Часто одна и та же ячейка, диапазон или блок ячеек используются в нескольких формулах. В таких случаях удобно дать этому блоку имя, а затем использовать это имя везде, где требуется вводить соответствующие адреса. Кроме того, если нужно изменить блок ячеек, входящий в несколько формул, проще один раз изменить его, оставив то же имя, чем менять адреса в каждой формуле. Например, нужно вычислить сумму, среднее, максимальное и минимальное значения ячеек А1:F1 и поместить их в ячейки ВЗ:В6. Для этого в ячейки ВЗ:В6 следует ввести формулы =СУММ(А1:F1), =СРЗНАЧ(А1:F1), =MAX(A1:F1), =MIN(A1:F1)
Диапазон А1:F1 придется вводить четыре раза. Если же присвоить этому диапазону имя, например, ДАННЫЕ, то при вводе формул достаточно будет в каждую вставить это имя. Если же в процессе работы потребуется вычислить указанные значения для более широкого или вообще другого диапазона, достаточно будет поменять диапазон, соответствующий имени ДАННЫЕ, оставив формулы без изменений.
Имена, определенные в текущем листе, могут использоваться в любых других листах книги (но не в другой книге).
Проще всего дать имя блоку ячеек, используя поле имени в строке формул. Для этого нужно выделить требуемую ячейку или блок и щелкнуть на поле имени. В нем появится курсор,. После этого нужно ввести имя и нажать Enter.
Поле имени удобно использовать для перехода к одному из именованных блоков. Для этого следует просто выбрать соответствующее имя в списке. Другой способ присвоить имя блоку ячеек с помощью команды меню Вставка Имя Присвоить. По этой команде на экран будет выведено окно Присвоить имя для ввода имени выделенного блока. Если рядом слева или выше выделенного блока имеется ячейка с текстом. Excel “предложит” его в качестве имени. Обратите внимание на то, как Excel запоминает выделенный блок: используя имя листа и абсолютные адреса. Если блок заранее не был выделен, его можно ввести в поле Формула; затем следует задать его имя в поле Имя и нажать кнопку Добавить. Любое из имен в списке можно удалить, выделив его и нажав кнопку Удалить.
Чтобы вставить имя в формулу, нажмите клавишу F3 или выполните команду Вставка Имя Вставить. В открывшемся окне Вставка имени выберите требуемое имя и нажмите кнопку ОК (или клавишу Enter). Имя появится в точке вставки (т. е. там, где находился курсор).
Работа с книгами
Работа с файлами однотипна для всех приложений Windows Как и в других приложениях, в Excel основные действия с файлами выполняются с помощью команд меню Файл или соответствующих кнопок на стандартной панели инструментов.
Если при создании новой книги используется команда меню, а не кнопка на панели, то Excel предлагает выбрать шаблон — уже готовую книгу, как основу для создания новой. Образцы предлагаемых шаблонов можно увидеть в области просмотра окна Создание доку- мента. Если какой-либо шаблон подходит для решения задачи, выделите его и нажмите кнопку ОК. Копия выбранной книги будет открыта в окне Excel. После создания книги, ее следует сохранить на диске командой Сохранить как при первом сохранении (либо для изменения старого способа сохранения) и командой Сохранить для сохранения изменений, внесенных в уже существующий документ.
Команда Сохранить рабочую область используется для сохранения текущего состояния Excel: всех установленных параметров и расположения открытых книг. Благодаря этому, всегда можно восстановить рабочую область в том виде, в каком она была на момент сохранения.
Команда Сохранить в формате HTML запустит мастера Web-страниц для преобразования данных и диаграмм книги в формат HTML. В таком формате ваша книга может быть помещена на Web-страницу.
“Обычная” книга Excel по умолчанию имеет расширение .xls Рабочая область запоминается в файле с расширением .xlw Если вы создали книгу, которую в дальнейшем хотите использовать в качестве шаблона, сохраните ее как шаблон с расширением .xlt. Кнопка Параметры в окне сохранения файла позволяет задать дополнительные условия сохранения: установить режим создания резервной копии (копии сохраняемого файла, но с расширением. xlk) и задать пароли для защиты файла на разных уровнях.
Окно открытия файла также стандартное для Windows. Кроме того. Excel “помнит” последние четыре файла, с которыми вы работали, и выводит их в нижней части меню Файл, так что можно быстро открыть любой из них.
В окне Excel можно открыть столько книг, сколько требуется. Каждая следующая книга выводится поверх последнего активного окна и становится текущей. Для работы с открытыми окнами и быстрого перехода из одного в другое удобно пользоваться командами меню Окно. Нижняя его часть содержит список открытых книг. Для перехода к нужной, щелкните на ее имени в списке. Команда Окно Расположить позволяет выбрать способ размещения открытых окон на экране, так, чтобы было удобно обмениваться информацией между книгами.
Иногда бывает удобно иметь на экране несколько окон для одной и той же книги, чтобы одновременно работать с несколькими ее частями, расположенными далеко друг от друга. Воспользуйтесь командой Окно Новое, чтобы создать дополнительное окно для текущей книги, а затем командой Окно Расположить, чтобы разместить окна в удобном порядке.
С листами текущей книги можно работать как и с другими объектами Excel, перетаскивая их мышью или пользуясь командами меню Правка, Вставка, Формат или контекстным меню их ярлычков.
Текущую книгу можно распечатать, настроив, если нужно, параметры страницы, или даже отправить по электронной почте.
Команда Файл Отправить запускает программу электронной почты и вкладывает в сообщение текущую книгу. Команда Файл Добавить маршрут используется для рассылки книги группе людей, с которыми вы, возможно, работаете над одним проектом.