Научно-справочный аппарат — комплекс взаимосвязанных и взаимопополняемых справочников.
Различают первичную документную информацию и вторичную документную информацию. Первичная документная информация – это сами архивные документы, вторичная документная информация — это информация об информации (шифры, коды и т.д.).
Архивные справочники делятся на обязательные (описи и каталоги) и дополнительные (вспомогательные картотеки, перечень документов, подготавливаемых для публикации и т.д.). Есть три принципа построения научно-справочного аппарата: архивные справочники должны быть взаимосвязаны между собой, преемственны ми, независимыми. Существует единая методика научно-справочного аппарата. Описание документов производиться на карточки (картотеки, как правило, все оцифрованы). Информация, которая содержится в деле, должна соответствовать информации, содержащейся на карточки. Есть некие информационные характеристики документов и дел, которые нужно выполнять в полном объёме:
1. Указание учреждение с указанием высшего вида ведомства.
2. Название структурной части учреждения.
3. Индекс дела по номенклатуре.
4. Заголовки дела.
5. Аннотация.
6. Крайние даты документов дела (для входящих документов — это дата входящей реги-страции, для исходящих документов — дата описания).
7. Количество листов в деле.
8. Архивный шрифт. Подлинник или копия. Рукопись или машинопись
Очень важно правильно написать название архивного дела (указывается автор, учреждение, название документа, вид, предмет дела, территория (регион), время, фор-мальные признаки (копия или подлинник) и т.д.). Набор зависит от видов документа, всё зависит от признаков (хронологический, авторский). Документы хранятся с учётом ценности информации (документы су дов и высших органов власти, документы учреждений среднего звена, документы местных учреждений).
Архивная опись — архивный справочник,главный источник информации по архиву.Содержит систематизированный перечень архивных дел. Цель: закрепить на бумаге содержание каждой единицы хранения, результатов учёта.
При описании документа обязательно учитывается название документа, сохранение тех имён, которые есть в документе, должность лица, которая указана в документе.
Архивная опись состоит из двух частей (справочный аппарат описи и сама опись). Единая форма описи сложилась в 40—50-е годы XX века и с тех пор она не меняется. Надо учитывать основные классификационные признаки: структурный признак (докумен- ты учитываются в соответствии со структурными подразделениями), функциональный признак (функции учреждения), хронологический признак (даты, к которым относится документ). К Дополнительными признакам относят предметно-вопросный признак, гео- графический признак, корреспондентский признак (по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондами образования). При составлении описи учитывают два признака структурная схема, хронологическая схема.
Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация по фондам содержания архива сгруппирована по темам.
Два вида каталогов: алфавитный каталог (именной, географический каталоги) и логический каталог (систематический, хронологический, тематический каталоги). В каждом архиве ведётся работы по составлению путеводителей.
21.Методика архивного поиска.
Архивная эвристика — специальная историческая дисциплина, в рамках которой выработаны общие принципы и разрабатываются конкретные приёмы рационального поиска хранящихся в архиве документов. Для того чтобы пойти в архив, необходимо знать, что в архиве имеются нужные документы для исследования. Далее необходимо получить направление в архив с подписью научного руководителя и заведующего кафедры, а потом вместе с паспортом и фотографиями (цветными) идти в архив. Придя в архив, необходимо получить пропуск, написав заявления. Заранее необходимо знать, какие документы и ма-териалы необходимо изучить. Начать с архивных описей и каталогов, если архив очень большой, то необходимо начать работу с каталогами. Если известен фонд, то можно начать работу с описями (фонды бывают маленькими и большими). В архивы можно при- ходить с ноутбуками, что значительно облегчает работу. Надо записывать как можно больше информации, даже самой мельчайшей (подробные выписки). Работая с архивным документом, надо смотреть был ли он опубликован до его использования нами. Эффективность работы в архиве не измеряется какими-то количественными показателями
Основной задачей архивной эвристики является поиск документной информации.
Каждому, кто работает в архиве, необходимо знание методики поиска информации по архивным справочникам. Основными этапами поиска документов являются:
1) установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую исследователей информацию;
2) поиск на межархивном уровне, на котором следует установить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования;
3) поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы;
4) поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц хранения. Если к данному фонду составлено несколько описей, поиск усложнится. Следует установить, какая именно опись,часть или том описи нужны, установить номер и название описи;
5) поиск на уровне дела, документа, документной информации.Поиск первичной документной информации начинается с определения архивного шифра — совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документ в недрах архива.