I. Порядок выдачи и погашения подотчетных сумм

Лекция

 

Тема № 10. «Учет денежных средств».

Занятие № 2. «Учет расчетов с подотчетными лицами».

 

Содержание:

1. Порядок выдачи и погашения подотчетных сумм.

2. Учет расчетов с подотчетными лицами.

3. Проверка кассы и отражение в учете результатов проверки.

 

 

Структурно-логическая схема занятия:

 

I. Порядок выдачи и погашения подотчетных сумм.

подотчетные суммы

- нормативная база - на что? - размеры и сроки - выдача не допускается - документальное оформление

 

 

II. Учет расчетов с подотчетными лицами.

 

Д-т 71 К-т

??

 

 

III. Проверка кассы и отражение в учете результатов проверки.

 

I. Порядок выдачи и погашения подотчетных сумм

 

Подотчетные лица - это работники организации, по­лучившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие хозяйственные или служебные командиро­вочные расходы.

Организации при выдаче работникам налич­ных денежных средств и ведении учета своих рас­четов с ними руководствуются:

- Трудовым Кодексом Российской Феде­рации;

- Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ «О валютном контроле» в части порядка осуществления валютных операций резидентами.

- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации
(утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40);

- Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729
"О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета;

 

Организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчет на:

- командировочные расходы;

- хозяйственно-операционные нужды;

- расходы экспедиций, геологоразведочных пар­тий;

- расходы уполномоченных предприятий и орга­низации, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне райо­на деятельности организации.

При выдаче денежных средств организация обязана:

- определить сумму подотчетных средств и срок на который она выдается;

- получить от подотчетного лица отчет о расхо­дах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

- выдавать денежные средства работнику под от­чет при условии полного отчета им по ранее вы­данным авансам;

- запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому:

Размеры и сроки, на которые выдаются деньги в подотчет на хозяйственные нужды, определяются руководителем организации и ус­танавливаются в сметах и должны быть в размере 10 дн. потребности и на срок не более 15 рабочих дней.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели (расчет: проезд туда и обратно, суточные, квартирные). Срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. (ТК РФ)

На хозяйственные и другие расходы руководителям подразделений. расположенных отдельно от организации - не свыше месячной потребности.

Выдача подотчетных сумм и перечисление авансов не допускается:

1) при отсутствии средств, предназначенных на те расходы, на которые испрашивается подотчетная сумма /аванс/;

2) если главный бухгалтер может произвести оплату путем перечисления через учреждения банка или связи;

3) если подотчетное лицо не полностью отчиталось по ранее выданным ему суммам;

4) лицам, не принадлежащим к составу данной организации;

5) в счет заработной платы.

Выдача денежных сумм под отчет производится по письменным заявлениям с разрешения должностных лиц, ведающих соответствующими денежными средствами. В заявлении указывается за счет каких средств и на какие надобности испрашиваются подотчетные суммы.

Список должностных лиц (постоянных авансодержателей), которым разрешена выдача денежных сумм под отчет на хозяйственные расходы, ежегодно в начале года и в дальнейшем по возникновении надобности, объявляется приказом руководителя организации с указанием предельных размеров, разрешаемых к выдаче подотчетных сумм.

Подотчетные лица обязаны отчитаться в израсходовании денежных сумм, полученных под отчет не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток доложен быть внесен сотрудником в кассу организации.

Отчет подотчетных лиц производится путем представления авансовых отчетов (ф. АО-1) установленной формы, утвержденных руководителем организации. К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход денежных средств.

К авансовому отчету по суммам, выданным на хозяйственные нужды, прикладывается:

1) счет и квитанция к приходному кассовому ордеру или:

- товарный чек;

- кассовый чек;

2) накладная (или ведомость).

Все закупленные материальные ценности должны быть сданы на склад, а на них должен быть выписан складской приход­ный ордер (ф. М-4). Только после этого на основании требования они выдаются в эксплуатацию.

Зачет НДС

Следует также помнить о том, что согласно НК РФ, что при закупке материальных ценностей за наличный расчет, НДС к зачету у покупателя принимается по счету-фактуре. Или при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой. В таких случаях налог на до­бавленную стоимость отражается по дебету счета 19 и исчисление его производится в общеустановленном по­рядке.

Таким образом, если организация приобрела товар у оптовой фирмы за наличный расчет, то НДС, уплаченный при приобретении ценностей, может быть поставлен в зачет перед бюджетом при наличии соответствующих доку­ментов.

В том случае, когда произведены расходы, не подтвержденные документально, но предусмотренные в сме­те, целесообразно составить акт о расходах, в котором указано, что сотрудником фирмы были произведены ад­министративные расходы в рамках утвержденной сметы расходов на содержание фирмы. Акт утверждается руко­водителем фирмы, и после обработки в бухгалтерии ука­занные расходы могут быть списаны на себестоимость с последующим восстановлением при расчете налогооблагаемой прибыли или за счет собственных источников. Это возможно при наличии утвержденной учре­дителями сметы расходов, которые осуществляются за счет собственных средств организации.

 

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчет­ным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру (ф. КО-1), а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Командировка

Для правильного отражения организацией рас­четов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

- цель командировки;

- кто направляется в командировку;

- место командировки;

- срок командировки;

- какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке;

- условия командировки за пределы России;

- порядок оформления командировки;

- по­рядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Цель командировки определяет ее классифика­цию и порядок распределения расходов, понесен­ных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на слу­жебные и непроизводственные.

Служебная командировка (ТК РФ) - поездка работника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Расходы по командировкам учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы обслуживающих про­изводств и хозяйств и. заготовительно-складских расходов.

