Многие таблицы могут содержать в ячейках одни и те же данные. При заполнении таких таблиц Excel проявляет высокую дружественность. Уже по первой букве программа “догадывается”, что хочет ввести пользователь и предлагает ранее введённое значение.
Интеллектуальные способности программы нетрудно развить и автоматизировать ввод не только повторяющихся данных, но и данных, подчиненных несложному закону изменения. Сначала надо сделать текущей первую ячейку избранного диапазона и заполнить ее после этого следует установить указатель мыши на правый нижний угол рамки текущей ячейки. Это маркер заполнения Указатель мыши примет форму крестика. Название “ маркер заполнения ” — не случайное: он позволяет заполнить ячейки значениями простым перетаскиванием мыши.
Перетаскивание маркера заполнения позволяет “размножить” содержимое текущей ячейки на несколько ячеек в столбце или строке. Если содержимое ячейки представляет собой число, оно будет автоматически увеличено на единицу. По ходу перетаскивания содержимое последней ячейки отображается в небольшом всплывающем окне.
Программа Excel способна автоматически продолжать последовательности дней недели, названии месяцев, полных дат и произвольных чисел. Если требуется заполнить диапазон ячеек нужно указать первую ячейку заполняемого диапазона и ввести начальное значение. Чтобы задать приращение, отличное от единицы, нужно указать вторую ячейку ряда и ввести соответствующее ей значение. Величина приращения будет задана разностью значений, находящихся в этих значениях. Можно поступить следующим образом: выделить ячейку или ячейки, содержащие начальные значения и перетащить маркер заполнения через заполняемые ячейки. Для заполнения в возрастающем порядке перетащить маркер вниз или вправо. Для заполнения в убывающем порядке перетащите маркер вверх или влево.
Если требуется более сложный закон изменения последовательности значений, процедура несколько усложняется. Выбрав первую ячейку и введя в нее нужное значение, следует дать команду Правка Заполнить Прогрессия. Откроется, диалоговое окно Прогрессия, позволяющее указать как направление заполнения, так и параметры прогрессии. Переключатели в группе Расположение определяют направление заполнения, а на панели Тип выбирают тип значений. Панель Единицы позволяет задать дополнительные условия, если ячейки содержат даты. В нижней части диалогового окна задают шаг прогрессии и значение, по достижении которого заполнение прекращается. После щелчка на кнопке ОК данные заносятся в таблицу в соответствии с заданными параметрами.
Все действия с выделенными объектами можно выполнять и с помощью команд Вырезать, Копировать, Вставить, Удалить меню Правка, горячих клавиш, контекстного меню или соответствующих кнопок на стандартной панели инструментов.
Ошибочно выполненное действие можно отменить, а затем повторить снова, пользуясь кнопками Q и P на панели инструментов или соответствующими командами меню Правка.
Среди команд меню Правка и контекстного меню ячейки имеется команда Специальная вставка. Она предназначена для вставки из буфера обмена возможно не всей, а только определенной информации, например, только значений без формул, по которым они получены, или только форматов, или только примечаний. При этом можно задать арифметическую операцию, которую следует выполнить над содержимым копируемого блока и содержимым блока, на место которого происходит вставка. Это удобно, когда, например, каждую ячейку блока нужно умножить на некоторое число. Для этого можно скопировать это число в буфер обмена, а затем выделить блок и выполнить специальную вставку, задав oпe- рацию “умножить” (или другую требуемую). Если же к каждой ячейке блока нужно прибавить свое число, создайте блок прибавляемых чисел, скопируйте его в буфер обмена, а затем вставьте специальной вставкой на место исходного блока, задав операцию сложения. Вспомогательный блок прибавляемых чисел можно впоследствии удалить.
Для вставки пустых ячеек, строк и столбцов можно использовать команды меню Вставка. При вставке строки следует выделить строку или любую ячейку в ней и выбрать команду меню Вставка Строка. Пустая строка появится перед указанной. Аналогично вставляется пустой столбец. При вставке ячейки рядом с выделенной следует выбрать команду Вставка Ячейки и в открывшемся диалоговом окне указать направление сдвига выделенной ячейки при вставке.
Если вставка пустых строк и столбцов выполняется часто, то удобно иметь кнопки для выполнения этих действий на панели инструментов. Эти кнопки имеют вид вставить ячейку, вставить строку, вставить столбец.
