Система библиотечных каталогов

Справочно-поисковый аппарат библиотеки

Для полного овладения возможностями библиотеки далеко не достаточно одного ознакомления с правилами пользования и получения читательского билета. Какие же способы существуют для того, чтобы управляться с книжными богатствами? Современный философ М.А. Лифшиц говорит: «Нельзя все знать, но можно и должно знать, где что лежит, в каком направлении двигаться, чтобы иметь нужное знание».

Средством раскрытия содержания фонда библиотеки и оказания помощи в подборе книг является справочно-поисковый аппарат (СПА) библиотеки. СПА объединяет традиционные каталоги и картотеки и электронные базы данных с помощью соответствующих программных средств, обеспечивает выход в открытое информационное пространство.

В состав современного СПА входят:

• система библиотечных каталогов и картотек (баз данных);
• справочно-библиографический фонд;
• фонд выполненных библиографических справок.

Система библиотечных каталогов

Система каталогов отражает библиотечный книжный фонд в разных аспектах в зависимости от специализации библиотеки.

Каталоги бывают карточные (традиционные) и электронные (машиночитаемые). Электронный каталог совместил в себе функции нескольких традиционных каталогов (алфавитный, систематический, предметный), предоставляя пользователю возможность вести многоаспектный поиск, получать информацию о разных видах документов.

Что же такое библиотечный каталог? Из чего он состоит? Рассмотрим основные понятия и определения.

Библиотечный каталог — это совокупность расположенных по определенным правилам библиографических записей на документы, раскрывающая состав и содержание фонда библиотеки.

Библиографические записи (БЗ) для каталогов составляются по определенным правилам (ГОСТ 7.1–22003. Библиографическая запись. Библиографическое описание: общие требования и правила составления). Они являются элементом библиографической информации, фиксирующим в документальной форме сведения о документе, позволяющие его идентифицировать, раскрыть его составные части и содержание в целях его поиска. Библиографическая запись включает в себя заголовок, библиографическое описание, классификационные индексы, шифры хранения документа, сведения служебного характера.

Заголовок библиографической записи располагается перед библиографическим описанием. Он может содержать имя лица (заголовок индивидуального автора), наименование организации (заголовок коллективного автора), наименование страны и обозначение вида документа (заголовок формы).

Основной частью библиографической записи является библиографическое описание(БО). Это совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по определенным правилам. Назначение БО — идентификация и общая характеристика документа. БО должно отвечать требованиям достоверности, точности и полноты (поэтому составляется de visu). Объектами составления БО являются все виды опубликованных и неопубликованных документов на любых носителях - книги, брошюры, препринты, диссертации, отчеты, авторефераты диссертаций, продолжающиеся (сериальные) издания, нотные, аудиовизуальные, изобразительные издания, карты, нормативно-технические документы, микрофильмы, электронные ресурсы, составные части документов. Библиографические сведения берутся из предписанного источника и указываются в описании в том виде, в каком они даны, как показано на рисунке (см. стр.20)).

Области БО разделяются точкой и тире (. -). Элементам БО предшествует предписанная библиографическая пунктуация.

В состав БО входят:

• область заглавия и сведений об ответственности;
• область издания;
• область специфических сведений;
• область выходных данных;
• область физической характеристики;
• область серии;
• область примечания;
• область стандартного номера (ISBN, ISSN) и условий доступности.

Схема библиографической записи

Области описания состоят из элементов — обязательных и факультативных.

Рассмотрим подробнее области БО.

Область заглавия и сведений об ответственности содержит основное заглавие объекта описания, общее обозначение материала, иные заглавия (альтернативное, параллельное), сведения, относящиеся к заглавию и сведения о лицах или организациях, ответственных за создание документа. Общее обозначение материала приводят сразу после основного заглавия с прописной буквы в квадратных скобках. Слова в общем обозначении материала не сокращают. Например: Компьютерный анализ [Текст] или Юридический советник [Электронный ресурс]

Область издания содержит информацию об изменениях и особенностях данного издания по отношению к предыдущему изданию того же произведения. Сведения в этой области приводятся так, как они даны на источнике. Например: 10-е изд. или изд. 7-е, или 5th ed.

