Для начала нужно запустить систему управления в компьютере и нажать кнопку «Новая база данных».
Откроется окно создания таблицы. Переходим к созданию таблиц.
Разработка таблиц
В рассматриваемой базе данных (БД) содержится 4 таблицы:
1. Таблица «Категория товаров» – содержит наименования категорий товаров (рисунок 3).
Рисунок 3 – Таблица «Категория товара»
2. Поставки – содержит сведения о поставках, когда они производились, количестве товаров, с индексами поставщиков и товаров (рисунок 4).
Рисунок 4 - Таблица «Поставки»
3. Поставщики – содержит сведения о поставщиках (адрес, телефон, фото, ФИО, название) (рисунок 5).
Рисунок 5 – Таблица «Поставщики»
4. Товары – включает в себя такие данные, как Название, категория товара, цена, характеристики и фото (рисунок 6).
Рисунок 6 - Таблица «Товары»
На рисунке 7 продемонстрирована вся структура данных БД «Торгового предприятия», разработанная с помощью MS Access.
Рисунок 7 – Структура данных БД
Разработка запросов
В рассматриваемую БД вошли такие запросы, как:
1. Сумма товаров – предоставляет просмотр информации о суммарном количестве товаров.
В режиме конструктора запросов выбираем таблицу «Товары», содержащую сведения о них и выбираем поля «Индекс товара», «Название», «Цена», с групповой операцией «Sum» под полем «Цена». Результат на рисунке 8.
Рисунок 8 – Запрос «Сумма товаров»
2. Запрос «поставки за 26 мая 2014» - получение информации по поставкам совершённым 26 мая 2014 г.
Запрос создается на основе таблицы «Поставки», из которой выбираются следующие поля: «Шифр поставки», «Дата поставки», «Количество товаров», «Индекс товара», «Индекс поставщика», и на поле «Дата поставки» накладывается условие отбора «#26.05.2014#». Результат на рисунке 9.
Рисунок 9 – Запрос «Поставки за 26 мая 2014»
3. Запрос «Поставщики, от которых есть поставки, адресами и телефонами» - получение информации о поставщиках, от которых есть поставки, с адресами и телефонами.
Запрос создается на основе таблиц «Поставки» и «Поставщики», из которых выбираются следующие поля: «Индекс поставщика», «Название», «Телефон», «Адрес», и на полях «Телефон» и «Адрес» накладывается условие отбора «<>"0"». Результат на рисунке 10.
Рисунок 10 – Запрос «Поставщики, от которых есть поставки, адресами и телефонами»
4. Запрос «Поставщики, от которых нет поставок» - получение информации о поставщиках, от которых нет поставок.
Запрос создается на основе таблицы «Поставщики», из которой выбираются следующие поля: «Индекс поставщика», «Название», «Телефон», «Адрес», «Фото». Результат на рисунке 11.
Рисунок 11 – Запрос «Поставщики, от которых нет поставок»
5. Запрос «Товары на складе» - получение информации о товарах, которые находятся на складе.
Запрос создается на основе таблиц «Товары», «Поставки», «Поставщики», из которой выбираются следующие поля: 1)Товары «Индекс товара» и «Название»; 2) Поставки «Количество»; 3) Поставщики «Название». Результат на рисунке 12.
Рисунок 12 – Запрос «Товары на складе»
6. Запрос «Товары, которые есть в наличии» - получение информации о товарах, которые есть в наличии.
Запрос создается на основе таблицы «Поставки», из которой выбираются следующие поля: «Шифр поставки», «Дата поставки», «Количество товаров», «Индекс товаров» и «Индекс поставщика». Накладывается условие отбора «>0» в поле «Количество товаров» и получается результат на рисунке 13.
Рисунок 13 – Запрос «Товары, которые есть в наличии»
7. Запрос «Товары, чей суммарный остаток меньше 30» - получение информации о товарах, чей суммарный остаток меньше 30.
Запрос создается на основе таблицы «Поставки», из которой выбираются следующие поля: «Шифр поставки», «Дата поставки», «Количество товаров», «Индекс товаров» и «Индекс поставщика». Накладывается условие отбора «<30» в поле «Количество товаров» и получается результат на рисунке 14.
Рисунок 14 – Запрос «Товары, чей суммарный остаток меньше 30»
Разработка форм
В рассматриваемой БД есть следующие формы:
1. Категория товаров - форма, позволяющая вводить и редактировать данные о категориях товаров (рисунок 15).
Рисунок 15 – Форма «Категория товаров»
2. Поставки - просмотр информации о заболеваниях на основе таблицы «Поставки». Эта форма позволяет просматривать, вводить и редактировать данные о поставках (даты, количество товаров и т.п.) (рисунок 16).
Рисунок 16 – Форма «Поставки»
3. Поставки за 26 мая 2014 г. - просмотр информации о поставках за 26 мая на основе таблицы запроса «Поставки за 26 мая 2014». Эта форма позволяет просматривать данные о поставках выполненных 26 мая 2014 (рисунок 17).
Рисунок 17 – Форма «Поставки за 26 мая 2014»
4. Поставщики - просмотр информации о поставщиках на основе таблицы «Поставщики». Эта форма позволяет просматривать, вводить и редактировать данные о поставщике (название, телефон, адрес, фото) (рисунок 18).
Рисунок 18 – Форма «Поставщики»
5. Поставщики, от которых есть поставки, адресами и телефонами - просмотр информации о поставщиках на основе запроса «Поставщики, от которых есть поставки, адресами и телефонами». Эта форма позволяет просматривать данные о поставщиках, от которых ещё есть поставки (название, телефон, адрес) (рисунок 19).
Рисунок 19 – Форма «Поставщики, от которых есть поставки, адресами и телефонами»
6. Поставщики, от которых нет поставок - просмотр информации о поставщиках на основе запроса «Поставщики, от которых нет поставок». Эта форма позволяет просматривать данные о поставщиках, от которых уже нет поставок (название, телефон, адрес, фото) (рисунок 20).
Рисунок 20 – Форма «Поставщики, от которых нет поставок»
7. Товары - просмотр информации о товарах на основе таблицы «Товары». Эта форма позволяет просматривать сведения и вносить новую информацию о товарах (название, категория, цена, характеристика, фото) (рисунок 21).
Рисунок 21 – Форма «Товары»
8. Товары на складе - просмотр данных о товарах на основе запроса «Товары на складе». Эта форма позволяет просматривать сведения о всех товарах, которые есть на складе (название товара, индекс товара, количество товаров, название поставщика) (рисунок 22).
Рисунок 22 – Форма «Товары на складе»
9. Товары, которые есть в наличии - просмотр данных о товарах на основе запроса «Товары, которые есть в наличии». Эта форма позволяет просматривать сведения о тех товарах, которые есть в наличии (шифр поставки, дата поставки, индекс товара, количество товаров, индекс поставщика) (рисунок 23).
Рисунок 23 – Форма «Товары, которые есть в наличии»
10. Товары, чей суммарный остаток меньше 30 - просмотр данных о товарах на основе запроса «Товары, чей суммарный остаток меньше 30». Эта форма позволяет просматривать сведения о тех товарах, чей суммарный остаток меньше чем 30 единиц (шифр поставки, дата поставки, индекс товара, количество товаров, индекс поставщика) (рисунок 24).
Рисунок 24 – