?

7. Каков порядок расположения заголовков дел в номенклатуре?

8. Как определяются сроки хранения дел?

9. Как оформляется номенклатура дел?

Примечание: для выполнения задания используйте Приложение 1

 

Практическое занятие № 35 4 июня

Составление номенклатуры дел организации

 

Задание: изучите содержание занятия, ответьте на вопросы и выполните задания.

Вопросы и задания:

1. Запишите, что такое номенклатура дел?

2. Запишите, для чего используется номенклатура дел?

3. Прочитайте раздел «составление заголовков дел» и выполните задания:

1) Составьте заголовок дела, содержащий программы и календарно-тематические планы по специальности «Прикладная информатика (по отраслям)» на 2017 год поступления.

2) Составьте заголовок дела, содержащий переписку с фирмой «Интеллект-Сервис» об организации выставки готовой продукции.

3) Составьте заголовок дела, содержащий приказы колледжа по учебной работе за 2018 – 2019 учебный год.

4. Прочитайте раздел «разработка классификационной схемы». Как будут именоваться разделы номенклатуры дел в организациях без структурного деления или с нестабиль­ной структурой?

5. Как определяют сроки хранения документов, включенных в номенклатуру дел организации?

6. На какие группы делятся документы по срокам хранения?

Примечание: для выполнения задания используйте Приложение 1.

 

Приложение 1.

Термины и определения:

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел

 

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных доку­ментов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, по­мещенных в отдельную обложку[1].

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возмож­ность использования нужной информации, документы класси­фицируют: разделяют их на группы с разными сроками хране­ния. Специальным классификационным справочником, позво­ляющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел – этосистематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения[2].

Номенклатура дел — это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

• номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, перено­сятся затем на обложки дел;

• каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким об­разом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

• номенклатура дел используется при построении информа­ционно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть ис­пользована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для состав­ления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизвод­ства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

• охват всех документов, получаемых и создаваемых в про­цессе деятельности организации;

• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот­ветствии со степенью важности и сроком хранения доку­ментации.

Виды номенклатур. Различают типовые, примерные и кон­кретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, од­нородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и яв­ляется нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной но­менклатур, каждая организация должна составлять свою кон­кретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного де­ления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заво­димых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяют­ся в сводную номенклатуру.

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полно­стью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются на­звания тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенкла­туре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или пример­ной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

Составление номенклатуры. Составлению номенклатуры пред­шествует изучение состава, содержания и количества докумен­тов, образующихся в процессе реализации учреждением (орга­низацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учре­ждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картоте­ки). Но главным источником являются сами документы органи­зации. При определении сроков хранения дел основными посо­биями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

К процедуре составления номенклатуры дел необходимо при­влекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состава документов. Негосударственным организациям методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.

Номенклатура дел на предстоящий год составляется в по­следнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организа­ции — заново составляться и согласовываться.

Разработка номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

• определение круга документов для включения в номенк­латуру;

• составление заголовков (наименований) дел;

• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

• определение сроков хранения дел;

• определение системы индексации и установление индексов дел;

• оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклату­ру. Основное требование к номенклатуре — охват всех доку­ментов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организа­ций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы уче­та, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы вре­менно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не окон­ченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения во­проса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенк­латуру каждого года на протяжении всего срока решения во­проса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате по­явления в деятельности организации новых вопросов. Для та­ких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматри­вают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборни­ки, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов ком­плекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании доку­ментов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формули­ровки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспе­чивать наиболее благоприятные условия для работы с доку­ментами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

Понятие дело употребляется в заголовках судебных, след­ственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательно­стью делопроизводства по одному конкретному вопросу. На­пример: «Дело о выделении средств на ремонт краеведче­ского музея г. Бологое»; «Дело об организации довузовской подготовки в МГТУ "Станкин"».

При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.

Термин документы употребляют в заголовках дел, содержа­щих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды до­кументов. Например: «Документы о строительстве нового учеб­ного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, пла­ны работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за I квартал 2000 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».

Использование терминов материалы и документальные мате­риалы неправомерно, так как они не предусмотрены государст­венным терминологическим стандартом.

В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании ' корреспондента нужно учитывать следующее:

• Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диа­бетических препаратов».

• Если в деле сгруппирована переписка с однородными кор­респондентами, их название в заголовке дела дается обоб­щенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».

• Если однородные корреспонденты находятся на одной оп­ределенной территории (край, область, район), целесооб­разно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в матема­тической олимпиаде».

• В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь во­прос, например: «Переписка об организации международной конференции "Женщины и бизнес"».

Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.

При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г.», «Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г.».

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные доку­менты, должны включать указание на вид и характер доку­ментов, их периодичность, например: «Годовой отчет о науч­но-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, ука­зываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».

Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он ос­нован на учете организационно-структурного построения аппа­рата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих ор­ганов, затем — дела, содержащие организационную документа­цию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее распола­гают дела с распорядительной документацией самого учрежде­ния или организации (приказы, распоряжения, решения кол­легиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плано­выми и отчетными документами (годовыми, квартальными, ме­сячными), перепиской и другими документами.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них — месячные. Аналогично сис­тематизируют и дела с отчетными документами. Дела с пере­пиской располагают в следующем порядке: вначале — пере­писка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в конце — с подведомст­венными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований коррес­пондентов или географических названий, например:

Переписка с фирмой «Арбель».

Переписка с фирмой «Информсервис».

Переписка с фирмой «Регана».

Или

Переписка с вузами Астраханской области.

Переписка с вузами Вологодской области и т.д.

Номенклатура дел организации составляется на основе но­менклатур дел структурных подразделений. В этом случае разде­лами сводной номенклатуры дел будут служить названия струк­турных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроиз­водства (например, канцелярия). Последние разделы — это об­щественные организации или органы, действующие на общест­венных началах.

В организациях без структурного деления или с нестабиль­ной структурой разделами номенклатуры являются управленче­ские функции или основные направления деятельности, напри­мер: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре орга­низации должен быть стабильным и одинаковым для всех струк­турных подразделений, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел ус­танавливают для обеспечения сохранности ценных докумен­тов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не мо­гут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.

Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждения­ми, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отра­жают общие функции и вопросы (руководство, контроль, плани­рование, учет, отчетность, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

При определении сроков хранения документов могут ис­пользоваться несколько видов типовых перечней:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельно­сти госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государствен­ные архивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Кроме того, негосударственные коммерческие организа­ции могут пользоваться справочным пособием «Управленче­ские документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М.: ВНИИДАД, 1966).

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней ми­нистерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми.

Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содер­жатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хране­ния всего дела устанавливается для наиболее ценной доку­ментации, т.е. больший. Например, если в деле находятся до­кументы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2018 г., исчисляется с 1 января 2019 г.

Индексация дел. Для практического использования номенк­латуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функцио­нальной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядко­вый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит ус­ловное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела рас­полагается под номером «2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть посто­янной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Но­менклатура дел составляется по унифицированной форме, кото­рая разработана архивными органами и закреплена в Государст­венной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Формы но­менклатур дел организации и структурного подразделения при­ведены в приложениях 4 и 5.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хра­нения и примечания.

 

 

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не преду­смотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа — названия заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа — количество дел (томов, частей) — заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до мино­вания надобности» (например, инструктивные письма выше­стоящих организаций, присланные для сведения) или «до заме­ны новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экс­пертизе ценности с возможным выделением некоторых доку­ментов на постоянное хранение.

В графе «Примечания» в течение всего срока действия но­менклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведе­нии новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в но­менклатуру дел.

Итоговая запись о категориях и количестве дел:

 

 

В итоговой записи отдельно указывается количество дел по­стоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указыва­ется количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, соста­вившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответствен­ным за документационное обеспечение, и согласовывается с ар­хивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если докумен­ты поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, прини­мающий дела данной организации, и только после этого утвер­ждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна со­ставляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в струк­турном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составлять­ся в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два эк­земпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Вто­рой экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а чет­вертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразде­ления для заведения дел.

[1] ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

[2] Там же.