130 тысяч рублей заплатит организация, если просрочит медосмотр хоть на один день. Но как организовать общий периодический медосмотр и не нарушить сроки, если все устраиваются на работу в разное время.
Работодателей часто штрафуют за нарушение периодичности медосмотров, о котором они иногда даже не подозревают. Мы расспросили инспекторов ГИТ и просмотрели вопросы читателей, чтобы понять, где ошибаются специалисты по охране труда. Выяснив проблемные места, провели семинар о том, как организовать периодический медосмотр и не нарушить сроки. Для этого пригласили специалистов-практиков со стажем, которые неоднократно проходили проверки ГИТ без штрафов и замечаний. Они рассказали участникам, как организовали медосмотр у себя в организации без нарушений.
Теперь у вас есть два универсальных способа, которые можно использовать в работе. Оба одобрил Роструд. При первом получится сэкономить время и сократить количество оформленных документов, но возрастут затраты на процедуру, особенно, если на предприятии высокая текучесть персонала. При втором способе работодатель потратит меньше денег, но количество бумаг и временные затраты на их оформление возрастут в несколько раз. У каждого способа свои плюсы и минусы, поэтому выбирайте исходя из собственных потребностей.
Опыт: Проводя медосмотр один раз в год для всех сотрудников, опытным путем поняли, что нам так удобнее. Организацией занимаемся совместно со службой персонала. У них есть электронная база работников, графики сменности, и они знают, кто и когда пойдет в отпуск. Список контингента ежегодно актуализирует служба охраны труда, а потом мы его передаем в кадры. В системе управления охраной труда (СУОТ) прописали, что поименным списком и направлениями занимаются сотрудники отдела кадров. Также они ведут журнал учета направлений как на первичный медосмотр, так и на периодический.
Вопрос: Наш отдел кадров не хочет заниматься поименным списком и учетом направлений. Утверждают, что по профстандарту для специалиста в области охраны труда это наша обязанность.
Ответ: По профстандарту специалист по охране труда должен организовывать медосмотры. Поэтому он определяет, кого и с какой периодичностью направлять в медорганизацию, и контролирует, как работники проходят осмотры. А сопутствующие документы оформляют кадровые службы.
Вопрос: Как нам закрепить за кадрами такую обязанность?
Ответ: Все зависит от того, как распределите обязанности по охране труда в своем положении о СУОТ. Энтузиастов взять на себя дополнительную работу обычно нет, но если вы пропишете обязанности и директор утвердит положение о СУОТ, все ответственные должны будут выполнять требования.
Вопрос: А если руководитель откажется подписывать СУОТ в таком виде?
Ответ: Для директора, как и для кадровой службы, подготовьте аргументы заранее. Ссылайтесь на то, что у службы персонала самая актуальная информация по сотрудникам, именно они контактируют с работником с момента прихода в организацию до увольнения. Кроме того, кадры должны оформлять, регистрировать и хранить учетную, организационную и распорядительную документацию по персоналу. Это уже требование их профстандарта «Специалист по управлению персоналом» (прим. ред. — профстандарт, утв. приказом Минтруда от 06.10.2015 № 691н).
Вопрос: Что вы сделали, чтобы кадровики не ошибались в документах?
Вопрос: Мы разработали и внесли в программу 1С все шаблоны в электронном виде и сделали инструкцию о том, как направлять работников на медосмотр. В 1С есть направления отдельно по каждой должности, специалист отдела кадров вносит данные о конкретном сотруднике, распечатывает направление и заполняет журнал учета. Если появляются вопросы, службы кадров и охраны труда решают их совместно.
В инструкции для проведения медосмотра мы прописали порядок, по которому специалисты кадровой службы включают работников в поименный список. По должности с помощью инструкции они определяют, для кого медосмотр ежегодный, а кого направлять раз в два года. Мы решили проводить одну общую процедуру для всех сотрудников, чтобы исключить ошибки с периодичностью. В этом случае при ежегодном медосмотре отправляем даже тех, кто совсем недавно проходил осмотр. Так получается дороже, но зато нет путаницы.
Давайте рассмотрим ситуацию. Периодический медосмотр запланировали на март. В организацию в январе и феврале пришли новые сотрудники, которые перед трудоустройством прошли предварительный медосмотр. Вы не направляете новеньких на периодический медосмотр с остальными работниками, так как они только что от врачей. Через год вы снова хотите провести общий медосмотр для всех в марте. Но теперь, если так сделаете, нарушите периодичность, и вас оштрафуют.
Важно
Периодичность «1 раз в год» означает, что от даты предыдущего медосмотра до даты следующего должно пройти не больше 12 месяцев
Если работник прошел предварительный медосмотр 20 января 2019 года, следующий осмотр он должен пройти до 20 января 2020 или 2021 года, в зависимости от периодичности, указанной в приказе № 302н. Учтите, «1 раз в год» не значит, что можно направить на медосмотр в любой месяц за весь 2020 год. Эта фраза означает, что от даты предыдущего осмотра до даты следующего должно пройти не больше 12 месяцев.
Когда появились работники, которые выбились из общего графика медосмотров, есть два законных решения, но оба невыгодные. Можно перенести общий медосмотр на январь, но так потеряете деньги, ведь у остальных срок в марте. Либо пробуйте договориться с медиками, чтобы работников осмотрели раньше, отдельно от других. Но не каждая медорганизация согласится, и в дальнейшем срок периодического осмотра у выбившихся из графика всегда будет отличаться от остальных. Поэтому чтобы кадровики не запутались, мы направляем на периодический медосмотр всех, даже тех, кто недавно прошел предварительный.
Вопрос: А как объяснить завышенные расходы работодателю?
