Первые персональные компьютеры при создании документов использовались как «большие пишущие машинки», обеспечивающие неограниченные возможности по редактированию документов, созданию их копий. Дополнительным элементом такой «машинописи» являются возможности оформления документов с использованием средств форматирования, включения в текст документа дополнительных элементов оформления.
При использовании ПК в таком режиме работы с документами представленное на экране компьютера изображение или полученная печатная копия документа полностью соответствовали электронному документу, включающему не только содержание, но и всю разметку документа. Содержание таких документов не отделялось от их оформления и представление документа было единообразным для всех пользователей, работающих с документом.
Поэтому аналогия между традиционной (текст на бумаге) и электронной технологией отображения документа, между традиционным и электронным взаимодействием, была оправданной.
Но уже сейчас, а тем более в перспективе, адекватность электронного документа (ЭД) и его визуального отражения скорее воспринимаются как исключение, чем правило: представленный на экране или распечатанный на бумаге документ кардинально отличается от исходного электронного документа, хотя и сформирован компьютером на его основе.
Общим правилом, реализуемым в современных системах управления документами, является правило отделения содержания документа от его оформления. Соблюдение этого правила позволяет организовать более эффективный поиск и обработку документов, обеспечивает возможность отображения документа в различных форматах для различных категорий пользователей, настраивать способ отображения документа в зависимости от информационных потребностей этих пользователей.
Если обратиться к словарям по вычислительной технике начала 80-х годов, то, к своему удивлению, вы не найдете слов «документ», «электронный документ». В зарубежной научной литературе понятие «документ» в начале 80‑х не применялось, вместо него широко использовался термин «отчет» («report»), получивший особую популярность благодаря массовому распространению языка RPG (Report Program Generator). Понятия «документ» и «электронный документ» приобрели огромную значимость именно в последнее время, в то время как термин «отчет» постепенно выходит из употребления. В системах обработки данных его все чаще заменяют синонимом – «выходной документ».
Появление первого графического интерфейса пользователя и технологии обработки изображений ускорило распространение понятия электронного документа (ЭД) и обусловило дальнейшее развитие концепции ЭД. Особое внимание было сосредоточено на разработке различных подходов для перевода обширной информации, представленной на бумажных носителях, в электронную форму. В течение нескольких лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до реализации идеи управления документами. В настоящее время идея манипуляции документами в электронной, а не в бумажной форме, стала общепринятой.
Строгого определения понятия «Электронный документ » нет. Все существующие определения имеют свои недостатки. Современный взгляд на документ, реализуемый в системах управления документами и документооборотом, резко отличается от классического.
Например, рассмотрим документ с точки зрения Lotus Notes (LN) (система работы с документно-ориентированными базами данных, где документ представляет собой основной модуль информации). Рабочее пространство в LN сравнивается со шкафом, ящики которого наполнены различными документами. В каждом ящике (странице рабочего пространства) собраны однотипные документы. Каждая база данных в LN – это папка, размещающаяся в ящике и содержащая информацию по определенной тематике. Документ – лист бумаги в папке, содержащий данные об определенном объекте. Документ в Lotus Notes – это карточка, макет с полями и приложения, а точнее, файлы, обрабатываемые каким-то приложением. В частности, документ может содержать файлы графических форматов или данные различных СУБД (dBase, Excel, Access и т.п.). С этой точки зрения электронный документ – это форма, вид которой похож на привычный бумажный документ, а ее обработка производится с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых систем управления электронными документами (Electronic Document Management Systems – EDMS). Они реализуют различные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В таком определении документа важным моментом является то, что документ во время формирования (обработки) проходит множество преобразований, которые могут дать совершенно различные формы его представления. Указывается также, что документ может включать в себя множество объектов, то есть документ – это нечто более сложное, чем простой лист бумаги с текстом и внедренными в него графическими объектами.
Приведем определение понятия «Электронный документ », которое является наиболее общим:
Документ – набор данных, выделенный с точки зрения семантики (как описания определенных фактов, событий, объектов и т. п.) и функций обработки (как единица создания, ввода, согласования, утверждения, подписи, хранения, передачи, отображения).
Это определение является слишком абстрактным для того, чтобы использовать его для определения свойств конкретных документов, но в нем документ представляется как функциональная единица, что очень важно с точки зрения компьютерной обработки документов, создания систем управления документами и систем автоматизации документооборота.
Как уже говорилось ранее, для обработки документов применяются системы управления электронными документами (СУЭД), или системы управления документами (СУД). Сейчас на рынке систем EDMS (Electronic Document Management Systems) существует около 500 программных продуктов.
Предлагаемые СУЭД различаются как по функциональным возможностям, так и по технологическим решениям. Однако, для определения ценности любой такой системы, достаточно ответить всего на три вопроса:
Как информация поступает в систему?
Как эта информация индексируется и хранится?
И, самое главное, каким образом осуществляется поиск и извлечение необходимой информации?
Традиционные СУД сочетают в себе свойства текстовых процессоров, систем построения отчетов, информационно-поисковых систем. Они позволяют отслеживать документооборот и исполнение документов. СУД интегрируются с системами оптического распознавания текстов и компьютерного перевода.
Сейчас разрабатываются системы управления документами третьего поколения, представление и поиск информации в которых осуществляются с помощью методов искусственного интеллекта (нейронных, семантических сетей). Примером реализации этого подхода может служить система Excalibur EFS. Эта модель работы с документами имеет самые большие преимущества: она позволяет хранить себя содержание документа в виде, пригодном для анализа. К такой системе можно делать всевозможные запросы, используя нечеткие критерии. Но данная модель больше ориентирована на поиск информации, а не на ее постоянное использование. Да, эта система может ответить практически на любой запрос, даже заданный на естественном языке, например: «Какова ставка учителя, работающего по 12 разряду ЕТС в общеобразовательной школе», но во-первых, ей на это понадобится время, поэтому просчет каждой формулы при таком представлении может длиться достаточно долго, а во-вторых, она очень сложна для реализации, так как требует разработки специальных средств, основанных на искусственном интеллекте.
Поэтому в современных ИС все программное обеспечение разбивается на уровни, соответствующие задачам и информационным потребностям определенных категорий пользователей, основанные на использовании технологий, соответствующих требованиям каждого уровня.