Каждому полю в вашей базе данных должен быть присвоен определенный тип данных. Тип данных определяет, какие свойства можно манипулировать и как это поле можно использовать[10].
В таблице 3 представлен целый набор типов данных.
Таблица 3 – Типы данных в Microsoft Access
| Название | Описание |
| Short Text | Используется для хранения буквенно-цифровых данных (текст или комбинации текста и цифр). Также используется для хранения номеров, которые не используются в вычислениях, таких как номера телефонов. Максимальная длина - 255 символов. |
| Long Text | Используется для хранения текста длиной более 255 символов или текста, содержащего форматирование форматированного текста. Максимальная длина - 65 535 символов. |
| Number | Используется для хранения чисел, которые используются в математических вычислениях. Число может быть положительным или отрицательным. Существует семь вариантов размера поля для типа данных данных, которые определяют диапазон возможных значений и объема требуемого пространства для хранения. |
| Date/Time | Используется для хранения дат и времени. |
| Currency | Используется для хранения чисел, представляющих валютные значения. Этот тип не позволяет округлять во время расчетов. |
| AutoNumber | Используется для указания доступа для вставки уникального последовательного (например, приращения 1) номера при каждом добавлении новой записи. |
| Yes/No | Используется для хранения полей с двумя возможными значениями, такими как Да / Нет, True / False или Вкл. / Выкл. Отображается как флажок. |
| OLE Object | Используется для отображения объектов OLE (например, электронных таблиц, документов, изображений, звуков). OLE означает связывание объектов и их внедрение. Этот тип данных позволяет хранить объекты, созданные в других программах. |
| Hyperlink | Используется для хранения гиперссылки на другой файл или веб-страницу. |
| Attachment | Используется для прикрепления изображений, изображений и файлов Office. |
| Calculated | Используется для хранения результатов расчета. Как правило, уравнение ссылается на поля в одной таблице. |
| Lookup Wizard | Технически это не тип данных. Он используется для преобразования вашего поля в поле со списком, которое позволяет вам выбирать значение из другой таблицы или из списка значений. |
Действия в СУБД
Создание и сохранение объектов базы данных выполняется используя вкладку «Создать». Сохранить объект можно со значимым именем. Чтобы сохранить копию объекта, использовать «Сохранить объект как»[15].
Закрыть и открыть базу данных можно после создания и сохранения базы данных в первый раз, нужно сохранить отдельные объекты в файле базы данных.
Параметр базы данных Back Up создаёт копию базы данных. Перед выполнением резервного копирования нужно убедиться, что все пользователи закрыли базу данных[17].
В области «Сохранить базу данных как» нажмите кнопку «Создать резервную копию базы данных». Рекомендуется добавить текущую дату в конец имени файла, чтобы вы могли создавать инкрементные резервные копии.
Когда пользователь создаёт новую, пустую базу данных рабочего стола, Access автоматически создаёт для вас одну таблицу. Можно добавить дополнительные таблицы, используя несколько разных методов. После создания таблицы необходимо определить поля таблицы и их свойства. Основные свойства поля включают имя поля, тип данных и размер поля. Затем вы используете представление Datasheet для ввода, изменения, удаления и просмотра записей таблицы.
Для создание новой таблицы в представлении Datasheet нужно перейти на вкладку «Создать» на ленте. Выбрать кнопку «Таблицы» в группе «Таблицы».
Первичный ключ - это поле, которое содержит уникальное значение для каждой записи. Так можно отличить одну запись от другой. Когда новая таблица создается в представлении Datasheet, Access определяет поле AutoNumber с именем ID в качестве первичного ключа. Пользователь может изменить имя, подпись, описание и тип данных этого поля. Когда пользователь вводит значения в запись, Access требует, чтобы вводили значение в любом поле, обозначенном как первичный ключ.
В представлении Datasheet пользователь может добавлять новые поля в таблицу путем ввода значений данных напрямую или ввода имен полей. Затем может настроить имя, подпись, описание, тип данных, значение по умолчанию и свойства размера. Пользователь также может установить свойства проверки поля. В числовых полях можно задать свойства форматирования.
В раскрывающемся списке «Дополнительные поля» (вкладка «Поля таблицы», «Добавить и удалить группу») пользователь может выбрать дополнительные варианты основных типов данных при добавлении нового поля. Технически эти варианты не являются типами данных. Скорее они назначают дополнительные параметры форматирования для типа данных.
Группа быстрого запуска предоставляет набор полей, которые пользователь может добавить, сделав только один выбор. Например, выбор типа данных быстрого старта телефона добавляет четыре поля в таблицу: «Рабочий телефон», «Домашний телефон», «Мобильный телефон» и «Факс».
Удалить поля можно использовать кнопку «Удалить» на ленте для удаления полей, но кнопка «Отменить» не может использоваться для отмены удаления полей таблицы.
В представлении Datasheet пользователь может изменить ограниченное количество свойств поля: имя, подпись, описание, тип данных и размер поля. Большинство свойств поля изменены в представлении «Дизайн». Подпись и описание являются необязательными[19].
Когда создаётся пустая таблица, Access автоматически назначает общее имя для таблицы, например Table1. Сохранить нужно таблицу со значимым именем.
Когда пользователь закончит использовать таблицу, он должен закрыть таблицу. Регулярное закрытие ненужных объектов предотвращает случайные изменения этих объектов.
Чтобы закрыть таблицу, нужно нажать кнопку X (Закрыть) в верхнем правом углу таблицы данных. Также можно нажать Ctrl + W или Ctrl + F4, чтобы закрыть таблицу, или можно щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку с именем таблицы и выбрать Close.
Чтобы открыть таблицу нужно дважды щелкнуть таблицу в области переходов.
Пользователь добавить, изменить и удалить записи используется Datasheet view. По завершении ввода значений для одной записи и перехода к следующей записи Access автоматически сохраняет запись в таблице[18].
Если пользователь понимает, что сделал ошибку при вводе значения, есть несколько способов сделать коррекцию:
• Если пользователь перешёл из этого поля, нужно щелкнуть обратно в это поле и измените значение.
• Если пользователь все еще печатает в этом поле, нужно нажать кнопку «Отменить», чтобы отменить ввод в этом поле.
• Если пользователь переместился в следующее поле, нужно отменить изменение в предыдущем поле, нажав кнопку «Отменить».
• Чтобы отменить все изменения несохраненной записи, нужно дважды нажать кнопку «Отменить».
В представленном разделе изучены основные термины программной среды Access, приведены основные преимущества и изучены все хитрости работы в СУБД.