Во всех случаях, исполнение документов начинается с момента их поступления в подразделения (подведомственные учреждения), при этом исполнитель проект исполненного документа должен представить на
подпись не позднее 7 суток до установленного срока исполнения или подготовить предварительный ответ.
Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел подразделения (подведомственного учреждения) вместе с входящим документом, на который был подготовлен ответ, или с копией входящего документа.
Оформление реквизитов в процессе подготовки документов. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: Герб города Москвы (при необходимости), наименование организации, справочные данные об организации; наименование вида документа, дата документа, отметка о поступлении документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления реквизитов:
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.
При оформлении реквизита "Справочные данные об организации" указывается почтовый адрес; номера телефонов (справочная служба), факсов, адрес электронной почты и др.
|
|
Используются следующие наименования основных видов документов: постановление, распоряжение, приказ, протокол, акт, справка, служебная записка, план, отчет.
Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются словесно-цифровым (12 марта 2010 г.) или цифровым (двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами; например: 12.03.2010 (При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: "письмо... от 12.03.2010 №
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль; например: 08.02.2010.
При обозначении в документах временного периода (план 2005-2010 гг.) второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами.
Временной период может быть выражен с помощью предлогов с, до, по (без слова "включительно") или слов "по состоянию на...", например: "с 2005 по 2010 гг.", "за период с 15.12.2010 по 31.12.2010", "по состоянию на 15.12.2008". Слово "год" сокращается только в сочетании с цифрами, не допускаются сокращения "с.г." и "т.г.". При включении в дату конкретного месяца, слово "месяц" не указывается: ("в марте 2010 года", а не "в марте месяце 2010 года"). Слово "квартал" в дате не сокращается, номер квартала
|
|
обозначается римской цифрой ("в I квартале 2010 года"). Номер полугодия пишется словами "в первом полугодии 2010 года".
Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Реквизит " Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие этого
реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования (проставляются в левом верхнем углу листа).
Визы согласования документа. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
|
|
Адресование документа. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.
Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:
Министерство юстиции Российской Федерации
Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; инициалы указываются перед фамилией, например:
Управление Президента Российской Федерации
по работе с обращениями граждан Заместителю начальника Управления В.Д. Матвееву
При адресовании документа руководителю организации
ее наименование входит в состав адресата.
илинаименования должности
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например: Руководителям учреждений социальной защиты населения города Москвы.
В составе реквизита "Адресат" элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес: улица, номер дома, квартиры, название населенного пункта, индекс.
Реквизит не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При большем количестве адресатов составляется список рассылки.
Утверждение документа. Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Резолюция - реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит поручение по данному документу.
Резолюции как правило оформляются на специальных бланках формата А6, на нижнем поле которых указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция.
В резолюции определяются подразделения или должностные лица Департамента, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.
Резолюция включает фамилии исполнителей (наименование подразделений), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату
Заголовок к тексту
"Заголовок к тексту" - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.
Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего) учета движения основных средств. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, письмам объемом менее двух страниц и ответам на обращения граждан заголовок, как правило, не составляется.
Отметка о контроле проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде буквы «К» или штампа "КОНТРОЛЬ.
СРОК ".
Текст документа. Оформление приложений к документу.
Приложения к документу могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими нормативными правовыми и распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями, приказами);
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.
Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются,
например:
Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение:письмо Минюста России от 17.02.2010 N01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на... л.
Подпись документа
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
При подписании документов на бланке должностного лица, должность подписавшего не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не разрешается ставить надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.
Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального
органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии (подпись) Н.В. Куликов
Члены комиссии (подпись) К.М. Артемьева Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми
средствами.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве в государственных органах с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Названиями разделов номенклатуры дел государственных органов являются названия структурных подразделений, которые располагаются в сводной номенклатуре дел в соответствии с утвержденной структурой.
В государственных органах номенклатуру дел составляют службы делопроизводства при взаимодействии с соответствующими структурными подразделениями и архивами государственных органов.
Вопросы для самоконтроля:
1. Что изучает наука документоведение. Какие функции выполняет документ?
2. Что представляет собой номенклатура дел и какую функцию она
выполняет?
3. Какие реквизиты документа и действия в процессе его обработки служат юридическими доказательствами?
4. Перечислите этапы документооборота.
5. Из чего складывается состав управленческих документов?
6. Как оформляются протоколы и выписки из них?
7. Как оформляются акты, справки, докладные записки?
8. Как оформляются приказы по основной деятельности?
9. Как оформляются приказы по личному составу?
Рекомендуемая литература:
1. Гражданский кодекс Российской Федерации (части I,II,III) – Официальный текст. - М.: Издательство ЭЛИТ, 2003.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.: ИНФРА-М, 2007.
3. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1999.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003.
5. ГОСТ Р 53060-2008. Социальное обслуживание населения. Документация учреждений социального обслуживания. – М.: Стандартинформ,2009.
6. Управленческая документация. Классификатор. – М.: Книга сервис, 2003.
7. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
8. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
9. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – 2-у, испр. и дополн. – Ростов н/Д: «Феникс», 2008.
10. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. – М.: Инфра-М, 2001.
11.Жарчев С.Г. Система ДЕЛО как корпоративная система документооборота. – М.:Росархив ВНИИДАД, 2003
3.4. Основы охраны труда и безопасности жизнедеятельности
Сучкова А.И, директор КЦСО “Сокольники” Управление охраной труда в учреждении - это подготовка, принятие и реализация решений по сохранению здоровья и жизни работника в процессе его производственной деятельности. Управление охраной труда - часть общей системы управления учреждением. Объектом управления охраной труда является деятельность структурных подразделений по обеспечению
безопасных и здоровых условий труда на рабочих местах.
Охрана труда - одна из актуальных и социально значимых проблем государственной политики. Основные направления в этой области обеспечиваются согласованными действиями всех ветвей государственной власти при участии работодателей и профсоюзов. Последние участвуют в законотворческой деятельности, совершенствовании системы социального партнерства через систему коллективных договоров и соглашений по охране труда, осуществляют контроль за соблюдением трудового законодательства.
Стратегическим направлением в области охраны труда является обеспечение приоритета жизни и здоровья работников по отношению к результатам производственной деятельности.
Для успешной реализации этой стратегии работодатель руководствуется следующими принципами организации работы по охране труда:
- обязательность соблюдения и выполнения правил и норм охраны труда на всех уровнях управления;
- ответственность каждого из руководителей, от работодателя до заведующего структурным подразделением, за безопасность труда в учреждении;
- вовлечение в решение проблем охраны труда всех сотрудников учреждения;
- обучение безопасности труда всех работников (включая руководителей и специалистов), являющееся неотъемлемой частью профессионального обучения и повышения квалификации.
Учитывая, что общее руководство работой по охране труда и обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя (ст. 212 Трудового кодекса РФ), основными направлениями деятельности работодателя являются:
- реализация государственной политики в области охраны труда;
- выполнение целевых государственных программ улучшения условий и охраны труда;
- профилактика несчастных случаев и повреждения здоровья работников;
- защита законных интересов работников, пострадавших от несчастных случаев на производстве, или получивших профессиональные заболевания, на основе обязательного социального страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- установление порядка обеспечения работников средствами индивидуальной и коллективной защиты, санитарно-бытовыми помещениями и устройствами, лечебно-профилактическими средствами за счет работодателя;
- распространение передового отечественного и зарубежного опыта работы в области охраны труда;
- организация проведения государственной экспертизы условий труда работников, аттестации рабочих мест по условиям труда с последующей сертификацией организации работ по охране труда;
- организация обучения и подготовки работников по вопросам охраны труда, повышение их квалификации.
При этом работодатель обязан обеспечить:
- безопасность работников при осуществлении трудовой деятельности;
- выполнение требований охраны труда;
- принятие мер по предотвращению аварийных ситуаций, сохранению жизни и здоровья работников при возникновении таких ситуаций, в том числе по оказанию пострадавшим первой медицинской помощи;
- расследование и учет несчастных случаев на производстве в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами;
- ознакомление работников с требованиями охраны труда;
- рассмотрение возможности применения дисциплинарного взыскания к работникам, не соблюдающим требований охраны труда;
- режим труда и отдыха работников в соответствии с законодательством Российской Федерации и города Москвы;
- разработку и утверждение с учетом мнения профсоюзного органа инструкций по охране труда работников;
- обучение безопасным методам и приемам выполнения работ по охране труда и оказанию первой медицинской помощи при несчастных случаях на производстве, вводный инструктаж, инструктаж по охране труда на рабочем месте, стажировку и проверку знаний требований охраны труда, безопасных методов и приемов выполнения работ;
- недопущение к работе лиц, не прошедших в установленном порядке обучение и инструктаж по охране труда, стажировку и проверку знаний требований охраны труда;
- организацию контроля за состоянием условий труда на рабочих местах, а также за правильностью применения работниками средств индивидуальной и коллективной защиты;
- проведение аттестации рабочих мест по условиям труда с последующей сертификацией работ по охране труда;
- недопущение работников к исполнению ими трудовых обязанностей без прохождения обязательных медицинских осмотров (обследований), а также в случае медицинских противопоказаний;
- выполнение предписаний должностных лиц органов государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные законодательством сроки;
- наличие комплекта нормативных правовых документов, содержащих требования охраны труда, в соответствии со спецификой деятельности Центра.
ГОСУДАРСТВЕННО-ОБЩЕСТВЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ РАБОТЫПО ОХРАНЕ ТРУДА В УЧРЕЖДЕНИИ СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ НАСЕЛЕНИЯ. Для разработки
совместных действий работодателя и профсоюзной организации по обеспечению требований охраны труда, предупреждению производственного травматизма, профессиональных заболеваний и других мероприятий, направленных на улучшение условий и охраны труда в учреждении, создаются комиссии, действующие на постоянной основе:
1. Комиссия по охране труда;
2. Комиссия по социальному страхованию;
3. Комиссия по подготовке, заключению и контролю за выполнением коллективного договора;
4. Комиссия по аттестации рабочих мест по условиям труда;
5. Комиссия по проверке знаний по охране труда.
По инициативе работодателя и (или) по инициативе работников, либо их представительного органа создаются комитеты (комиссии) по охране труда (статья 218 Трудового кодекса Российской Федерации).
В целях организации сотрудничества в области охраны труда работодателя и работников, по инициативе работодателя и профсоюзного комитета создается Комиссия по охране труда. Комиссия создается на паритетной основе из представителей работодателя, профсоюзного комитета. Выдвижение в комиссию представителей профсоюзного комитета проводится на заседании профкома. Выдвижение представителей работников проводится на общем собрании трудового коллектива. Состав Комиссии по охране труда утверждается приказом работодателя.
Комиссия по охране труда:
- организует совместные действия работодателя и работников по обеспечению выполнения требований охраны труда, предупреждению производственного травматизма и профессиональных заболеваний;
- организует проведение проверок условий и охраны труда на рабочих местах;
- обеспечивает информирование работников о результатах указанных проверок;
- осуществляет сбор предложений для включения их в коллективный договор и в ежегодные соглашения по проведению мероприятий по охране труда.
Основными функциями комиссии по охране труда являются:
- рассмотрение предложений работодателя, работников, профсоюзного комитета для выработки рекомендаций, направленных на улучшение условий и охраны труда работников;
- участие в проведении обследований состояния условий и охраны труда в учреждении, в рассмотрении их результатов и выработке рекомендаций работодателю по устранению выявленных нарушений;
- доведение до сведения работников учреждения результатов аттестации рабочих мест по условиям труда;
- информирование работников о действующих нормативах по обеспечению смывающими и обеззараживающими средствами,
сертифицированной специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, правильности их применения, организации их хранения, стирки, ремонта;
- участие в рассмотрении вопросов финансирования мероприятий по охране труда в Центре, обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также осуществление контроля за расходованием средств учреждения и Фонда социального страхования Российской Федерации, направляемых на предупредительные меры по предотвращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний;
- подготовка и предоставление работодателю предложений по совершенствованию работы по охране труда и сохранению здоровья работников учреждения, созданию системы морального и материального поощрения работников, соблюдающих требования охраны труда и обеспечивающих сохранение и улучшение состояния здоровья;
- рассмотрение проектов локальных нормативных правовых актов по охране труда и подготовка предложений по ним работодателю и профсоюзному комитету.
Комиссия в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Москвы о труде и охране труда, коллективным договором, Соглашениями по проведению мероприятий по охране труда, распорядительными документами Департамента социальной защиты населения города Москвы, окружных управлений.
Для осуществления возложенных функций Комиссии по охране труда предоставляются следующие права:
- получать от работодателя информацию о состоянии условий труда на рабочих местах, производственного травматизма и профессиональных заболеваний, наличии опасных и вредных производственных факторов и мерах по защите от них, о существующем риске повреждения здоровья;
- заслушивать на заседаниях Комиссии сообщения работодателя (его представителей), руководителей структурных подразделений и других работников учреждения о выполнении ими обязанностей по обеспечению безопасных условий и охраны труда на рабочих местах и соблюдению гарантий прав работников по охране труда;
- заслушивать на заседаниях Комиссии руководителей и других работников учреждения, допустивших нарушения требований охраны труда, повлекших за собой тяжелые последствия, и вносить работодателю предложения о привлечении их к ответственности в соответствии с законодательством;
- участвовать в подготовке предложений к разделам Коллективного договора по вопросам, находящимся в компетенции Комиссии;
- вносить работодателю предложения о поощрении работников за активное участие в работе по созданию условий труда, отвечающих требованиям безопасности и гигиены;
- содействовать разрешению трудовых споров, связанных с нарушением законодательства об охране труда, изменением условий труда.
Комиссия по социальному страхованию создается приказом работодателя. В ее состав входят представители администрации, профсоюзного комитета и трудового коллектива.
Комиссия осуществляет свою деятельность в целях предоставления правовых, экономических и организационных мер, направленных на компенсацию и минимизацию последствий материального и (или) социального положения работников вследствие трудового увечья или профессионального заболевания, инвалидности, болезни, травмы, беременности и родов, необходимости получения медицинской помощи, санаторно-курортного лечения и наступления иных, установленных законодательством, социальных страховых рисков, подлежащих обязательному медицинскому страхованию.
Комиссия производит расследование и учет несчастных случаев, не связанных с производством. Осуществляет подготовку документов для назначения выплат по страхованию в связи с несчастными случаями на производстве или профессиональными заболеваниями. Принимает участие в работе Комиссии по охране труда в вопросах профилактики несчастных случаев и повреждения здоровья работников.
Основными задачами и функциями комиссии являются:
- участие в рассмотрении вопросов финансирования мероприятии по охране труда в учреждении, обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также осуществление контроля за расходованием средств учреждения и Фонда социального страхования (страховщика), направляемых на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний;
- контроль за исполнением страховщиком своих обязательств перед застрахованным лицом при наступлении страхового случая посредством страховых выплат или иных видов обеспечения, установленных законодательством;
- соблюдение прав застрахованных лиц на защиту от социальных страховых рисков и исполнение обязательств по обязательному страхованию, независимо от финансового положения страховщика;
- контроль за уплатой страхователем страховых взносов в бюджет Фонда обязательного социального страхования;
- своевременное оформление всех необходимых документов по обеспечению для застрахованных лиц выплаты пособий по временной нетрудоспособности;
- обеспечение общественного контроля за целевым использованием средств Фонда обязательного социального страхования.
Для осуществления возложенных задач Комиссии по социальному страхованию предоставляются следующие права:
- получать от работодателя полную информацию о перечислении страховых взносов (обязательных платежей) и выплате страхового обеспечения;
- назначать и проводить экспертизу для проверки наступления страхового случая;
- не принимать к зачету расходы на обязательное социальное страхование, произведенные с нарушением законодательства Российской Федерации;
- осуществлять контроль за правильностью и своевременностью выплаты страхового обеспечения работникам;
- осуществлять учет страховых взносов;
- вести учет работников учреждения, нуждающихся в страховом обеспечении;
- получать у страховщика информацию о нормативных правовых актах по вопросам обязательного социального страхования и размерах страхового обеспечения, выплаченного застрахованным лицам;
- заслушивать на заседаниях Комиссии работодателя (или его представителей), руководителей структурных подразделений по вопросам выполнения ими обязанностей по социальному страхованию;
- вносить работодателю предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности работников за нарушение нормативных правовых актов в сфере социального страхования.
В целях содействия договорному регулированию социально-трудовых отношений и согласованию социально-экономических интересов работников и работодателя приказом по учреждению создается постоянно действующая Комиссия по подготовке, заключению и контролю за исполнением Коллективного договора, в состав которой входят представители администрации, профсоюзного комитета и работников.