Реквизиты документа
(виды)
Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.
В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа ».
Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.
ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:
Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В ГОСТ ИСО 15489-1-2007
Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила
Обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источника информации.
Как правило, документы оформляются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 установил три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов: общий бланк; бланк служебного письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Виды документов по происхождению:
· личного происхождения;
· официальные.
Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.
Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Виды документов по способу документирования
(способу записи информации или создания документа):
1. Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
2. Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
3. Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
4. Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
5. Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
6. Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
7. Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
8. Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
9. Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
10. Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
11. Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки
Образец продольного бланка письма организации
Образец общего бланка