Область специфических сведений применяется при описании объектов, являющихся особым типом публикации или размещенных на специфических носителях. К ним относятся картографические, нотные издания, сериальные и другие продолжающиеся издания, отдельные виды нормативных и технических документов, электронные ресурсы, а также микроформы, если на них расположены все названные виды документов, за исключением электронных ресурсов. Например, при описании нормативных документов (стандартов и технических условий) в этой области указывают обозначение ранее действующего документа, даты введения, сроки действия объекта БО.

Область выходных данных содержит сведения о месте издания, издательстве (издателе) и времени публикации, распространения и изготовления объекта описания, а также сведения о распространителе, изготовителе.

Область физической характеристики содержит обозначение физической формы издания, в сочетании с указанием его объема и, при необходимости, размера документа, его иллюстрации и сопроводительного материала, являющегося частью объекта описания.

Область серии содержит сведения о серии, отдельным выпуском которой является объект описания. Например: — (Русский бестселлер: РБ).

Область примечания содержит дополнительную информацию об объекте описания. Сведения, приводимые в области, заимствуют из любого источника информации. Приводят в круглых скобках.

Область стандартного номера (или его альтернативы) и условий доступности. Приводят ISBN для книг или ISSN для сериальных изданий и периодики. Стандартные номера даются с принятой аббревиатурой и предписанными пробелами и дефисами. В левом верхнем углу библиографической записи помещен шифр книги — место книги на полке. Он состоит из полочного индекса в соответствии с таблицей полочных индексов, принятой в библиотеке (у нас это часть индекса УДК) и авторского знака из «Таблицы авторских знаков». Авторский знак — это условное понятие для обозначения первого элемента БЗ. Он состоит из начальной буквы первого элемента БЗ и цифры, соответствующей первому слогу первого слова. Полочный классификационный индекс указывается в числителе полочного индекса, а авторский знак — в знаменателе.

Библиографический поиск (БП) — это информационный поиск в библиографической базе данных. Информационный поиск — процесс нахождения, отбора и выдачи определенной заранее заданными признаками информации (в том числе документов, их частей и/или данных) из массивов и записей любого вида и на любых носителях. Побудительной причиной осуществления информационного поиска является информационная потребность, выраженная в форме информационного запроса. При информационном поиске используются разнообразные критерии, характеризующие полноту и точность поиска:

• релевантность (релевантный) — соответствие полученной информации информационному запросу;
• пертинентность (пертинентный) — соответствие полученной информации информационной потребности.

Во многих библиотеках карточные каталоги существуют вместе с электронными. Представим эти каталоги более подробно и начнем с алфавитного каталога.

Алфавитный каталог (АК) — это библиотечный карточный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке фамилий индивидуальных авторов, наименований коллективных авторов или заглавий документов. С помощью АК можно проводить поиск по следующим типам запросов:

• имеется ли в библиотеке конкретное произведение данного автора (индивидуального или коллективного) и если имеется, то каков его адрес (полочный индекс);
• какие произведения данного автора имеются в библиотеке;
• какие переиздания данного произведения имеются в фондах;
• в каких изданиях то или иное лицо участвовало в качестве соавтора, редактора и т.п.;
• какие выпуски входят в ту или иную серию;
• запрос на библиографическое уточнение, касающийся тех или иных элементов библиографической записи, например, в каком году вышло данное издание, было ли оно переработано и дополнено, каково место издания, и др.

Отличительная особенность построения АК — это расстановка карточек в строгом алфавитном порядке фамилий авторов и названий книг. Индекс вместе с авторским знаком (в левом верхнем углу карточки) являются для библиотекаря ориентиром для поиска документа.

