Можно использовать различные форматы представления числовых данных в рамках одной и той же электронной таблицы.
Наиболее распространены следующие форматы представления числовых данных:
1. Основной формат используется по умолчанию, обеспечивая запись числовых данных в ячейках в том же виде, как они вводятся или вычисляются.
2. Формат с фиксированным количеством десятичных знаков обеспечивает представление чисел в ячейках с заданной точностью, определяемой установленным пользователем количеством десятичных знаков после запятой. Например, число 12345 будет записано как 12345.00, а 0.12345 – как.12 при выбранной точности 2 знака после запятой.
3. Процентный формат обеспечивает представление введенных данных в форме процентов со знаком %. Например, если установлена точность в один десятичный знак, то при вводе 0.123 на экране появится 12.3%.
4. Денежный формат обеспечивает такое представление чисел, где каждые три разряда разделены запятой. Например, введенное число 12345 будет записано в ячейке как 12’345 (с округлением до целого число) или 12’345.00 (с точностью до двух десятичных знаков).
5. Научный формат используется для представления очень больших или очень маленьких чисел. Вводимые числа представляются в виде двух компонент:
- мантиссы, имеющей один значащий десятичный разряд слева от десятичной точки, и некоторого количества десятичных знаков справа от нее;
- порядка числа.
Например, введенное число 12345 будет записано в ячейке как 1.2345Е+04 (если установленная точность составляет 4 разряда) и как 1.23Е+04 (при точности в 2 разряда). Число 0.0000012 в научном формате будет иметь вид 1.2Е-06.
Форматирование символьных данных.
По умолчанию символьные данные выравниваются по левому краю ячейки. Можно изменить формат представления символьных данных в электронной таблице. Для этого существуют следующие возможности:
- выравнивание по левому краю ячейки располагает первый символ вводимых данных в крайней левой позиции ячейки;
- выравнивание по правому краю ячейки располагает последний символ вводимых в ячейку данных в ее крайней правой позиции;
- выравнивание по центру ячейки располагает вводимые данные по центру ячейки.
Отображение данных зависит не только от выбранного формата, но и от ширины ячейки, в которой эти данные располагаются. Так, например, не составляет проблемы расположить число 12345 в формате с запятой без дробной части в ячейке шириной в 9 знаков. Однако невозможно его расположить там в денежном формате с двумя десятичными знаками, поскольку число $12’345.00 занимает 10 разрядов. Превышая тем самым ширину ячейки. В данном случае необходимо изменить используемый формат представления чисел либо увеличить ширину колонок.
Если ширина вводимого числа превышает ширину ячейки, ячейка заполняется символами ####, сигнализирующими о том, что ширина ячейки недостаточна для отображения данных.
Формулы.
Вычисления в таблицах производятся с помощью формул. Результата вычислений помещается в ячейку, в которой находится формула.
Формула начинается со знака равно (=) и представляет собой совокупность математических операторов, чисел, ссылок и функций.
Ссылка – это способ или формат указания адреса ячейки.
При вычислениях с помощью формул соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций.
Формулы состоят из операторов и операндов, расположенных в определенном порядке. В зависимости от используемых операторов различаются арифметические и логические формулы.
В арифметических формулах используются операторы арифметических действий (+, -, *, /, ^). Каждая формула в электронной таблице содержит несколько арифметических действий с ее компонентами. Арифметические формулы могут также содержать операторы сравнения. Результатом арифметической формулы является число. Например, =А1+В1*3.
Логические формулы могут содержать операторы сравнения, а также специальные логические операторы. Логические формулы определяют, истинно выражение или ложно. Истинным выражениям присваивается численная величина 1, а ложным – 0. Таким образом, вычисление логической формулы заканчивается получением оценки «Истинно»(1) или «Ложно»(0). Например, =А1>0#OR#C3>0
По умолчанию электронная таблица вычисляет формулы при их вводе, пересчитывает их повторно при каждом изменении входящих в них исходных данных. Формулы могут включать функции.
Функции.
Под функцией понимают зависимость одной переменной от другой или нескольких переменных.
В этом и состоит основная идея электронной таблицы: одни ячейки рабочего листа используются как независимые переменные, которым придаются значения извне, а другие ячейки используются как зависимые переменные (зависимые ячейки), которые содержат формулы и функции, ссылающиеся на независимые переменные (влияющие ячейки).
Пользователь вводит исходные данные во влияющие ячейки, автоматически производятся вычисления по формулам, находящимся в зависимых ячейках, и пользователь видит готовый результат вычислений в зависимых ячейках.
В электронных таблицах могут быть представлены следующие функции:
1) математические;
2) статистические;
3) текстовые;
4) логические;
5) финансовые;
6) функции даты и времени.
Математические функции выполняют различные математические операции, например, вычисление логарифмов, тригонометрические функции, преобразование радиан в градусы и т.д.
Статистические функции выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений, представленных множеством чисел, например, среднего значения, минимального или максимального значения и т.д.
Текстовые функции выполняют операции над текстовыми строками или последовательностью символов, вычисляя длину строк, преобразовывая заглавные буквы в строчные ит.д.
Логические функции используются для построения логических выражений, результата которых зависит от истинности проверяемого условия.
Финансовые функции используются в сложных финансовых расчетах, например, определение размера ежемесячных выплат для погашения кредита и т.д.
Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов, разделенных запятыми.