БИЗНЕС–ПРОЦЕССЫПРЕДПРИЯТИЯ И ИХ АВТОМАТИЗАЦИЯ
Современный мир движется от постиндустриального общества к информационному. Информационный сектор и число людей, связанных с информацией, постоянно возрастают. В развитых странах сейчас даже в производящих отраслях непосредственно касаются предмета труда 10…15% работников. В последнее десятилетие более 90% новых рабочих мест появилось в областях, связанных со знаниями и предоставлением услуг.
Технический прогресс в обработке информации – компьютеры, спутники связи, всемирная телекоммуникационная сеть – привел к:
- резкому сокращению времени передачи и обработки информации;
- значительному увеличению объемов обращающейся информации;
- колоссальному расширению круга пользователей.
Улучшение качества информации позволяет работникам принимать обоснованные и своевременные решения. Оперативная передача информации способствует координации деятельности пространственно разобщенных подразделений.
Однако огромный объем циркулирующей информации затрудняет нахождение и выделение нужных сведений. Сокращение времени передачи информации означает, что у менеджеров остается все меньше времени на ее обработку и принятие решений. Информация является одним из основных факторов повышения эффективности организаций и их выживания в современном динамичном мире.
Поэтому внедрение новой техники и технологии в область обработки информации приводит к эффекту, сравнимому с тем, которое дали стандартизация и сборочные конвейеры в производстве в начале промышленной революции.
На рынке сегодня в достаточном количестве представлены системы, ориентированные на задачи автоматизации управления. Стоимость их приобретения и внедрения измеряется десятками, а порой и сотнями тысяч у.е. Потенциальных покупателей таких дорогих программных продуктов беспокоит закономерный вопрос:
"Что дает автоматизация управления? "
Три основных вопроса автоматизации предприятия
1) Что автоматизировать?
Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо сначала понять отличие давно известных программ автоматизации учета (финансового, материального, кадров) от программ автоматизации управления предприятием (АСУП, а в западной терминологии ERP – системы планирования ресурсов).
Все организации направлены на производство продукции. Причем под термином "продукция" подразумевается результат бизнеса (товар или услуга), имеющий материальную или нематериальную ценность для клиента.
Совокупность внутренних видов деятельности предприятия, заканчивающихся созданием необходимой клиенту продукции, получили название "бизнес-процессы" (или просто "процессы").
Организационная структура предприятия представляет собой как бы застывший снимок организации, на которой видно лишь распределение ответственности между подразделениями. Бизнес–процессы напоминают фильм, отражающий взаимодействие подразделений во время производства продукции. С точки зрения управления предприятием, такой "фильм" гораздо информативнее "фотографии".
Понятие "процесс" более естественно для предприятия, чем организационная (функциональная) структура, поскольку даже при отсутствии четкого распределения функциональных обязанностей сотрудники непременно взаимодействуют друг с другом для выполнения заказа.
Управлять можно только тем, что измеримо. Довольно трудно, а порой практически невозможно измерить параметры функциональной структуры. Процессы же имеют четко оцениваемые характеристики, такие как стоимость, длительность, качество, степень удовлетворения клиента и т.п.
Таким образом, основное преимущество систем автоматизации управления по сравнению с ситемами автоматизации учета заключается в том, что последние охватывают всего одну функцию – учет, тогда как первые – процессы всей жизнедеятельности организации.
2) Как автоматизировать?
АСУП в первую очередь предназначены для управления и планирования бизнес–процессов (торговля и оказание услуг – тоже вид производства), поэтому в них заложены стандартные международные управленческие технологии. По книге Мескона "Основы менеджмента" к ним относятся:
а) Финансовое управление, которое включает: составление бюджетов (бюджетирование), управление финансовыми проектами, планирование потребности в финансовых ресурсах.
б) Управление запасами (логистика) – планирование потребности в производственных мощностях, в материальных и энергоресурсах. Для этого используют цепочки логистики, статистическое управление запасами.
в) Управление и планирование производства
Объемно-календарное планирование и специальные методики организации производства: непрерывное производство, серийное производство, производство "на заказ".
г) Управление маркетингом, внешним и внутренним сервисом.
д) Методики управления качеством продукции.
е) Управление производственными проектами.
ж) Моделирование бизнес-процессов предприятия.
