Проверка кассы и отражение и учете результатов проверки
Проверка кассы и кассовых операций осуществляется:
1) в конце рабочего дня главным бухгалтером с полистным пересчетом наличных денег и с составлением Справки (в в/частях);
2) при проведении ревизий;
3) при проведении инвентаризации;
4) при аудиторской проверке;
5) при налоговых проверках налоговыми органами (приказ МФ РФ, МНС России от 10.03.99г. № 20н, ГБ-3-04/39).
В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная проверка кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности, проверкой других денежных документов и ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.
Для проведения ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка денег (денежных документов) в кассе, в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
Учредители организаций, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы и налоговые органы в соответствии с законодательством и заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок в организации производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и денежных документов.
Проверка порядка ведения кассовых операций в бюджетных организациях осуществляется соответствующими финансовыми органами.
Внезапность инвентаризаций обеспечивает достоверность их результатов. Именно поэтому Порядок ведения кассовых операций предусматривает не только ежеквартальное снятие остатков кассовой наличности, но и их внезапность. Лишь обязательное проведение инвентаризации кассы перед состоянием годового отчета и снятие остатков при смене кассиров являются исключением из этого правила.
Результаты инвентаризации оформляются актом ф. N инв. - 15. В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан всеми членами инвентаризационной комиссии.
Если будет установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.
Акт составляют в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии. другой - у кассира.
Порядок отражения в учете результатов проверки следующий:
а) Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности предприятия:
Дт 50 "Касса" - Кт 91 "Прочие доходы и расходы".
б) Если обнаружена недостача денег, то она должна быть взыскана с кассира, В учете эту операцию отражают такими записями:
- на выявленную сумму недостачи.
Дт 94 - Кт 50
- на сумму недостачи, отнесенную на виновных лиц
Дт73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" - Кт 94
- при поступлении наличных денег от виновного по возмещению ущерба
Дт 50 - Кт 73-2.
В ходе инвентаризации кассы проверяется и наличие денежных документов. Результаты инвентаризации отражаются также в акте, составленном по форме № ИНВ-15. Может случиться, что инвентаризационная комиссия обнаружит нехватку денежных документов. В этом случае образуется недостача на сумму тех документов, которые отсутствуют в кассе. В бухгалтерском учете нужно сделать проводку:
Дт 94 - Кт 50/3 - отражена недостача, возникшая из-за нехватки денежных
документов.
Недостача взыскивается с того лица, по вине которого она образовалась. Если виновник не установлен или суд принял решение не взыскивать недостачу, то ее сумма относится на внереализационные расходы. В учете это отражается следующими проводками:
Дт 73/2 - Кт 94 - взыскана сумма недостачи с виновного лица;
Дт 91/2 - Кт 94 - сумма недостачи, по которой виновные не установлены
или судом отказано во взыскании, включена во
внереализационные расходы.
Вывод:
Постоянный контроль за ведением кассовых операций способствует улучшению учета, повышает ответственность подотчетных лиц. Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера и кассира. Лица, виновные в систематическом нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности.