Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
По дебету счета № 71 отражаются:
- выданные денежные средства под отчет;
- выданный перерасход по авансовым отчетам;
- сальдо не погашенных подотчетных сумм
По кредиту счета 71 отражаются:
- представленные авансовые отчеты на приобретенные ценности, командировочные и другие расходы, в зависимости от характера произведенных расходов;
- возвращенные остатки неиспользованных подотчетных сумм;
- сальдо не возмещенного расхода или перерасхода.
Основным регистром для учета операций по движению Подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами является журнал-ордер № 7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме в журнале-ордере отводится одна строка (линейка), и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег е погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются:
- расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет,
- авансовые отчеты - на израсходованные суммы;
- новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных.
К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на самом отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.
Корреспонденция операций, проводимых через счет 71, представлена далее. На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами денежных средств.
На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Рассмотрим некоторые типовые проводки по счету 71:
1. Выданы подотчетные суммы из кассы 71 50
2. Подотчетные суммы получены подотчетным лицом
по чеку с расчетного счета 71 51
по чеку со специальных счетов в банке 71 55
3. Подотчетному лицу выдан чек из расчетной чековой
книжки или аккредитив 71 55
4. Подотчетные суммы выданы по доверенности
представителю структурного подразделения,
выделенного на отдельный баланс 71 79
5. Приняты и утверждены авансовые отчеты:
- на приобретенные материалы 10 71
- оборудование 07 71
- на расходы по командировке 26.. 71
- на расходы по продажам
(реклама, представительские и т.д.) 44 71
6. Стоимость работ и услуг, оплаченных наличными
деньгами, отнесена
- на с/с продукции основного производства 20 71
- на с/с продукции вспомогательных производств 23 71
7. Отражена в учете стоимость работ по исправлению
брака, оплаченных наличными деньгами 28 71
8. Остаток неиспользованной подотчетной суммы
сдан в кассу (на расчетный счет) 50 (51) 71
9. Закуплены подотчетным лицом почтовые марки,
марки госпошлины, авиабилеты 50/3 71
10. Удержано в погашение задолженности из заработной
платы с согласия работника 70 71
11. Списана подотчетная сумма, утраченная в результате Ч.О. 99 71
12. Остаток непогашенной подотчетной суммы
списан на прочие расходы организации
(в случае отказа судом во взыскании с виновного лица) 91 71
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, а также израсходованные (растраченные) не по назначению, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
13. Произведен начет на растрату подотчетных сумм 94 71
14. Сумма начета удержана из оплаты труда 70 94
Вывод:
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете № 71. Аналитический и синтетический учет ведется в журнале-ордере № 7 по каждому подотчетному лицу и по каждой сумме.