Системы автоматизации управления предприятием различаются по глубине поддержки этих методологий и по широте охвата бизнес–процессов.
Процессы в современных организациях настолько многогранны, что на сегодня ни один программный продукт не позволяет охватить их все. Поэтому системы управления ориентированы на одну или несколько отраслей или типов производства:
- серийное (электроника, машиностроение),
- опытное (тяжелое машиностроение, авиация, космос),
- дискретное (торговля и оказание услуг, в т.ч. транспортных),
- непрерывно–дискретное (металлургия, химия),
- непрерывное (єнергетика, нефте- и газодобыча).
Как показывает мировой опыт (а теперь, и отечественная практика), без регулярного менеджмента, т.е. хорошо отлаженного, грамотного управления, организация не способна выжить в конкурентной борьбе. Приобретая АСУП, организация покупает не только программные и технические средства (ПТС), но и определенные методики управления предприятием.
Однако слепое копирование зарубежных методик дает, как правило, негативный результат. Необходимо учитывать особенности и страны, и отдельного предприятия. Причем это касается не только Украины.
Например, американская компания Harley, производитель известных мотоциклов Harley Davidson, столкнулась с "местными" особенностями ведения бизнеса, когда начала внедрять японскую методику "точно–вовремя". Эта методика направлена на уменьшение складских запасов до "нуля" за счет четкого планирования поставок (вплоть до часов и, даже, минут).
В наших же условиях, если предприятие, планировавшее ранее поставки "с точностью до квартала", перейдет на планирование "с точностью до недели", то это и будет Just-In-Time.
То же самое можно сказать о методиках управления качеством. Не обязательно сразу же стараться внедрить у себя систему качества, соответствующую всем стандартам ISO 9000. Если удастся проконтролировать весь цикл изготовления продукции (производственные бизнес–процессы), чтобы в случае рекламации определить причины возникновения брака – это тоже будет управление качеством с учетом "местных особенностей".
Основная ценность АСУП заключается в том, что методики управления интегрированы в четкую управленческую систему, которая реализует законы оптимального управления.
3) Сколько это стоит?
Первые системы автоматизации управления разрабатывались для больших ЭВМ и были доступны только крупным корпорациям с миллиардными оборотами. Появление недорогих персональных компьютеров и увеличение их производительности позволило разработать мощные программные продукты, рассчитанные на предприятия разного уровня. Сегодня существуют АСУП, сравнимые по цене с обычными бухгалтерскими комплексами.
Стоимость АСУП зависит от таких факторов:
- степени поддержки бизнес–процессов
- используемых методик управления
- степени их взаимной интеграции
- уровня сопровождения АСУП
- имени производителя (бренда фирмы).
В разработке и отладке АСУП участвуют специалисты по управлению бизнесом, используется опыт управления многими предприятиями в различных отраслях и странах. На их создание затрачены многие тысячи человеко–лет.
Приобретение АСУП – это инвестиционный проект для повышения эффективности деятельности предприятия. Даже в условиях западных предприятий, где управленческие процессы хорошо отлажены, внедрение АСУП дает:
· Повышение производительности на 15…25%;
· Уменьшение складских запасов на 20…30%;
· Сокращение сроков выполнения заказов на 20…50%.
В наших условиях результат может быть как многократно большим, так и нулевым или, вообще, отрицательным.
Допустимый уровень затрат на внедрение автоматизированной системы управления на Западе считают от объема производства: до $100 млн. – около 1%; до $500 млн. – 2%, свыше $ 1 млрд. – 3% годового оборота.
При необходимости высокой динамики развития предприятия требования к АСУП существенно возрастают, а следовательно, возрастают и необходимые расходы.
В крупных транснациональных компаниях для оптимизации расходов на АСУП применяется так называемое " целевое внедрение ", Во-первых, для решения различных управленческих задач используются разные программные продукты, во-вторых, набор этих продуктов для одних и тех же задач может быть различным в разных филиалах компании, что обусловлено местными особенностями. При этом должно соблюдаться требование взаимной интеграции этих информационных технологий.
У нас же предпринимаются попытки использовать один программный комплекс для всех видов деятельности и всех уровней управления. Такие проекты, как правило, не приводят к успеху, потому что универсальных систем в области управления бизнес–процессами нет!