Систематический каталог (СК). В нем библиографические записи располагаются по отраслям знания, в соответствии с определенной системой классификации. СК состоит из собственно систематического каталога и алфавитно-предметного указателя (АПУ) к нему. Это картотека, в которой карточки расположены в алфавитном порядке. На карточке рядом с понятием ставятся индексы соответствующих отделов систематического каталога. В СК производят поиск по тематическим запросам. Карточки внутри разделов СК расставляются в алфавитном порядке по фамилиям авторов и названиям. Сначала книги и брошюры на русском языке, затем на иностранных языках; далее справочники, диссертации, отчеты, труды организаций (постоянных или временных), учебники и учебные пособия, литература по истории отрасли знания. Отдельные группы материалов разделяются соответствующими разделителями.

Поиск в систематическом каталоге проводите следующим образом: обозначьте тему поиска словом или коротким словосочетанием и посмотрите, есть ли оно в АПУ СК. Если да, то по указанному в АПУ индексу найдите соответствующий раздел СК, в котором ищите описание нужной книги. В случае его наличия, заполните читательское требование на эту книгу. Если искомого слова или словосочетания в АПУ нет или нет описания на книгу в систематическом каталоге, то следует изменить формулировку и повторить поиск по АПУ. Если опять получается отрицательный результат, обозначьте предмет поиска более широким понятием и еще раз повторите поиск в АПУ. Если опять ничего не нашли, обратитесь к дежурному библиографу.

Для систематизации материалов применяются Универсальная десятичная классификация (УДК) и Государственный рубрикатор научно-технической информации (ГРНТИ).

УДК — международная классификация, разработанная Международным библиографическим институтом в 1895–1905 гг. Современное название получила во 2-м издании (1927–1932). Совершенствованием УДК руководит Международная федерация по документации в соответствии со специальными правилами. УДК — иерархическая комбинационная классификация, состоящая из трех составных частей: основные таблицы, таблицы определителей (типовых рубрик) и алфавитно-предметного указателя.

Электронный каталог (ЭК). В библиотеке МИФИ читатели пользуются электронным каталогом, который сочетает в себе возможности АК, СК и имеет свои неоспоримые преимущества при поиске литературы. Электронный каталог — это машиночитаемый библиотечный каталог, работающий в реальном времени и предоставленный в пользование читателям. Электронный каталог обеспечивает одновременный многоаспектный оперативный поиск. Он вобрал в себя функции традиционных каталогов — учетную, информационную и поисковую. Электронный каталог дает принципиально новые возможности поиска по сравнению с традиционными библиотечными каталогами. Объединение в нем библиографических и лексикографических баз данных приводит к качественно новым результатам поиска. В ЭК материалы можно искать по автору (коллективному или индивидуальному, с инициалами или без них), составителю, редактору, заглавию, месту издания, издательству, году издания, ключевым словам и предметным рубрикам, по классификационным индексам (УДК, ГРНТИ), серии, месту хранения (сигла). Ключевые слова очень удобный вид поиска, т.к. не требует от читателя знания систем классификации, автора, названия документа. Зная точно или даже примерно тему своего запроса, можно набрать его самостоятельно с клавиатуры или выбрать из имеющегося словаря. Например, если нужно найти произведения всех авторов МИФИ, набрав ключевые слова «АВТОР МИФИ», вы получите полный ответ на этот запрос. Запрос можно расширить за счет просмотра всей имеющейся в библиотеке литературы по данному вопросу или сузить его, установив временные или любые другие рамки, например, конкретного автора, организации, издательства, места издания и т. д. В ЭК возможен также поиск по всем словам, имеющимся в библиографической записи.

Структура СПА

Состав СПА:

- система библиотечных каталогов и картотек, традиционных и электронных, баз данных;

- справочно-библиографический фонд;

- фонд (архив) выполненных библиографических справок;

- приобретённые электронные ресурсы, доступные читателям в стенах библиотеки.

