Документы для предоставления в администрацию ГБУДО «ОЦДОД» по подготовке мероприятия, стоящего в государственном задании
При подготовке мероприятия, стоящего в государственном задании, необходимы следующие документы:
1. План подготовки мероприятия
2. Положение
3. Проект приказа о проведении
4. Информационное письмо
5. Проект приказа об итогах проведения мероприятия
6. Информационно-аналитическая информация
7. Список победителей и призеров
8. Ведомость выдачи призов
9. Заявка на призы и дипломы
10. Макеты наградных документов (эмблема, тексты шильд, макеты дипломов, благодарственных писем, свидетельств участников)
11. Список оборудования, реквизита и снаряжения
12. Список кадрового обеспечения
13. Заявка на транспорт
14. Пресс-релиз и пост-релиз
15. Фото и видео-отчет
16.Образцы документов для участия
План подготовки мероприятия
| № | Мероприятие | Сроки выполнения | Ответственный | Отметка о выполнении |
Положение
I. Общие положения: в каких целях проводится мероприятие, его задачи
II. Кто организаторы
III. Кто участники: возрастные группы, состав, половая принадлежность, требования к руководителям, особые требования к участникам, запасные
IV. Кто входит в организационный комитет, его функции
V. Порядок и условия проведения: этапы, как подать заявку, какие документы предоставить, где взять информацию, программа, подробные условия (форма одежды, состав участников, оборудование и снаряжение, формат предоставляемых продуктов, как осуществляется судейство, критерии оценивания, особые условия (например, ошибки, штрафные баллы и т.д.)
VI. Обеспечение безопасности при проведении, перевозке автомобильным транспортом (при необходимости), ответственность за жизнь и здоровье, медицинское обслуживание
VII. Определение победителей и награждение: учет спорных ситуаций, чем награждаются победители, призеры, участники, где оглашаются победители и призеры, вручение специальных призов
VIII. Финансирование: за счет средств, выделяемых в виде ГБУДО «Областной Центр дополнительного образования детей» на возмещение нормативных затрат, связанных с оказанием в соответствии с государственным заданием государственных услуг, в пределах выделенных лимитов бюджетных обязательств средств областного бюджета на 2018 год, внебюджетных источников, грантовой поддержки, меценатов. Кто несет финансовые затраты по проживанию, питанию, доставке участников и судей.
3. Проект приказа ОЦДОД о проведении мероприятия – высылается на проверку в информационно-аналитический отдел Галине Васильевне Мусатовой, после подписи директора секретарь ОЦДОД делает рассылку во все муниципалитеты. Проект приказа МОиН также высылается на проверку в информационно-аналитический отдел Галине Васильевне Мусатовой, рассылкой в этом случае занимается секретариат МОиН. Приказ ОЦДОД выполняется на фирменном бланке, шрифт Times New Roman, кегль 14:
- на основании какого документа проводится мероприятие (чаще всего – приказ МОиН о перечне календарных мероприятий, программа «патриотическое воспитание граждан на 2016-2020 годы», межведомственный план патриотического воспитания)
- в какие сроки и с какой целью проводится мероприятие
- утверждение положения (приложение)
- на кого возлагается контроль
- Подпись директора
- Кто исполнитель, контактный телефон
- Куда разослать данный документ (два последние пункта выполняются 12 кеглем)
4. Информационное письмо о проведении мероприятия так же, как проект приказа - высылается на проверку в информационно-аналитический отдел Галине Васильевне Мусатовой, после подписи директора секретарь ОЦДОД делает рассылку во все муниципалитеты. Выполняется на фирменном бланке, шрифт Times New Roman, кегль 14:
- На основании какого приказа проводится мероприятие
- В каких целях
- Кто участники
- Сроки предоставления заявки
- Список необходимых документов
- Место проведения
- Заезд и отъезд участников
- Стоимость питания, проживания, организационный взнос, как проводится оплата
- Проезд участников, согласно каких документов, кто финансирует проезд
- Где размещены образцы документов
- Контактная информация, к кому обращаться по вопросам организации, по финансовым вопросам
- Подпись директора
- Кто исполнитель, контактный телефон
- Куда разослать данный документ (два последние пункта выполняются 12 кеглем)
- Приложения (могут включать программу, условия проведения мероприятия или отдельных этапов, образец заявки и других документов: согласий на обработку персональных данных участников и руководителей, разрешение на использование изображения и информации, заявление-согласие родителей на участие, справки проведения инструктажей).
