3.2.1 В результате первичной обработки конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
3.2.2 Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме и на нем проставляется регистрационный штамп в нижней части нижнего поля первого листа документа.
3.2.3 На этапе предварительного рассмотрения документов производится их сортировка на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством и на документы, непосредственно направляемые в структурные подразделения или ответственным исполнителям.
3.2.4 Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документа, на основании установленного в организации распределения обязанностей руководителей.
3.2.5 Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.
3.2.6 Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму документа вносится содержание резолюции, и документ передается на исполнение. Подлинник документа, исполняемого несколькими исполнителями, получает ответственный исполнитель, а остальные - получают копию документа. Исполненный документ со всеми подтверждающими материалами передается в службу ДОУ, которая подшивает документы в дела, в соответствии с номенклатурой дел организации.
3.2.7 Поступившие в организацию телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются и передаются руководству.
3.2.8 Текст поступившей телефонограммы записывается получателем на бланке, регистрируется и передается на рассмотрение руководству.
3.2.9 При приеме и передаче документов по факсимильной связи необходимо соблюдать следующие правила:
3.2.9.1 объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом не должен превышать 5 листов;
3.2.9.2 Документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой на передачу, подписанной руководителем структурного подразделения;
3.2.9.3 Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и руководителя соответствующего структурного подразделения;
3.2.9.4 Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
3.2.9.5 Запрещается передавать текст документа с пометкой «Для служебного пользования;
3.2.9.6 Подлежащий передаче документ регистрируется, и после отправки подлинник документа возвращается отправителю с отметкой о времени отправки;
3.2.9.7 Поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатом под расписку в день приема, а срочные - немедленно;
3.2.9.8 Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение - исполнитель;
3.2.9.9 Факсограммы на иностранных языках передаются адресату без перевода.
3.2.10 Документы в электронном виде, поступившие в организацию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
3.2.11 Правила приема, обработки и распределения документов в электронном видеопределяются инструкцией по делопроизводству, с учетом имеющихся технических и программных средств.
3.2.12 Документы, отправляемые из организации передаются почтовой или электрической связью
3.2.13 Обработка документов для передачи почтовой связью осуществляется службой ДОУ организации в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.
3.2.14 С помощью электрических средств связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных документов.
3.2.15 Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяется инструкцией по делопроизводству организации учитывающей наличие в организации технических средств и программного обеспечения.
3.2.16 Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона, электронного адреса или указанием на рассылку).
3.2.17 Документы, подлежащие отправке должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ;
3.2.18 Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения - входящих документов.
3.2.19 Проекты внутренних документов после их подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль, за правильностью их оформления.
3.2.20 Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи и распределение обязанностей руководителей.
3.2.21 Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководителем организации. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных документов рассылаются исполнителям, а подлинник подшивается в дело. Передача документов исполнителям производится под расписку с отметкой в форме регистрации документов.
3.2.22 Исполнение документов предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись руководству, подготовку к пересылке адресату.
3.2.23 Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование. На документы, рассылаемые более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указание на рассылку.