Классификация корреспонденции.




1.1 Справочно-информационные документы.

В состав информационно-справочных документов входят акты, справки, докладные записки, служебные письма др.

Акт — документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Докладная записка — адресованный руководителю документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Справки отражают основную (производственную) деятельность организации. Они могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

1.2. Порядок составления и оформления актов налоговой инспекций.

Справка о проведенной налоговой проверке должна содержать следующие обязательные реквизиты:

* место и дата составления;

* реквизиты решения о назначении налоговой проверки;

* предмет проверки (вид проверяемого налога, период проверки);

* срок проведения налоговой проверки.

Акт налоговой проверки составляется в двухмесячный срок со дня, когда налоговой инспекцией будет составлена справка о проведенной налоговой проверке. Обязательные реквизиты и сведения:

* дата подписания акта;

* полное и сокращенное наименование проверяемого налогоплательщика;

* Ф.И.О. должностных лиц налогового органа, проводивших данную проверку;

* дата и номер решения руководителя налоговой инспекции о проведении налоговой проверки;

* дата поступления в налоговый орган декларации от проверяемого налогоплательщика или иных документов;

* перечень всех документов, представленных в ходе проведения проверки самим налогоплательщиком;

* охватываемый период проведенной проверки;

* вид проверяемого налога;

* адрес проверяемого налогоплательщика;

* документы, подтверждающие факт нарушения налогового законодательства либо отметка об их отсутствии;

Оформленный акт налоговой проверки остается на хранении в налоговой инспекции, при этом к нему должны быть приложены следующие документы:

* решение руководителя налогового органа о проведении налоговой проверки;

* при наличии решение о продлении сроков представления документов;

* разделы актов проверок филиалов;

* заключение эксперта;

* протоколы допроса свидетелей, осмотра производственных, складских и торговых и иных помещений, используемых налогоплательщиком для извлечения дохода

* справка о проведенной проверке;

Все отраженные в акте факты нарушений должны содержать подробную информацию о:

* видах и способах нарушения, а также о налоговом периоде;

* денежном расхождении между данными, заявленными налогоплательщиком в декларации и фактическими выявленными данными;

* ссылках на первичную бухгалтерскую документацию;

1.3. Порядок составления и оформления актов ревизии кассы.

Законодательством установлена унифицированная форма бланка, в которую заносятся сведения, полученные в ходе проверки. В бланк заносят:

* Сведения о суммах средств по предоставленной отчетности и фактическому наличию.

* Информацию о сопоставлении указанных выше позиций.

* Результат сравнения.

Существуют определенные признаки, в соответствии с которыми можно оценить недостаточность или полное отсутствие внутреннего надзора за перемещением финансов в кассе предприятия. К ним, в частности, относят:

* Отсутствие четко налаженной системы выполнения внезапных ревизий с полным пересчетом кассовой наличности и прочих ценностей, подлежащих контролю.

* Формальность осуществления таких инвентаризаций.

* Отсутствие с кассиром договора, устанавливающего его полную материальную ответственность.

* Возложение обязанностей кассира в случае его временного отсутствия (по болезни, в связи с отпуском и по иным причинам) на служащего без согласия руководителя.

1.4. Порядок составления и оформления актов сверки расчетов между дебиторами и кредиторами.

Акт сверки расчетов, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

* наименование документа;

* дату составления документа;

* наименование организации, от имени которой составлен документ;

* содержание хозяйственной операции;

* личные подписи указанных лиц.

В практике работы предприятий торговли и общественного питания акты сверки расчетов чаще всего составляются в следующих случаях:

1. При инвентаризации расчетов с контрагентами;

2. Перед проведением взаимозачета;

3. Для признания долга с целью перерыва течения срока исковой давности.

1.5. Классификация корреспонденции.

Инициативное письмо - это письмо, требующее ответа.

Ответное письмо- носит по своему содержанию зависимый от инициативных характер, так как их тема уже задана, нужно только изложить характер решения или ответа на поставленный в инициативном документе вопрос.

Деловое письмо- решает организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию.

Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу.

1.6 Язык и стиль деловой корреспонденции.

Условия заключаются в следующем:

1. Участники делового общения – преимущественно юридические лица – организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;

2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;

1.7 Типовые и трафаретные служебные письма.

Типизация документов – процесс создания текста образца, текста-стереотипа, на основе которого могут быть построены тексты аналогичного содержания, соответствующие аналогичным ситуациям.

Типовой текст – это стереотипный текст, на основе которого может быть построен текст нового письма.

Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации.

1.8 Письма-запросы и письма-ответы организаций-кредиторов.

Письмо-запрос – особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:

* прайс-листов,

* документов,

* сведений о товарах и услугах,

* скидках и акциях,

Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.

Ответное письмо- носит по своему содержанию зависимый от инициативных характер, так как их тема уже задана, нужно только изложить характер решения или ответа на поставленный в инициативном документе вопрос

1.9 Типовые гарантийные письма от организаций (гарантов) банкам о погашении кредита.

Оформление гарантийного письма также как и других официальных бумаг имеет определенный шаблон, который необходимо выдержать при составлении этого документа.

1.10 Типовое сопроводительное письмо к договору.

Действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы такого обращения, однако существуют рекомендации по составлению организационно-распорядительной документации, которые содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003.

дату составления и исходящий номер; сведения о получателе (должность, Ф.И.О.); цель отправления и инструкции; перечень приложений (каждому документу присваивается порядковый номер, указываются его название и количество листов); подпись с расшифровкой руководителя; контакты ответственного лица (исполнителя). Основная часть должна содержать: вежливое обращение к адресату по имени и отчеству; устойчивые словосочетания: «Направляем Вам...», «Высылаем в Ваш адрес...», «Предоставляем Вам...» и т. п. В конце основной части обращения идут указания на дальнейшие действия получателя.

1.11 Требования к составлению и оформлению внутренних и международных телеграмм, телефонограмм и телефаксов.

Телеграмма - документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения.

Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации. Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы. В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя.

Телефонограмма-документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.

реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись. Телефонограмма должна иметь заголовок, то есть выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара».

Телефакс - получаемая на бумажном носители копия документа (письменного, графического).

Факс как способ передачи информации получает все общее распространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно дать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного - текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

 

Виды договоров.

Договор-это закрепленное на бумаге соглашение нескольких или же двух сторон, в котором идет речь об установлении, прекращении или изменении гражданских обязанностей и прав.

Виды договоров:

Предварительный- оговаривается заключение определенных сделок в ближайшее время.

Окончательный -указывает на обязанности и права участников сделки.

Взаимный-все стороны договора имеют как права, так и обязанности.

Односторонний-одно лицо имеет только обязательства, в то время как второе наделено лишь правами.

Возмездный-имущественное представительство одного лица договора согласуется с имущественным представительством другого.

Безвозмездный-имущественное представительство предоставляется только с одной стороны.

Обязательный -один участник в не имеет иного выхода, кроме как подписать документ.

Свободный -заключается по обоюдному согласию и заблаговременному обсуждению всех его аспектов.

Договор присоединения -условия сделки устанавливает одна из сторон.

Взаимосогласованный -условия устанавливаются сразу двумя участниками.



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2019-01-11 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: