Ссылкой однозначно определяется ячейка или группа ячеек листа, а также упрощается поиск значений или данных, используемых в формуле. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Кроме того, можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах книг или в другой книге, или на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других книг называются внешними ссылками. Ссылки на данные других приложений называются удаленными ссылками.
При создании формулы ссылки обычно изменяются относительно расположения ячейки, содержащей формулу. Например, ячейка В6 содержит формулу =А5; искомое значение находится на одну ячейку выше и левее ячейки В6. Такая ячейка называется относительной.
Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, нужно использовать абсолютные ссылки. Для создания абсолютной ссылки на ячейку, необходимо поставить знак доллара $ перед той частью, которая не должна изменяться. Абсолютную ссылку можно установить с помощью:
1) клавиатуры, набрав знак доллара $ перед названием столбца и/или номером строки;
2) клавиши F4. Если в формуле подвести курсор к тому адресу, который нужно сделать абсолютно и нажимать клавишу F4, то последовательно (с каждым нажатием) будет меняться адресация ячейки; при первом нажатии на клавишу F4 будет абсолютная адресация и по строке, и по столбцу, при втором – абсолютная по строке и относительная по столбцу, затем абсолютная по столбцу и относительная по строке, затем опять относительная и по строке, и по столбцу.
Среди задач, решаемых с помощью электронных таблиц, особое место занимает графическое представление хранимой информации и результатов ее обработки. Наглядность и легкость восприятия диаграмм позволяет принять быстрое и обоснованное решение по дальнейшей обработке данных числового типа. Графическое представление также может помочь обнаружить ошибку в данных (неверно введенные данные) и даже на первом этапе анализа данных поможет раскрыть важные зависимости, скрытые в больших массивах чисел.
Существенным достоинством MS Excel как современного программного инструмента является то, что при работе с ним при изменении исходных данных, по которым построены график или диаграмма, автоматически изменяется и их изображение.
Рассмотрим основные виды и типы диаграмм MS Excel (таблица 1).
- Таблица 1 - Типы диаграмм MS Excel;
- Вид;
- Описание;
- Стандартные типы диаграмм;
- Гистограммы.
Используются для сравнения отдельных величин или их изменений в течение некоторого периода времени. Удобны для отображения дискретных данных.
Линейчатые диаграммы. Похожи на гистограммы (отличие – повернуты на 90° по часовой стрелке). Используются для сопоставления отдельных значений в определенный момент времени, не дают представления об изменении объектов во времени
.
Графики. Отображают зависимость данных (ось Y) от величины, которая меняется с постоянным шагом (ось Х). Метки оси категорий должны располагаться по возрастанию или убыванию. Графики чаще используют для коммерческих или финансовых данных, равномерно распределенных во времени.
Круговые диаграммы. Отображают соотношения частей и целого и строятся по одному ряду данных, первому в выделенном диапазоне. Эти диаграммы можно использовать, когда компоненты в сумме составляют 100%.
Точечные диаграммы. Хорошо демонстрируют тенденции изменения данных при неравных интервалах времени или других интервалах измерения, отложенных по оси категорий.
Диаграммы с областями. Позволяют отслеживать непрерывное изменение суммы значений всех рядов данных и вклад каждого ряда в эту сумму. Этот тип применяется для отображения процесса производства или продажи изделий.
Кольцевые диаграммы. Сравнивают вклад частей в целое. В отличие от круговой, на кольцевой диаграмме могут быть представлены два и более ряда данных.
Лепестковые диаграммы. Используют обычно, чтобы показать соотношения отдельных рядов данных, а также – одного определенного ряда данных и всех остальных рядов. Каждая категория лепестковой диаграммы имеет собственную ось координат (луч). Точки данных располагаются вдоль луча. На лепестковой диаграмме можно отобразить, например, динамику затрат времени на проект, включающий несколько задач.
Поверхность. Показывает низкие и высокие точки поверхности. Эти диаграммы используются для набора данных, который зависит от двух переменных. Диаграмму можно поворачивать и рассматривать с разных точек зрения.
Пузырьковые диаграммы. Позволяют отображать на плоскости наборы из трех значений. Первые два значения откладываются по осям Х и Y. Третье значение представляется размером пузырька.
Биржевая. Используется для отображения изменения информации о ценах на бирже. Отображает наборы данных из трех значений.
Цилиндрические и др. Являются объемными вариантами гистограмм и линейчатых диаграмм.
Нестандартные типы диаграмм
. Нестандартные типы основаны на стандартных, но имеют некоторые улучшения в форматировании и отображении.
Удобным средством для создания графических представлений в MS Excel является Мастер диаграмм, который вызывается с помощью команды Вставка – Диаграмма. Вызванный Мастер диаграмм предложит выполнить четыре шага.
С помощью MS Excel можно создавать и обрабатывать базы данных (списки). База данных (список) в MS Excel – таблица, состоящая из однотипных записей (строк). Столбцы таблицы являются полями записи в базе данных. Под имена полей выделяется первая строка базы данных. Например, если базой данных считать телефонный справочник, то полями записи будут фамилии, номера телефонов и адреса абонентов.