В библиотеках, где выдают большое количество справок по разным запросам читателей и пользователей, организуется и ведется фонд выполненных библиографических справок (по существу он представляет собой фонд неопубликованных библиографических пособий – библиографических списков).

Фонд неопубликованных библиографических пособий - часть СБА, содержащая оригиналы или копии выполненных в процессе справочно-библиографического обслуживания письменных справок, оставшиеся в рукописи библиографические пособия и полученные в порядке обмена из др. библиотек аналогичные материалы. ФНБП элементы, в отличие от изданий, могут быть произвольно заменены, дополнены, удалены, хранят в зависимости от технологии ведения в двух формах: папки, в которых собирают по мере выполнения и выдачи пользователям копии заиндексированных (год/порядковый номер) машинописных библиографических списков. По мере их пополнения создают алфавитно-предметный указатель тематических справок и других неопубликованных пособий; предметная картотека - на карточках фиксируют выданные пользователям рукописные библиографические списки.

Каталоги и картотеки - перечень документальных источников информации, имеющихся в фонде данной б-ки. Систему каталогов образуют алфавитный, систематический и предметный каталоги (если в библиотеке значительную часть фонда составляют книги по технике, медицине и др.), а также краеведческий каталог. Организуются и др. каталоги, напр., каталоги нотных изданий, музыкальных аудиоматериалов и др. Назначение каталогов - раскрыть фонды в различных аспектах – по видам документов, по авторам и заглавиям, по содержанию и иным признакам с учетом принадлежности изданий к определенному подразделению библиотеки (чз, аб).

Читательские каталоги, носящие справочно-рекомендательный характер, бывают трех видов: алфавитный, систематический и алфавитно-предметный. Алфавитный каталог - можно определить какие произведения того или иного автора имеются в библиотеке. АК - карточки расположены в алфавитном порядке фамилий авторов или заглавий произведений, если автор не указан. Благодаря этому все книги одного автора (индивидуального или коллективного) собраны в одном месте. Но в некоторых случаях возможны отступления от алфавитного принципа. Так, напр., вне зависимости от названия партии (РСДРП, КПСС) все эти издания собраны за разделом «КПСС» и организованы внутри не в алфавитном, а в логическом порядке.

Систематический каталог - карточки сгруппированы в логическом порядке и расположены по отраслям знаний. СК позволяет подобрать литературу по определенным отраслям знаний, причем с его помощью можно постепенно сужать границы интересующих вас вопросов. Каталог позволяет также определить книги, имеющиеся в б-ке по той или иной теме, или узнать автора и точное название книги, если известно только ее содержание.

В СК библиографические сведения приведены в систему знаний на основе применения специальной библиотечной классификации, используется УДК, ББК.

Ключ к СК алфавитно-предметный каталог: в алфавитном порядке перечисляются наименования отраслей знаний, отдельных вопросов и тем, по которым в отделах и подотделах систематического каталога собрана литература, имеющаяся в библиотеке.

Предметный каталог - группировка литературы по ее содержанию, литература по тому или иному вопросу в нем объединена едиными рубриками, вне зависимости от того, с каких позиций они изложены. Поэтому в предметом каталоге в одном месте находятся материалы, которые в систематическом каталоге были бы разбросаны по различным ящикам. Рубрикация предметных каталогов производится в соответствии с «Рубрикаторами», имеющимися по всем отраслям знаний. Каждый вопрос, выделенный в виде рубрики, в предметном каталоге получает словесную формулировку, составленную таким образом, чтобы основное понятие определялось первым словом. Рубрики предметого каталога расставлены, как правило, в порядке алфавита первых слов, поэтому в одном алфавитном ряду оказываются предметы, логически между собой не связанные. Предметные каталоги имеются только в крупных и специализированных б-ках. Книги перечисляются в алфавитном порядке вопросов, составляющих содержание отдельных тем и проблем. Эти каталоги дополняют систематический каталог и напоминают энциклопедические словари.