Чтобы поместить все или некоторые из этих кнопок на панель инструментов, следует выбрать команду Настройка контекстного меню панели задач или команду меню Вид Панели инструментов Настройка. В открывшемся диалоговом окне выберите вкладку Команды, в списке справа — категорию Вставка и перетащите нужные кнопки из левой части окна на панель инструментов. Просмотрите другие категории и соответствующие им команды. Для наиболее часто выполняемых действий удобно иметь кнопки “под рукой”. Не следует сильно загромождать стандартную панель. Чтобы удалить ненужную кнопку с панели инструментов, перетащите ее за пределы панели.
Пользуясь настройкой панели инструментов, можно создать свою панель, дать ей имя и перетащить на нее требуемые кнопки.
Excel, как и большинство приложений Windows, поддерживает OLE технологию — механизм связывания и внедрения объектов других приложений. Вы можете обогатить внешний вид и содержание листа, поместив на него подходящий рисунок, музыкальное сопровождение или видеоклип. Для этого можно воспользоваться командами меню Вставка Рисунок или Вставка Объект и подобрать себе то, что нужно. Простые рисунки можно попытаться нарисовать самостоятельно прямо на рабочем листе, пользуясь встроенными в Excel инструментами рисования. Они находятся на панели рисования. Открыть ее можно пользуясь командой Вид Панели инструментов или контекстным меню стандартной панели, щелкнув на пункте Рисование. Панель рисования появится на экране. Внимательно изучив назначение каждой кнопки с помощью всплывающих подсказок и справочной информации по этой теме приступают к. рисованию.
Форматирование ячеек
Для форматирования выделенной ячейки или блока следует воспользоваться командой меню Формат Ячейки или пунктом его контекстного меню Формат ячеек.
Соответствующее диалоговое окно имеет 6 вкладок. Вкладка Число позволяет выбрать формат представления числа и задать различные параметры, зависящие от выбранного формата (например, количество десятичных знаков, наличие и вид разделителя групп цифр и т. д.). Параметры формата легко подобрать, т. к. каждое вносимое изменение отображается на образце.
Вкладка Выравнивание позволяет задать способ вертикального и горизонтального выравнивания данных в ячейках.
Вкладка Шрифт предоставляет стандартное окно для выбора шрифта и его параметров.
Вкладка Рамка позволяет обрамить блок с некоторых или со всех сторон линией подходящего типа, толщины и цвета.
Вкладка Вид позволяет выбрать цвет фона (заливку) ячейки и узор заполнения.
Вкладка Защита предназначена для защиты ячеек от записи. Эта защита вступит в силу только после защиты листа, которую можно установить, воспользовавшись командой меню Сервис Защита Защитить лист. В открывшемся диалоговом окне следует задать пароль для получения прав на запись и указать элементы листа, которые нужно защитить. Все установки применяются только к текущему листу. Можно защитить от изменений всю книгу, воспользовавшись командой Сервис Защита Защитить книгу.
Многие параметры форматирования удобнее задавать с помощью панели форматирования, которая по умолчанию находится на экране. Если ее нет, выполните команду меню Вид Панели инструментов или откройте контекстное меню стандартной панели и щелкните на пункте Форматирование в списке панелей. Если каких-то кнопок недостает, перетащите их из окна настройки панели инструментов, выбрав категорию форматирование ячеек.
Чтобы сэкономить время, можно скопировать формат из уже отформатированной ячейки. Для этого выделите ячейку, формат которой нужно скопировать. Нажмите кнопку (копировать формат) на стандартной панели инструментов и проведите появившейся кистью по ячейкам, в которые копируется формат. Еще больше времени можно сэкономить, если воспользоваться командой Формат Автоформат и выбрать из предлагаемого списка подходящий вид таблицы.
Настройку размеров ячейки удобно выполнять с помощью мыши, перетаскивая границу между именами соседних столбцов или строк. Двойной щелчок на этой границе автоматически подстроит размеры ячейки под размеры данных. Можно также пользоваться командами меню Формат Столбец и Формат Строка.
Excel имеет набор определенных стилей, содержащих различные элементы форматирования. Можно изменить существующий или создать свой стиль форматирования, пользуясь командой Формат Стиль. В открывшемся окне следует задать имя нового стиля и значения параметров. Созданный стиль будет иметь равные права с уже имеющимися в Excel.