Первичными документами по учету косвенных расходов могут быть лицевые счета по начислению заработной платы служащим предприятия, расчетные ведомости по отчислениям в фонды социального страхования и обеспечения, расчетные ведомости по начислению амортизации по основным средствам, НМА и пр. Аналитический учет косвенных расходов ведется в ведомостях №№ 12 и 15 (общепроизводственных и общехозяйственных соответственно). Затем данные ведомостей переносятся итоговыми суммами в журнал - ордер № 10, который является регистром синтетического учета затрат, связанных с производством.
Синтетический учет косвенных расходов ведется на активных собирательно- распределительных счетах 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы». Счета не имеют сальдо, ежемесячно закрываются. По дебету счетов отражаются суммы расходов за месяц, по кредиту — списание их и включение в себестоимость конкретных видов продукции.
Списание косвенных расходов и распределение их между видами продукции осуществляется одним из методов, выбранным предприятием и закрепленным в учетной политике. Распределение может осуществляться пропорционально заработной плате основных производственных рабочих, пропорционально учетной стоимости израсходованных на производство продукции материалов и т.п. Следует учесть, что при распределении общехозяйственных расходов последние не включаются в себестоимость забракованной продукции, полуфабрикатов собственного производства, готовой продукции, предназначенных для использования организацией в процессе производства иной продукции, выполнения работ, оказания услуг.
Пример 4. ООО «Сигнал» производит продукцию трех видов: изделия «А», изделия «Б» и изделия «С». Для учета прямых затрат используется счет 20 «Основное производство» (по субсчетам), для учета косвенных расходов - счета 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы».
Затраты цеха № 01 за март представлены в ведомости № 12.
Таким образом, сумма общепроизводственных расходов цеха за март составила 50 510 рублей. По окончании месяца необходимо сумму косвенных расходов цеха включить в себестоимость изделий «А», «Б», «С» и забракованной продукции.
Распределение общепроизводственных расходов осуществляется согласно учетной политике пропорционально заработной плате основных производственных рабочих. Заработная плата рабочих, занятых изготовлением продукции «А» составила в марте 11 200 рублей, рабочих, занятых изготовлением продукции «Б» -10 900 рублей, изделия «С» - 5 400 рублей, исправлением брака - 600 рублей.
Рассчитаем коэффициент распределения косвенных расходов. Для этого общую сумму общепроизводственных затрат цеха поделим на сумму заработной платы, начисленной основным производственным рабочим:
К = 
= 1, 7975
Сумма общепроизводственных расходов, включаемая в себестоимость изделий «А» составит 1,7975 x 11 200 рублей = 20 132 рублей, изделия «Б» - 19 593рублей, изделия «С» - 9 706 рублей, брака - 1 079 рублей.
В учете будут сделаны следующие записи:
1.Дт 20.1 «Основное производство» (изделие «А») Кт 25 «Общепроизводственные расходы» - 20 132 рублей – списаны общепроизводственные расходы на себестоимость изделий «А»;
2. Дт 20.2 «Основное производство» (изделие «Б»); Кт 25 «Общепроизводственные расходы» 19 593 рубля – списаны общепроизводственные расходы на себестоимость изделий «Б»;
3. Дт 20.3 «Основное производство» (изделие «С») Кт 25 «Общепроизводственные расходы» 9706 рублей – списаны общепроизводственные расходы на себестоимость изделий «С»;
4. Дт 28 «Брак в производстве» Кт 25 «Общепроизводственные расходы» - 1079 рублей – списаны общепроизводственные расходы на себестоимость брака»
Общехозяйственные расходы предприятия за месяц представлены в ведомости № 15, их сумма за месяц составила 50 510руб. Для списания общехозяйственных расходов рассчитывается коэффициент распределения аналогично коэффициенту распределения общепроизводственных расходов. Но следует помнить, что общехозяйственные расходы не включаются в себестоимость забракованной продукции.
К = 
= 1. 94181
Общехозяйственные расходы, включаемые в себестоимость изделий:
- «А» - 1.941818 x 11 200 рублей = 21748 рублей
1) Дт 20.1 «Основное производство» (изделие «А») Кт 26 «Общехозяйственные расходы»; - «Б» - 1,941818 x 10 900 рублей = 21166 рублей
2) Дт 20.2 «Основное производство» (изделие «Б») Кт 26 «Общехозяйственные расходы»; -«С» - 1.941818 x 5 400 рублей = 10 486 рублей
3)Дт 20.3 «Основное производство» (изделие «С») Кт 26 «Общехозяйственные расход