Картотека – перечень всех материалов, выявленных по какой-то определенной тематике. Их, как правило, несколько, и речь обычно идет не просто о каталогах и картотеках, а о системе каталогов и картотек, где они взаимосвязаны и взаимно дополняют друг друга. Картотеки в составе традиционного СБА играют существенную роль, т.к. в них сосредоточен богатейший запас разнообразной информации. Библиотеки формируют систему картотек с учетом своей специфики и возможностей. Чаще всего организуются и ведутся:

– общие (или универсальные) библиографические картотеки – СКС, или главная справочная картотека (ГСК), или главная информационная каротека (ГИК);

– тематические картотеки;

– краеведческие картотеки;

– специальные картотеки (заглавий худож. произведений, рецензий, персональные, картотеки произведений изобразительного искусства и пр.).

Во избежание существенных потерь информации родственные деления картотек различных видов связаны, как правило, системой ссылок на аналогичные деления СК и картотек в АПУ, в котором предусматриваются также персоналии. АПУ регулярно дополняется новыми понятиями и персональными рубриками, что повышает его поисковые возможности и обеспечивает наибольшую эффективность использования каталогов и картотек. Таким образом, система каталогов и картотек (в традиционном варианте) – это часть СБА библиотеки, представляющая собой совокупность планомерно организованных, взаимосвязанных и дополняющих друг друга карточных каталогов и картотек.

Отличие каталогов от картотек. Каталоги строго соответствуют фонду библиотеки, а для аналитической обработки и последующего отражения в картотеках из общего фонда отбираются наиболее ценные в информационном отношении издания (с учетом спроса читателей).

Справочно-библиографический фонд (СБФ) – это часть традиционного СБА, которая включает издания и материалы, содержащие разнообразную информацию и необходимые для осуществления всех процессов библиографической деятельности. В состав СБФ из общего фонда библиотеки выделяются следующие издания:

– официальные периодические и непериодические издания («Собр. законодательства РФ», сб. материалов «Библиотека и закон», современные издания сборников, содержащих тексты офиц. документов: указы Президента РФ, законы и др.);

– некоторые науч. издания по разл. отраслям знания, в которых имеются прикнижные и внутрикнижные библиографические списки и указатели;

– новые учебные издания (учебные программы и учебники, в первую очередь по общественным наукам);

– научно-популярные книги, содержащие, напр., новейшую информацию по отдельным областям естествознания или медицины, а также списки дополнительной литературы по теме;

– справ. издания различного целевого назначения: универсальные и отраслевые энциклопедии и энц. словари, тематические, биографические, статистические и др. справочники, терминологические, биографические словари, путеводители;

– информ. и библиографические издания крупнейших центров федер. и регион. уровней;

– практические и методиздания (по организации и методике библиотечно-библиографического обслуживания и др. спец. вопросам);

– журналы и периодические сборники по бибделу и библиографии.

Фонд выполненных библиографических справок – часть СБА, представляющая собой собрание ранее выполненных письменных библиографических справок (прежде всего тематических). В фонде хранятся копии ответов на сложные разовые запросы читателей, потребовавшие библиографических разысканий и консультаций со специалистами, а также копии справок по актуальным, неоднократно повторяющимся запросам на политические и научные темы. Фонд выполненных справок имеет служебное назначение.

 

Картотеки

Картотеки в составе традиционного СБА играют существенную роль, так как в них сосредоточен богатейший запас разнообразной информации. Картотека – это совокупность определенным способом организованных карточек. Ее характеризуют три признака:

1. Картотека включает преимущественно библиографическое описание составной части книги или сериального издания.

2. На карточках картотеки не обязательно указание библиографического шифра.

3. В картотеке может содержаться информация об изданиях, отсутствующих в библиотеке. Библиотеки формируют систему картотек с учетом своей специфики и возможностей (тем более что в настоящее время их виды и количество не регламентируются, как раньше, специальными ин­струкциями и положениями).

