Задание 2. Управление просмотром документов. Просмотр и перемещение внутри документа. Переход по закладке. Использование гиперссылок.

Лабораторная работа №4

Тема: СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В MS WORD

Задание 1. Система управления документами в Word. Установка режимов сохранения документов. Поиск документов.

Система управления документами в Word включает в себя разнообразные средства поиска, упорядочения и просмотра документов, а также их атрибутов, средства защиты, автосохранения и пр. Использование средств системы управления документами особенно необходимо при увеличении числа файлов Word на жестком диске.

1. Сделайте необходимые установки для того, чтобы Word перед записью документа предлагал заполнить свойства документа.

2. Сделайте необходимые установки для того, чтобы Word автоматически сохранял текущий документ каждые 15 минут.

3. Сделайте необходимые установки для того, чтобы при выполнении команды Открыть в окне Открытие документа отображалась рабочая папка, отличная от папки Мои Документы.

4. Измените число последних рабочих файлов, имена которых видны в нижней части меню Файл.

5. Установите защиту документа паролем открытия и паролем разрешения записи. Проверьте действие парольной защиты.

6. Заполните сводку открытого документа и сохраните его в какой-либо папке, отличной от исходной. Закройте документ.

7. Просмотрите краткий и подробный список свойств созданного документа, не открывая его в Word.

8. Используя средства поиска Word в окне Открытие документа, найдите заданный документ по одному из его свойств или по совокупности свойств.

9. Выполните поиск документа, используя сохраненный набор условий поиска.

Выполнение

1. Выполните команду СЕРВИС | Параметры, на вкладке Сохранение задайте установку режима сохранения: Предлагать заполнение свойств документа.

2. Выполните команду СЕРВИС | Параметры, на вкладке Сохранение задайте установку режима сохранения: Автосохранение каждые: 15 мин.

3. На вкладке Расположение измените каталог по умолчанию для открытия и размещения файлов. Выберите в поле Типы файлов - Документы, щелкните по кнопке Изменить и укажите рабочий каталог.

4. Для изменения количества файлов, которые появляются в нижней части меню Файл, выберите команду СЕРВИС | Параметры | Общие и, установив флажок Помнить список из, введите в соответствующем поле цифру не более 9.

5. Активизируйте окно документа, для которого требуется обеспечить парольную защиту. Выполните команду СЕРВИС | Параметры | Безопасность. Введите пароли открытия и разрешения записи файла. Закройте документ, сохранив сделанные установки, и повторно откройте его. Проверьте действие парольной защиты. Внесите изменения в пароли или удалите их.

6. Активизируйте окно документа, для которого требуется задать свойства. Выполните команду ФАЙЛ | Свойства. Укажите автора документа, ключевые слова и заметки. Ознакомьтесь со статистической информацией о документе. Выполните команду ФАЙЛ | Сохранить как, в окне Сохранение документа присвойте ему новое имя и в списке Папка укажите другую папку. Завершите сохранение документа нажатием кнопки Сохранить. Закройте документ.

7. В папке Мой компьютер или в Проводник откройте папку, содержащую данный документ. В контекстном меню файла выберите команду Свойства и вкладку Сводка. Убедитесь в соответствии сводки с ранее введенной информацией (автор документа, ключевые слова и заметки). Добавьте какие-либо сведения о документе, например, в поле Тема введите Практикум. Для просмотра краткого перечня свойств нажмите кнопку Кратко, для просмотра подробного перечня свойств нажмите кнопку Подробно в нижней части окна сводки.

8. Стартуйте Word и выполните команду ФАЙЛ | Открыть | Сервис | Найти. В верхнем поле окна Найти по умолчанию будет установлен критерий поиска Тип файлов совпадает с Все документы Word. В поле Свойство выберите Автор и в поле Значение введите свою фамилию (при условии заполнения соответствующего поля в окне Файл | Свойства). В поле Папка выберите диск С:\ и установите флажок Просмотреть вложенные. После этого нажмите кнопку Добавить для включения критерия поиска в список в верхней части окна. Затем нажмите кнопку Сохранить и введите имя набора условий, например, F1 для сохранения набора условий поиска. Нажмите Найти для старта поиска. После завершения поиска добавьте в сформированный список условие отбора файлов, содержащих образец текста (без различия строчных и прописных букв). Для этого укажите в полях значения:

· Свойство - текст или свойство,

· Отношение - содержит слова,

· Значение - какое-нибудь слово из поискового файла,

· Папка - путь к папке, где находится файл, или корневая папка С:\ или D:\ (можно также указать обе через;). При выборе корневой папки следует установить флажок Просмотреть вложенные. Затем нажмите кнопку Сохранить и введите имя набора условий, например, F2 для сохранения набора условий поиска. Нажмите кнопку Найти для старта поиска.

