Запросы — это объект базы данных, который служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную таблицу. Применение запросов позволяет избежать дублирования данных в таблицах и обеспечивает максимальную гибкость при поиске и отображении данных в базе данных
Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE-запросы, SQL-запросы.
QBE-запросы (Query By Example) — запросы, строящиеся с помощью конструктора запросов, представляющего собой графический инструмент для создания запросов по образцу.
SQL-запросы — запросы, строящиеся при помощи унифицированного набора инструкций SQL (Structured Query Language — структурированный язык запросов).
Все запросы делятся на две группы: запросы-выборки, запросы-действия.
Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями. К этой группе запросов относятся следующие.
Запрос к связанным таблицам — позволяет производить выборку данных из связанных таблиц.
Перекрестный запрос — отображает итоговые данные с группировкой их по горизонтали и вертикали, выводя результаты их обработки в виде таблиц.
Запрос с параметром — позволяет пользователю задать критерий отбора, введя нужный параметр при вызове запроса.
Запрос с вычисляемым полем — позволяет рассчитать данные на основе других полей из той же строки запроса.
Запрос с критерием поиска — позволяет производить отбор записей в соответствии с заданным критерием поиска.
Запрос с итогами — производит математические вычисления и выдает результат.
Запросы-действия позволяют модифицировать данные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи. К этой группе запросов относятся следующие.
Запросы на создание таблицы создают таблицы на основании данных, содержащихся в результирующем множестве запроса.
Запросы на добавление записей позволяют добавлять в таблицу записи, создаваемые запросом.
Запросы на обновление изменяют значения существующих полей в соответствии с заданным критерием.
Запросы на удаление удаляют записи из одной или нескольких таблиц одновременно.
В Access можно создавать запросы при помощи Мастера запросов и с помощью Конструктора.
Для создания запросов при помощи Мастера имеются следующие мастера:
§ Мастер создания простого запроса;
§ Мастер создания перекрестного запроса;
§ Мастер создания запросов на поиск повторяющихся записей;
§ Мастер создания запросов на поиск записей без подчиненных записей.
При создании запроса с помощью Мастера производится пошаговое выполнение действий в диалоговом окне Мастера запросов.
Конструктор запросов позволяет создавать новые и изменять существующие запросы, поэтому он является основным способом при создании запросов QBE.
При создании запросов в режиме Конструктора открывается специальный бланк, называемый бланком запросов по образцу. Этот бланк состоит из двух, областей. В верхней части отображаются структуры таблиц, к которым адресован запрос, а нижняя часть представляет собой таблицу описания запроса, которая имеет 5 основных строк. Количество столбцов в запросе определяется количеством выбранных полей, которые будут использованы в запросе.
Назначение строк в бланке Конструктора запросов:
1-я строка Поле предназначена для ввода имени поля запроса и обозначения поля — источника данных или вычисляемого выражения;
2-я строка Имя таблицы предназначена для задания имени таблицы — источника данных;
3-я строка Сортировка предназначена для указания порядка сортировки в данном поле. Может принимать следующие значения: по возрастанию, по убыванию, отсутствует;
4-я строка Вывод на экран содержит флажок, указывающий на то, будет ли выводиться соответствующее значение поля;
5-я строка Условие отбора содержит критерий, по которому будет происходить отбор записей в результирующую таблицу.
Запросы могут быть созданы на основе одной или нескольких таблиц. Многотабличные запросы позволяют получить информацию из нескольких предварительно связанных между собой таблиц.
ФОРМЫИ ОТЧЕТЫ
Формы.
Обычно разработчик БД создает структуру таблиц и запросов, но заполнением таблиц информацией ин не занимается. Для этого есть специальные кадры (обычно малоквалифицированные), выполняющие функции наборщиков. Для упрощения их труда разработчик базы может подготовить специальные объекты – формы. Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы.
Данные в таблицу можно вносит и без помощи каких либо форм, но существует по крайней мере 4 причины, которые делают формы незаменимыми средством для ввода данных в базу.
Во-первых, малоквалифицированному персоналу нельзя предоставлять доступ к таблицам.
Во-вторых, разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в таблицах. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу.
В-третьих, ввод данных в таблицу – чрезвычайно утомительное занятие. Уже после нескольких часов работы люди делают ошибки. Ввод данных в форму проще. Здесь многое можно автоматизировать. К тому же элементы управления форм настраиваются таким образом, чтобы при вводе данных выполнялась их первичная проверка.
В-четвертых, информацию, которую заносят в таблицы, берут из бумажных бланков (анкет, заявлений, накладных и т.д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков. Благодаря этому во много раз уменьшается количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.
Отчеты.
Отчеты во многом похожи на формы, но служат они для распечатки информации на принтере. Поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access должна знать все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от ОС. Соответственно принтер в системе должен быть установлен. Со структурой отчета проще всего ознакомиться, создав какой-либо автоотчет, а затем открыв его в режиме Конструктора.