Чаще всего организуются и ведутся:

- общие библиографические картотеки — систематическая карто­тека статей (СКС) или главная справочная картотека (ГСК), или главная информационная картотека (ГИК);

- тематические картотеки;

- краеведческие картотеки;

- специальные картотеки (заглавий художественных произведе­ний, рецензий, персоналий, картотеки произведений изобрази­тельного искусства и прочие).

Система библиографических картотек аналитически раскрывает состав и содержание газет, журналов и периодических сборников, продолжающихся и некоторых непериодических изданий в различных аспектах:

- по всем отраслям знания;

- определенным темам и вопросам;

- о крае;

- об отдельных видах или жанрах произведений и т. д.

Важно иметь в виду, что библиотеки, носящие имена каких-либо деятелей, органи­зуют, ведут и активно используют в работе с читателями постоянные персональные картотеки.

Во избежание существенных потерь информации родственные деления картотек различных видов должны быть связаны системой ссылок. Кроме того, картотеки и каталоги (прежде всего СК, общая библиографическая, краеведческая и тематические картотеки, если они ведутся) должны быть взаимосвязаны и дополнять друг друга. Это достигается с помощью ссылок на аналогичные деления СК и картотек в едином алфавитно-предметном указателе, в котором преду­сматриваются также персоналии (информация о каждом лице, включающая фамилию, инициалы и область деятельности). АПУ регулярно пополняется новыми понятиями и персональными рубриками, что повышает его поисковые возможности и обеспечивает наибольшую эффективность использования каталогов и картотек.

В библиотеке главной картотекой является систематическая картотека статей (СКС ). Ее назначение – раскрыть содержание журналов и периодических изданий, в которых наиболее оперативно освещаются вопросы, необходимые студентам для учебы, а также актуальные проблемы общественной жизни. По некоторым вопросам СКС является единственным источником поиска информации, которая еще не нашла отражения в монографических трудах. По тематике отражаемых материалов она является универсальной. Структура картотеки аналогична структуре систематического каталога, однако отличается более дробной детализацией разделов и подразделов ввиду того, что по каждой теме статей публикуется больше, чем книжных изданий. Поэтому возникает необходимость вводить новые деления в разделах и подразделах с тем, чтобы за каждым разделителем имелось не более 40-50 карточек (библиотечная норма). Карточки располагаются в систематическом порядке по ББК, а внутри деления – в обратно- хронологическом порядке. Карточки в пределах раздела расставляются в следующем порядке: сначала карточки на официальные материалы (законы, постановления), а затем на статьи и прочие материалы других авторов. Такая группировка позволяет, с одной стороны, представить в самом начале раздела (подраздела) новейшие статьи, а с другой – облегчает работу по удалению устаревших материалов из картотеки. Сроки хранения карточек в СКС строго не регламентированы, но в среднем материалы по общественным наукам хранятся в картотеке 3-4 года, по естествознанию и техническим наукам – 4-5 лет. Для облегчения поиска материала по темам и предметам существует алфавитно-предметный указатель – единый к систематическому каталогу и СКС. Для поддержания СКС в порядке проводится плановое и текущее редактирование рубрик и подрубрик, введение новых тематических делений, разукрупнение, а также удаление устаревших материалов.

Предметная картотека раскрывает фонд библиотеки по содержанию. В ней отражается литература по определенному предмету, явлению, понятию, проблеме. Можно сказать, что предметная картотека это часть систематического каталога, но в ней собрана литература по конкретному предмету, теме независимо от того, с позиции какой отрасли знания излагается материал в книге. Поэтому в предметной картотеке можно в одном месте поместить литературу, которая в систематическом каталоге будет разбросана по разным разделам.

По своей структуре предметная картотека напоминает энциклопедический словарь, где основные понятия расположены по алфавиту первых слов. Это облегчает поиск литературы в картотеке. Если в пределах рубрики собрано большое количество литературы, то для удобства пользования вводятся подрубрики, разбивающие литературу по дополнительным признакам.

Краеведческая картотека включает разнообразную по содержанию, типам и видам печатную продукцию о крае. Это и книги, разделы, главы, параграфы, абзацы из книг, статьи и рецензии из периодических и продолжающихся изданий, сборников, изобразительные и картографические материалы. Содержание этих документов весьма различно (история, экономика края, здравоохранение, культура и т.д.), но всех их объединяет один аспект – непосредственное отношение к Мурманской области. Краеведческая картотека включает следующие разделы: история Мурманской области, географические и экономические особенности региона, экология, особенности развития промышленности, сельского хозяйства, транспорта, сведения демографического характера, сведения о культуре, образовании, науке и искусстве региона, художественная литература, фольклор. В пределах разделов часто выделяются рубрики персонального характера, касающиеся жизни и творчества выдающихся деятелей науки и культуры, лидеров общественной жизни и т.д.

Картотека заглавий художественных произведений позволяет быстро установить фамилию автора того или иного произведения, заинтересовавшего читателя. В картотеке отражаются не только отдельно изданные художественные произведения, но и произведения, опубликованные в литературно-художественных журналах. Все карточки в картотеке расставляются в алфавите заглавий произведений и отделяются друг от друга буквенными и слоговыми разделителями. Эта картотека содержит минимум сведений (название произведения, его жанр, фамилия автора) и способствует быстрому поиску запрашиваемых романов, повестей, сборников стихотворений.

Картотека научных трудов преподавателей отражает научные публикации, принадлежащие преподавателям вуза. В ней отражаются сведения о научных работах, имеющихся не только в фонде одной библиотеки, но и в фондах других библиотек. Публикации располагаются по алфавиту фамилий, а внутри карточки – описание работ в обратной хронологии.

Картотека выдающихся исторических личностей предназначена для удовлетворения запросов на литературу о жизни и деятельности исторических личностей. Большое значение эта картотека имеет для исторического факультета вуза. Материал о конкретной исторической личности объединен за одним разделителем, на котором пишется фамилия, имя, отчество и годы жизни. Организуется картотека путем дублирования карточек СК и СКС, разделители с фамилиями лиц располагаются в алфавитном порядке, а внутри сначала приводятся сведения о произведениях лица, а затем литература о жизни и деятельности.

Картотека периодических изданий отражает всю информацию о наличии в фонде библиотеки всех выписываемых ранее и получаемых на данный момент периодических изданий (газеты, журналы).

Картотека методических пособий вуза отражает всю информацию о выпущенных в вузе методических указаниях, методических пособиях для всех специальностей и разных форм обучения (очной и заочной).

Картотека читателей отражает краткую информацию о читателях библиотеки. С начала каждого календарного (январь) года она ведется заново. Картотека позволяет фиксировать, сколько читателей записано в библиотеку, с каких факультетов и какой формы обучения (очная, заочная). Предыдущие картотеки хранятся в течение 5 лет (срок обучения в вузе). На карточке записывается информация: фамилия, имя, отчество читателя; год рождения; домашний адрес; факультет и форма обучения; место работы.

Картотека отказов состоит из запросов читателей на определенные книги, которых нет в фонде библиотеки. Эта картотека позволяет выявить пропуски в комплектовании фонда и устранить их.

Таким образом, система каталогов и картотек (в традиционном варианте) — это часть СБА библиотеки, представляющая собой сово­купность планомерно организованных, взаимосвязанных и дополняющих друг друга карточных каталогов и картотек.

