В делопроизводстве часто используется понятие «система документации», и элементом подобной системы может являться любой созданный документ. Объединение документов в систему документации происходит по их отдельным видам или разновидностям. Однако до настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации различных документов.
Итак, классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений
То есть, важнейшим признаком для классификации документов всегда является его содержание, и служебные документы могут подразделяться на:
документацию по административным вопросам;
документацию по материально-техническому снабжению;
документацию по планированию;
документацию по оперативной деятельности;
документацию по бухгалтерскому учету;
документацию по подготовке и расстановке кадров;
документацию по финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.
Кроме того, все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по ряду признаков.
По месту составления документы делят на: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц).
По степени унификации (по форме) различают документы
индивидуальные,
типовые,
трафаретные,
примерные,
унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, поскольку они позволяют экономить время на подготовку. Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Таблица представляет собой документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк. У данного вида документа есть преимущество: текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.
По происхождению выделяют: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.
По виду оформления документы бывают: оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты. Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки надо обязательно указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право, в случае утери владельцем подлинного документа, выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
Гораздо реже используются другие виды классификации документов. Такие как, классификация по наименованию (приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, доверенности и т.д.)
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото- фоно- кинодокументы.
По степени сложности документы классифицируют на простые, это документы, в которых рассматривается один вопрос, и сложные, где освещается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности:
совершенно секретные,
секретные,
документы для служебного пользования (ДСП),
документы с грифом "конфиденциально".
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы, в свою очередь также подразделяются на действительные и недействительные, причем недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
Еще один вид классификации предусматривает деление документов по срокам исполнения: срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".
По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
Еще один критерий классификации документов - степень обязательности. По нему вводится деление документов на информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.