9. Для выполнения поиска документа с использованием сохраненного набора условий поиска стартуйте Word и выполните команду ФАЙЛ | Открыть | Сервис | Найти. В окне Найти нажмите Открыть и выберите один из сохраненных наборов условий поиска F1 или F2. Нажмите кнопку Открыть и затем Найти.

Задание 2. Управление просмотром документов. Просмотр и перемещение внутри документа. Переход по закладке. Использование гиперссылок.

Режим просмотра можно изменять в зависимости от характера работы над документом, например, при вводе и корректировке текста желательно установить обычный режим с увеличением от 100% и выше.

Для перехода на конкретный объект (страницу, закладку и пр.) следует воспользоваться командой Правка | Перейти, которая позволяет выбрать объект перехода и указать его абсолютный номер (имя) или задать относительный переход, указав со знаком + или - количество объектов для перемещения вперед или назад относительно текущего. Для относительного перехода от начала документа на объект следует задать число со знаком процента, например, ввод 30% при выборе страницы в качестве объекта перехода позволит перейти на страницу, порядковый номер которой составляет 30% от общего числа страниц документа.

Для точного указания места перехода можно воспользоваться условными обозначениями разделов (s), страниц (р) и строк (I) документа, например, при вводе выражения s2p20I24 выполняется переход к 24-й строке 20-й страницы 2-го раздела документа.

Для точного указания места перехода можно воспользоваться закладкой или гиперссылкой. Закладка представляет собой некое именованное место вставки или именованный элемент, например, блок текста.

1. Освойте работу в режиме предварительного просмотра документа перед выводом на принтер.

2. В тексте объявите одно из слов закладкой и выполните к ней переход.

3. Создайте гипертекстовую ссылку в тексте, проверьте переход по ссылке, измените текст гиперссылки, сделайте ее анимационной.

Выполнение

1. Получите на экране вид предварительного просмотра документа, щелкнув по соответствующей кнопке стандартной инструментальной панели.

2. Просмотрите документ с отображением одной, двух, трех и шести страниц. Для этого щелкните по кнопке инструментальной панели Несколько страниц, протяните курсор мыши по необходимому количеству страниц и щелкните левой клавишей мыши.

3. Перейдите к просмотру документа в масштабе 100% и отредактируйте его.

4. Восстановите первоначальный вид предварительного просмотра.

5. Отредактируйте текст в режиме увеличения «лупой». Для этого выполните следующие действия:

· если в предварительном просмотре курсор имеет форму «лупы», то перейдите к следующему пункту. Если нет, то нажмите кнопку Увеличение и щелкните в области текста, курсор приобретет форму лупы;

· щелкните «лупой» по заданному фрагменту текста, после чего он отобразится в масштабе 100%. Опять нажмите кнопку Увеличение, указатель мыши примет форму символа I;

· отредактируйте фрагмент документа. Еще раз нажмите кнопку Увеличение, курсор опять приобретает форму лупы;

· при щелчке по документу восстанавливается предварительный просмотр.

6. Для создания закладки установите курсор на то место в документе, где Вы хотите поместить закладку и выполните команду Вставка | 3акладка.

7. В окне Закладка введите имя закладки в поле ввода Имя закладки, например, bm1. Нажмите кнопку Добавить.

8. Проверьте действие закладки. Для этого перейдите в начало документа командой Ctrl-Home, выполните команду Правка | Перейти и выберите в качестве объекта перехода закладку с именем bm1. Нажмите ОК.

9. Для создания гипертекстовой ссылки выделите объект, на который должна быть создана ссылка. Это может быть слово, строка, абзац, рисунок, таблица и т.п. в том же или другом документе. Установите указатель мыши на выделенный объект и нажмите ее правую клавишу. Не отпуская правую клавишу, переместите указатель в то место, где должен находится дескриптор (ссылка). При перемещении рядом с указателем появляется небольшая рамка.

10. Переместив указатель мыши в требуемую позицию, отпустите клавишу. На экране появится контекстное меню, в котором необходимо выбрать пункт «Создать гиперссылку ». При этом выделенное слово автоматически записывается в позицию места вставки, получает отличительный цвет и при наведении на него указатель мыши приобретает вид указательного пальца.

11. Выполните щелчок левой клавишей мыши, но дескриптору, при этом происходит переход на фрагмент текста, соответствующий гиперссылке. Текст гиперссылки можно поменять на любой другой текст, а также установить для этого текста любой доступный формат. Для этого выделите гиперссылку и введите другой текст в требуемом формате.

12. Чтобы сделать гиперссылку анимационной,

· выделите гиперссылку;

· выполните команду ФОРМАТ | Шрифт | Анимация;

· из списка Вид выберите вид анимации. В окне Образец виден внешний вид анимации.