Отличие каталогов от картотек состоит в следующем. Каталоги строго соответствуют фонду библиотеки, а для аналитической обработ­ки и последующего отражения в картотеках из общего фонда отбирают­ся наиболее ценные в информационном отношении издания (с учетом спроса читателей). Кроме того, кар­тотеки могут содержать сведения о материалах, которых уже нет в би­блиотеке, так как издания давно списаны. Перечень расписываемых изданий ежегодно просматривают и корректируют с учетом читатель­ского спроса.

Система каталогов и картотек библиотеки - это совокупность планомерно организованных, дополняющих друг друга взаимосвязанных библиотечных каталогов, библиографических картотек, раскрывающих состав и содержание книжных фондов в различных аспектах. Система каталогов и картотек библиотеки — единая целостная система, являющаяся составной частью справочно-библиографического аппарата. Формирование и функционирование системы каталогов и картотек определяются следующими факторами: функциями, назначением и местом библиотеки в системе других библиотек и информационных организаций в регионе; составом и структурой фондов библиотеки, системой обслуживания читателей в читальных залах и на абонементе, в других подразделениях библиотеки. Система каталогов и картотек обеспечивает выполнение всех функций и направлений деятельности библиотек района: комплектование, обеспечение сохранности и эффективности использования фондов, библиографическую и информационную работу. Основными функциями системы каталогов и картотек являются информационно-поисковая и образовательная. Информационно-поисковая функция реализуется в процессе разыскания документов в ответ на запрос пользователя, ведение библиографической и справочно-информационной работы. Образовательная функция определяется задачами библиотеки по повышению культурного общеобразовательного и профессионального уровня граждан. Система каталогов и картотек библиотеки отражает все фонды библиотеки. В состав системы включены каталоги и картотеки, отражающие книги, брошюры, продолжающиеся издания, альбомы, атласы, периодические издания, нотные издания.

В состав системы входят как служебные каталоги и картотеки, так и предназначенные для пользователей. На каждый каталог, входящий в систему каталогов и картотек составляется и ведется Паспорт каталога. В Паспорте отражаются специфические сведения о каталоге: дата организации, охват фондов, название таблиц классификации, которые лежат в его основе, оформление карточек, их расположение, форма и цвет разделителей, и наличие вспомогательных пособий. Алфавитный каталог (АК) — это библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке имен (фамилий) индивидуальных авторов, наименований коллективных авторов или заглавий документов. В едином алфавитном ряду ставятся основные, добавочные, аналитические, ссылочные и справочные карточки. Если расстановочные слова различных описаний тождественны, то каталожные карточки расставляют в следующем порядке: - записи под заголовком индивидуального автора; - записи под заголовком коллективного автора;- записи под заглавием. Одинаковые произведения разных лет издания расставляют в обратнохронологическом порядке. АК является обязательной частью системы каталогов в каждой библиотеке, является ее связующим звеном. Алфавитный каталог библиотеки выполняет функции служебного и читательского каталога. С помощью АК производится поиск по следующим типам запросов: имеется ли произведение данного автора (индивидуального или коллективного) в фонде библиотеки и какие произведения данного автора еще имеются в библиотеке. Оформление — один из этапов работы по организации АК. Оно включает внешнее и внутреннее оформление. Внешнее оформление — это оформление шкафов и ящиков каталога. Все ящики в каталоге нумеруются арабскими цифрами с помощью ярлыков. Ящики снабжаются этикетками, на которых отражается материал, содержащийся в каталожном ящике. На этикетке указаны буквы, слоги или слова, которыми начинаются библиографические записи первой и последней карточек каталожного ящика. Центральный (учетный) каталог – это служебный каталог, который строится по принципу алфавитного каталога, выполняет справочные и учетные функции. Каталог включает библиографические записи на все документы, имеющиеся в книжных фондах библиотеки или библиотечной системы.

Структура СПА

Справочно-поисковый аппарат (СПА) – является ключом к фонду документов, рассматривая его состав и содержание в различных аспектах.

СПА – это совокупность информационно – поисковых систем, предназначенных для хранения и поиска информации.

Состав СПА зависит от типа библиоте