5. Проект приказа об итогах проведения мероприятия - высылается на проверку в информационно-аналитический отдел Галине Васильевне Мусатовой, после подписи директора секретарь ОЦДОД делает рассылку во все муниципалитеты. Выполняется на фирменном бланке, шрифт Times New Roman, кегль 14:
- В соответствии с каким приказом ОЦДОД или МОиН, в какие сроки, с какой целью и в какие сроки состоялось мероприятие
- Сколько участников приняли участие, из скольких муниципальных образований: сначала перечисляются в именительном падеже городские округа, затем – муниципальные районы, запись ведется по алфавиту в строчку
- Утверждаются итоги мероприятия
- Утверждается список победителей и призеров
- На кого возлагается контроль
- Подпись директора
- Кто исполнитель, контактный телефон
- Куда разослать данный документ (два последние пункта выполняются 12 кеглем)
- В приложении № 1 размещается информация об итогах мероприятия:
В соответствии с каким приказом ОЦДОД или МОиН, с какой целью и в какие сроки состоялось мероприятие
Кто был организатором
Кто был его участником – сколько обучающихся, команд (при необходимости – педагогов) приняли участие в мероприятии, из скольких муниципалитетов (сначала перечисляются в именительном падеже городские округа, затем – муниципальные районы, запись ведется по алфавиту в строчку), подробная информация может заключаться в таблице
Какие этапы мероприятия состоялись, где они проводились
Какая конкурсная и соревновательная программа предусматривалась на мероприятии, указываются аналитические данные, диаграммы, таблицы
Какие мастер-классы, встречи, образовательные блоки прошли на мероприятии
Кто выступал в качестве судей, членов жюри, какие социальные партнеры, волонтеры были привлечены к участию
Подпись – Оргкомитет
- В приложении № 2 размещается список победителей и призеров мероприятия: сначала следуют победители и призеры в этапах по разным возрастным группам (если таковые имеются), затем – в командном первенстве. Названия этапов размещаются по центру, 1, 2, 3 места – выравнивание по левому краю с абзацем, после места делается пробел, ставится тире, опять пробел, затем фамилия, имя участника (или название команды), полное название образовательной организации, муниципалитет, руководитель – фамилия, инициалы. После каждого места, кроме третьего, ставится точка с запятой. Пример оформления:
эстафета по плаванию
1 место - муниципальное общеобразовательное учреждение основная общеобразовательная школа № 4, Кыштымский городской округ, руководитель – Кутиков О.В.;
2 место - муниципальное автономное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 7», Южноуральский городской округ, руководитель – Овчинников Д.Е.;
3 место - муниципальное автономное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 44 имени С.Ф. Бароненко, Копейский городской округ, руководитель – Коротыш О.В.
6. Аналитическая информация о проведении мероприятия – сдается в 2-х дневный срок после проведения мероприятия в информационно-аналитический отдел Галине Васильевне Мусатовой по определенному образцу в формате exel:
| № | Наименование всех муниципалитетов (в алфавитном порядке, сначала – городские округа, затем – муниципальные районы) | Количество участников муниципального этапа | Количество участников областного, регионального этапа | Количество победителей и призеров |
Количество победителей и призеров при участии команд подсчитывается следующим образом: если команда заняла хотя бы одно место в этапе или общем зачете, в графу ставится количество ее участников. При занятии командой нескольких призовых мест в разных этапах, выставляется количество ее участников только один раз.
7. Заявка на призы и дипломы отправляется в организационный отдел за 2 месяца и содержит следующую информацию: названия конкурсов или этапов мероприятия, какое количество призов за 1, 2, 3 место требуется. Какие это призы – командные или личные. Предпочтения по призам – медали, эмблемоносители, кубки, тарелки, статуэтки и т.д. Нужны ли специальные вставки с эмблемой мероприятия, из каких материалов (например, пленка, акрил, металл), нужны ли шильды, из какого материала (например, металл, пленка). При наличии вставок высылается изображение вставки в формате corel, png, или ipg. При наличии шильд высылаются тексты всех шильд в формате word. Макеты дипломов, благодарственных писем, свидетельств участников делаются в формате corel, png, или ipg, высылается макет и количество заказываемых бланков. Все остальные необходимые распечатки в типографии содержат те же требования. Необходимо учитывать, что при проведении выездного мероприятия необходимо поставить подписи и печати на наградные документы заблаговременно. Пример оформления заявки:
Заявка на призы и дипломы