Согласно ТК РФ не преду­смотрено направлять в командировку работников, выполняющих работы по договору подряда.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с:

- покупкой материально-производственных за­пасов, расходы по которой учитываются в со­ставе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

- осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.), рас­ходы по которой учитывается в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентар­ную стоимость объекта строительства; подготовкой и повышением квалификации ра­ботников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы по одноименной статье;

- участием в общих собраниях акционеров об­ществ, в которых организация имеет акции (вклады), расходы по которой относятся к слу­жебным командировкам и учитываются и со­ставе сметы на общехозяйственные расходы по одноименной статье;

- другими аналогичными нуждами.

Непроизводственные командировки - целью которых является деяте­льность, не связанная с производством, являют­ся.

Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых ис­точников, относятся на финансовые результаты (без учета в составе убытков при налогообложе­нии). К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назна­чения и т. п.

В служебную командировку могут направлять­ся только работники организации.

В случае на­правления в командировку работников других ор­ганизаций и иных физических лиц такие команди­ровки не признаются служебными и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги) либо производятся органи­зацией за счет чистой прибыли.

При заключении организацией с физически­ми лицами договоров гражданско-правового ха­рактера последние получают от организации де­нежные средства за выполненные для организа­ции работы и оказанные услуги. Наряду с этим организация может согласно Договору произво­дить оплату данным лицам их расходов по най­му жилых помещений и проезду к месту вы­полнения работ (услуг) и обратно. В этом случае расходы по выполнению работ (услуг) списываются организацией на себестоимость продукции (работ, услуг) по статье "Расходы на оплату труда". Рас­ходы организации по возмещению данным ли­цам их расходов по найму помещений и проез­ду не являются командировочными расходами и списываются на себестоимость по статье "Прочие расходы". При этом расходы по найму помещений и проезду возмещаются организацией согласно подтверждающим указанные расходы документам.

Срок командировки:

- в пределах России согласно ТК РФ не может превышать 40 дней, не считая вре­мени нахождения в пути;

- за рубежом не может превышать 60 дней.

Однодневные командировки

Если место служебной командировки располо­жено недалеко от места работы и жительства рабо­тника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана одно­дневной командировкой. Определение команди­ровки как однодневной производится руководи­телем в приказе о командировке на основании данных о дальности расстояния, условиях транс­портного сообщения, характере выполняемого за­дания, а также необходимости создания для рабо­тника условий для отдыха.

Командировка за пределы России также может быть однодневной, если работник, выехавший за границу, возвратился в Россию в тот же день.

Затраты на командировку

Состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также их размеры определяются руково­дителем организации.

Для целей налогообложения размер отдельных видов командировочных расходов принимается в пределах установленных законодательством.

Состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также предельные их размеры, прини­маемые при налогообложении прибыли, определя­ются Министерством финансов России (по за­граничным командировкам по согласованию с Ми­нистерством иностранных дел России).

В состав расходов по служебным командиров­кам включаются затраты:

• по найму жилого помещения;

• по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;

• по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и авто­мобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

• по уплате страховых платежей по государствен­ному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

• по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

• по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

• на проезд на аэродром или вокзал в местах от­правления, назначения и пересадок (за исклю­чением проезда на такси);

• на оплату разовых проездных билетов на го­родской транспорт при однодневных команди­ровках;

• на провоз багажа;

• суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировка в пределах России право работника на суточные опреде­ляет руководитель организации);

• расходы на оформление заграничных паспор­тов и других выездных документа;

• расходы, связанные с Использованием услуг VIP - специальных залов ожиданий.

• по возмещению расходов на телефонные пере­говоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими докумен­тами.

Порядок возмещения расходов

К авансовому отчету по суммам, израсходованным командировочным лицом, прикладывается (ТК РФ содержит перечень расходов, на возмещение которых имеет право командировочный):

- рапорт о выполнении командировочного задания;

- командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии из места командировки (суточные - по 100 руб. в сутки);

- проездные билеты (по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами);

- квитанции гостиниц, на переговоры, на постель в поезде.

Квартирные возмещаются по фактическим расходам, но не более 550 руб. в сутки (без документов - 12 руб.).

Командировочные расходы сверх норм командировочных расходов подлежат включению в состав облагаемого дохода физического лица на дату представления в бухгалтерию авансового отчета, в соответствие с Налоговым кодексом РФ ч. II (закон от 5.08.2000 № 118-ФЗ глава 23).

 

Предъявленные подотчетными лицами авансовые отчеты об израс­ходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии:

1) подвергаются счетной проверке,

2) а также проверке по существу. При этом проверяются:

а) правильность оформления документов,

б) целесообразность расходов и

в) соответствие их назначению аванса.

Затем проставляется корреспонденция счетов. Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем организации. Сотрудники организации, работающие с подотчетными суммами, должны быть заранее ознакомлены с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению производимых расходов.

Независимо от сроков, к 28 декабря погашаются подотчетные суммы кроме полученных на расходы по командировкам.

 

Вывод:

Бухгалтерия организации не только учитывает, но и контролирует в полном объеме все денежные и расчетные операции с подотчетными лицами. Это самостоятельный участок бухгалтерского учета, требующий к себе постоянного внимания, чуткости и требовательности к людям, аккуратности, чтобы не нарушать финансовую дисциплину.

Вопросами расчетов с подотчетными лицами главному бухгалтеру придется заниматься в своей практической работе постоянно, требуя от работников строгого и четкого соблюдения порядка и правил расходования подотчетных сумм, составления и предоставления авансовых отчетов с законно оформленными оправдательными документами.