При копировании и перемещении формул.
При копировании или перемещении формулы в другое место таблицы необходимо организовать управление формированием адресов исходных данных. Поэтому в электронной таблице при написании формул используются понятия относительной и абсолютной ссылок.
Относительная ссылка – это изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащей исходные данные. Форма написания относительной ссылки совпадает с обычной записью.
Абсолютная ссылка – это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащей исходные данные. Для указания абсолютной адресации вводится символ $. Различают следующие абсолютные ссылки: полная и частичная.
Полная абсолютная ссылка указывается, если при копировании или перемещении адрес ячейки, содержащей исходные данные, не меняется. Для этого символ $ ставится перед наименованием столбца и номером строки.
Пример: $B$5 – полная абсолютная ссылка.
Частичная абсолютная ссылка указывается, если при копировании и перемещении не меняется или номер строки или наименование столбца. При этом символ $ в первом случае ставится перед номером строки, а во втором – перед наименованием столбца.
Пример: B$5 – частичная абсолютная ссылка, не меняется номер строки;
$B5 - частичная абсолютная ссылка, не меняется наименование столбца.
Режимы работы табличного процессора.
Табличный процессор может иметь несколько режимов работы, наиболее важные из них – режим готовности, режим ввода данных, командный режим, режим редактирования.
Режим готовности – режим, в котором происходит выбор ячейки или блока ячеек для корректировки или выполнения какой-либо операции. В этом режиме текстового курсора нет, а есть выделение активной ячейки цветом (подсвечивание).
Режим ввода данных. Как толь вы начали вводить данные в определенную ячейку, вы автоматически покидаете режим готовности и входите в режим ввода данных.
Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Содержимое строки формул всегда соответствует содержимому текущей ячейки, так что оба метода ввода равноправны. Место ввода отмечается курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяют вводимым текстом. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.
Закончив ввод данных в ячейку, вы покидаете режим ввода и ищете новую ячейку в режиме готовности. Такая последовательная смена режимов происходит при работе с электронной таблицей многократно до тех пор, пока вы не закончите ввод данных во все нужные вам ячейки.
Работа в режиме ввода сконцентрирована на выборе определенных ячеек. Однако рано или поздно вам потребуется сохранить введенные данные, отсортировать, распечатать или произвести другие действия. В этом случае объектом ваших действий будет уже не одна ячейка, а некоторая их совокупность или вся таблица. Вам потребуется перейти в командный режим.
Командный режим предоставляет пользователю возможность мышью или комбинацией клавиш выбрать и выполнить нужную ему команду или пункт главного меню. После выполнения команды происходит возврат к режиму готовности.
Режим редактирования. При переходе в режим ввода данных прежнее содержимое текущей ячейки теряется. Режим редактирования дает возможность вносить изменения в содержимое ячейки без полного повторения ее набора с клавиатуры. Этот режим особенно удобен, когда изменения по сравнению с содержимым ячейки невелики. В режиме редактирования содержимое активной ячейки, доступное для внесения изменений, появляется в строке формул.
Использование графики.
Представления данных в графической форме повышает наглядность полученных результатов и показывает соотношение различных значений и динамику их изменения. Табличный процессор располагает рядом команд для построения различных диаграмм, с помощью которых можно по-разному интерпретировать числовые значения.
Диаграммы – это графическое представление данных. Они используются для анализа и сравнения данных, представления их в наглядном виде.
Диаграмма состоит из элементов: линий, столбиков, секторов, точек и т.п. Каждому элементу диаграммы соответствует число в таблице. Числа и элементы диаграммы связаны между собой таким образом, что при изменении чисел автоматически изменяется изображение элементов диаграммы и наоборот.
Различают два вида диаграмм:
- внедренные диаграммы – сохраняются на рабочем листе вместе с данными. Внедренная диаграмма рассматривается как графический объект и сохраняется в качестве части листа, на котором она создана. Внедренные диаграммы следует использовать в случаях, когда требуется отобразить или напечатать одну или несколько диаграмм вместе с данными листа.
- лист диаграммы – это отдельный лист в книге, имеющий собственное имя. Листы диаграмм следует использовать в случаях, когда требуется просмотреть или изменить большие или сложные диаграммы отдельно от данных или когда требуется сохранить пространство экрана для работы с листом.
Диаграмма создается с помощью Мастера диаграмм, вызываемого командой Вставка – Диаграмма или кнопкой Диаграмма на Стандартной панели инструментов.
Мастер диаграмм позволяет строить диаграммы 14 стандартных типов плоскостного и объемного представления и 22 нестандартных типов.
Мастер диаграмм осуществляет построение новой диаграммы за несколько шагов (4 или 5) для выделенного блока ячеек – диапазона данных для построения диаграммы.
В зависимости от выбранного типа диаграммы вы можете получить различное отображение данных. Линейные диаграммы и гистограммы удобны для сравнения величин в рядах данных. Линейные диаграммы обычно используют для сравнения по некоторым статьям или признакам, а гистограммы – для наблюдения изменений во времени. Круговые диаграммы наглядно отображают соотношения частей и целого.
Имена рядов отображаются в легенде диаграммы. Легенда – это список символов или обозначений, используемых в качестве маркеров данных на диаграмме, а также соответствующих названий категорий.
Кроме легенды, диаграммы имеют оси. Ось – это линия с делениями на границе области построения диаграммы, позволяющая определить численные значения данных, представленных на диаграмме. Плоские диаграммы имеют две оси, ось X (категорий) и ось Y (значений). Объемные диаграммы имеют третью ось (Z). Круговая и кольцевая диаграммы не имеют осей.
Можно выделить на диаграмме отдельный элемент данных или придать какой-либо диаграмме особый вид, можно сделать это, внося в диаграмму дополнительные линии, стрелки и выделяя элементы диаграммы различными цветами.
Маркеры отдельных данных можно выделить стрелочкой или линией, а также изменив цвет ряда данных или отдельных его значений. В диаграмму можно также вносить текстовые поля, менять шрифты и атрибуты уже имеющихся текстовых фрагментов.
В некоторых типах диаграмм бывает нужно выявить общую тенденцию изменения значений отдельного ряда данных. Для этого в диаграмму можно ввести линию тренда для ряда данных.
Линии тренда позволяют графически отображать тенденции данных и прогнозировать их дальнейшие изменения. Линиями тренда можно дополнить ряды данных, представленные на линейчатых диаграммах, гистограммах, графиках, биржевых, точечных и пузырьковых диаграммах. Нельзя дополнить линиями тренда ряды данных на объемных, лепестковых, круговых и кольцевых диаграммах. Приз замене типа диаграммы на один из вышеперечисленных линии тренда, соответствующие данным будут потеряны.