Ответ: Сейчас будет проще, с января 2020 порядок медосмотров изменили, и расходы в такой ситуации сократятся. Теперь медикам официально разрешили засчитывать результаты предыдущих медосмотров.
Вопрос: Но работнику все равно нужно будет прийти в медорганизацию?
Ответ: Да, нужно. Но если ваши сотрудники проходят предварительный и периодический медосмотр в одной организации, результаты им быстро перезачтут, что снизит общую стоимость процедуры. При этом выдадут заключение о периодическом медосмотре от нужной даты, включат работника в заключительный акт, и в следующем году направите его на осмотр вместе с остальными, не нарушив периодичности.
Вопрос: Но если работник откажется повторно идти на медосмотр?
Ответ: Периодические осмотры проводят не реже чем в сроки, указанные в перечне факторов и перечне работ. Такое указание есть в пункте 16 приложения 3 к приказу № 302н. Поэтому вы вправе направить на медосмотр раньше, главное — не позже, а то оштрафуют. Пропишите удобный для предприятия порядок проведения медосмотров в локальном документе и ознакомьте работников с ним под подпись.
Проводить медосмотр один раз в год удобно еще тем, что сократите количество документов и время, которое работники тратят на их заполнение. Кадровики только один раз в год составляют поименный список. После медосмотра нам выдают один общий заключительный акт на всех сотрудников организации. Проверки ГИТ проходим без штрафов и замечаний.
Опыт: В строительной организации низкие зарплаты у рабочих, поэтому они бесконечно устраиваются и увольняются. В этом случае проводить медосмотр один раз в год для всех — экономический крах. К примеру, устраивается к нам работник в апреле, в мае периодический медосмотр по графику, куда мы и направляем новичка, а в июне он увольняется. В итоге оплатили два медосмотра, а он отработал у нас два месяца. Невыгодно, директор сразу отсек такой способ.
Приняли решение, что периодический медосмотр будем проводить ежемесячно. Так мы усложнили жизнь себе и нашим кадровикам. На них самая тяжелая работа по отслеживанию работников, которых пора направить на осмотр. Мы договорились с директором, что ответственность за просроченный медосмотр — на кадровой службе. Закрепили это в локальных документах, ознакомили кадровиков под подпись. Теперь они внимательно отслеживают сроки, а сначала были ошибки.
Вопрос: Ваши кадровики составляют поименный список каждый месяц?
Важно
Работников нужно ознакомить с календарным планом не позднее чем за 10 дней до начала медосмотра
Ответ: Да, они составляют список ежемесячно. Включают в него работников так, чтобы с даты их предыдущего медосмотра до даты следующего прошло не более 12 месяцев или 24, в зависимости от периодичности, указанной в приказе № 302н. Количество документов увеличилось в 12 раз, хранить их неудобно, но тратить на медосмотры мы стали значительно меньше.
Главное — не нарушить процедуру: для каждого захода составлять поименный список, согласовывать календарный план и знакомить с ним работников под подпись. Например, на медосмотр в апреле кадровики составляют поименный список в первых числах марта. По приказу № 302н его нужно передать медикам за два месяца до начала медосмотра, но мы сотрудничаем давно, и обе стороны согласны, когда отправляем всего за месяц. Мы договорились, что медорганизация разрабатывает и согласовывает с нами календарный план за пять рабочих дней.
Вопрос: Можно организовывать медосмотр не так часто, а раз в квартал?
Ответ: Да, конечно. Исходите из своих потребностей и возможностей, в том числе с учетом бюджета.
Вопрос: У медорганизации также увеличивается количество работы, они на это могут не согласиться.
Ответ: Да, не каждая медорганизация согласится. Наш вариант подходит для тех, у кого высокая текучесть. Мы ежемесячно направляем работников и приносим прибыль, поэтому без проблем договорились с коммерческой организацией.
Пропишите в договоре на оказание услуг подходящие для вас условия. Например, в какие сроки будете предоставлять поименный список, когда вам должны направить календарный план, какое время выделят для ваших работников, чтобы избежать очередей. Обязательно укажите, что по каждому поименному списку нужно оформлять заключительный акт. Иначе у ГИТ к вам будут претензии.
Часто медорганизации предлагают заключить договор в начале года, каждый месяц принимать ваших работников на медосмотр, но оформлять только один заключительный акт в конце года. Так делать нельзя.
В заключительном акте медики указывают список работников, у которых установили предварительный диагноз профзаболевания, и перечисляют рекомендации работодателю о том, какие мероприятия провести. С этими данными нужно работать сразу после того, как провели медосмотр, ждать целый год нельзя. Если работник прошел медосмотр в феврале, а заключительный акт оформили только в декабре, инспектор ГИТ оштрафует организацию по части 1 статьи 5.27.1 КоАП.
Вопрос: Как при такой текучести отслеживаете, что все работники явились на медосмотр?
Ответ: По договору медорганизация назначает нам куратора, с ним мы решаем вопросы за 15 минут. В конце дня он сообщает, все ли работники по списку явились, или сразу после осмотра называет тех, у кого выявили противопоказания.
Бывает, что сотрудник по семейным или рабочим обстоятельствам не может пройти медосмотр в назначенный день, тогда мы решаем вопрос внутри организации и сообщаем куратору о замене. Для медиков не принципиально, в четверг или в пятницу Петров пройдет осмотр. Главное, чтобы работники приходили в назначенное время, так как на медосмотр отводят отдельные часы, исключая очередь для наших сотрудников.
Мы проводим медосмотры таким способом несколько лет. При проверках у инспекторов ГИТ не было нареканий к нашему способу. Если у вас большая текучесть персонала, так вы сможете сократить расходы на периодический медосмотр.