Шаг 1. Издать приказ о составлении графика отпусков
Такой шаг законодательством не предусмотрен, но компании пользуются им для организации процесса оставления отпусков. Особенно это важно, если компания многочисленная и собрать с работников их пожелания в отношении отпусков не так просто. Руководители подразделений и работки нередко игнорируют обращения кадровой службы. Поэтому приказ руководителя о необходимости составить график отпусков и закрепление порядка предоставления сведений для графика, придаст данной процедуре официальный статус и позволит уложиться в нужные сроки.
ПРИМЕР 1
Общество с ограниченной ответственностью "Наш город"
ПРИКАЗ
01.12.2015 N 81
г.Москва
О подготовке графика отпусков на 2016 г.
В целях установления в ООО "Наш город" очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, руководствуясь ст. ст. 114 - 123 Трудового кодекса РФ,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить форму опросного листа работников о планируемых отпусках (Приложение 1).
2. Руководителям подразделений организовать заполнение работниками опросных листов в срок до 10.12.2015
3. Начальнику отдела кадров Хомиченко В.П.:
- собрать опросные листы об отпусках на 2016 г. в срок не позднее 11.12.2015;
- представить проект графика отпусков на 2016 г. на утверждение не позднее
14.12.2013.
4. Секретарю Бубновой А.Б. организовать ознакомление указанных в приказе работников с настоящим приказом под роспись.
Генеральный директор Пырьев А.К. Пырьев
Приложение 1.
Опросной лист для составления графика отпусков на ____ год
Наименование подразделения: _______________________
| № | ФИО, должность работника | Даты отпуска | Количество дней отпуска | Подпись работника |
Руководитель подразделения:______________________(ФИО, подпись)
Дата составления__________
Примечание:
При наличии у работника права на гарантии в отношении отпуска (предоставление в удобное время, удлиненный отпуск т.д.) просим сообщить в отдел кадров с предоставлением соответствующих документов
Шаг 2. Собрать сведения о пожеланиях работников
Если компания небольшая, то собрать опросные листы с пожеланиями работников может и кадровая служба. Если в компании много подразделений, то лучше, если сбором пожеланий работников займутся руководители подразделений. Ведь при этом необходимо будет учесть взаимозаменяемость работников, производственные планы, необходимость в том или ином работнике.
В этом случае, задача кадровой службы получить от руководителей подразделений заполненные опросные листы. Данные опросные листы, если они содержат подписи работников можно также использовать в случае спора как доказательства согласия работинков на разделение отпуска на части.
ПРИМЕР 2
Опросной лист для составления графика отпусков на 2016 год
Наименование подразделения: Секретариат
| № | ФИО, должность работника | Даты отпуска | Количество дней отпуска | Подпись работника |
| Бубнова А.В., секретарь | 01.07 - 14.07.2016 | Бубнова | ||
| 05.09 - 11.09.2016 | Бубнова | |||
| 23.12 - 30.12.2016 | Бубнова | |||
| Пышкова А.Б. делопроизводитель | 18.07- 31.07.2016 | Пышкова | ||
| 06.04 - 19.04.2016 | Пышкова | |||
| Мукин В.З., ассистент руководителя | 2.06 - 30.06.2016 | Мукин | ||
| Мутнева З.Т., руководитель секретариата | 07.03 - 11.03.2016 | Мутнева | ||
| 12.09 - 20.09.2016 | Мутнева | |||
| 15.08 - 26.08.2016 | Мутнева |
Руководитель подразделения: Мутнева З.Т. Мутнева (ФИО, подпись)
Дата составления 10.12.2016
Шаг 3. Подготовить проект графика отпусков
После сбора сведений о желаемых датах отпуска, составляем график отпусков, используя унифицированную форму Т-7 или форму, разработанную компанией.
ПРИМРЕ 3
(см. отдельный файл).
Обращаем внимание, что сведения о предполагаемых периодах отпуска могут располагаться как по работникам, так и в хронологическом порядке (см. Пример 4) (отдельный файл 2).
Шаг 4. Учесть мнение профсоюза (при наличии)
Если в организации есть профсоюзный орган, график обязательно согласовывается с ним (ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен ст. 372 ТК РФ. Документом, подтверждающим факт согласования, обычно является выписка из протокола заседания профсоюзной организации. Если профсоюз не согласен с графиком, он направляет работодателю свое мотивированное мнение. Работодатель вправе принять его и внести изменения в график отпусков либо не согласиться (в этом случае стороны проводят дополнительные консультации и составляют протокол разногласий). В унифицированной форме Т-7 предусмотрен специальный реквизит для отметки об учете мнения профсоюзной организации.
Шаг 5. Утвердить график руководителем
Как любой локальный нормативный акт график отпусков должен быть утвержден руководителем. Для этого в унифицированной форме предусмотрен специальный гриф утверждения. Обращаем внимание, что проставление печати на графики отпусков унифицированной формой не предусмотрено, не содержатся такие требования и в трудовом законодательстве. Поэтому в проставлении печати компании на графике отпусков нет необходимости.
ПРИМЕР 4
См. прилагаемый файл 2