Рынок систем электронного документооборота в России

Содержание

• 1 Основные понятия электронного документооборота
• 2 Основные принципы электронного документооборота
• 3 Классификация систем электронного документооборота
• 4 Рынок систем электронного документооборота в России
• 5 См. также
• 6 Примечания

Основные понятия электронного документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Классификация систем электронного документооборота

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:
• стандартный набор функций;
• невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
• низкие временные затраты на приобретение и установку;
• относительно низкая стоимость;
• необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
• максимально персонифицированная система;
• большие временные затраты;
• высокая стоимость разработки;
• сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
3. Комбинированные СЭДО:
• базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
• полное соответствие нуждам предприятия;
• небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
• стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
• передача заказчику прав на продукт;
• простота освоения и использования;
• полная локализация;
• удобный интерфейс;
• взаимодействие с существующими офисными приложениями.

Рынок систем электронного документооборота в России

По данным агентства International Data Corporation, на которые ссылается издание PC Week^[1], в 2012 году затраты компаний на внедрение СЭД выросли на 20 % по сравнению с 2011 годом, а объем продаж тиражных программных продуктов – на 13%. Согласно обзору аналитического агентства TAdviser, представленном в материале Cnews^[2], российский рынок СЭД (ЕСМ) и услуг по их внедрению в 2012 году составил в объеме 25,6 млрд. рублей, а ежегодный рост рынка составляет от 20 до 35 процентов. На российском рынке представлены как отечественные системы, созданные внутри страны, так и решения на базе крупнейших СЭД (на западе применяется аббревиатура EDMS) и ЕСМ-систем (IBM Lotus – Notes, Microsoft SharePoint и др.).

Лидером по количеству реализованных проектов внедрения СЭД является продукт «Дело» компании «Электронные офисные системы» (49 процентов проектов). К числу крупнейших проектов внедрения систем электронного документооборота в коммерческой сфере в 2012-2013 году в обзоре отнесены внедрения СЭД «Дело» в Центробанке (60 тысяч пользователей), внедрение EMC Documentum в Ростелекоме (56 тыс. сотрудников), проект по внедрению DocsVision в Сбербанке (50 тыс. пользователей). К крупнейшим интеграторам СЭД авторы обзора отнесли компании «Логика бизнеса» (БОСС-Референт), «КРОК_инкорпорейтед», «ИнтерТраст» (CompanyMedia), ЭОС и все ее партнеры (СЭД Дело и EOS for Sharepoint), «Парма-Телеком» (на базе SAP /R3) и «Хоулмонт» (на базе СЭД ТЕЗИС).

По данным аналитического отчета петербургской компании DSS-Consulting (на который ссылается издание IT-Bestsellers^[3]) к числу наиболее внедряемых продуктов отечественного рынка СЭД относятся следующие: по числу проектов внедрений в 2012 году - СЭД Дело (25,3% проектов), Directum (23,6%), DocsVision (13,3%), 1С: Документооборот (12,7%), CompanyMedia (5,9%); по числу автоматизированных рабочих мест – СЭД Дело (40,1%), CompanyMedia (17,5%), DocsVision (17,1%), Directum (8%). Еще один критерий – это количество новых внедрений в 2012 году, по данной позиции лидерами являются пять продуктов - СЭД Дело (42,1%), Directum (28,2%), DocsVision (9,3%), Логика ЕСМ (БОСС-Референт) (6,1%) и ТЕЗИС (4,3%).

Что касается государственной сферы, по данным отчета Министерства коммуникаций и связи^[4], основанного на данных опроса 79 ведомств, в 2013 году СЭД были внедрены в 74 федеральных органах исполнительной власти, из них 4 органа (ФССП, ФНС, Министерства культуры и транспорта) используют несколько разных систем, а 17 ведомств подключены к межведомственным системам электронного документооборота (23% всех органов), а три из них так же подключены к элементам электронного правительства. Не были внедрены системы электронного документооборота в ФСТЭК, ФСБ, СВР, Ростуризме и МВД.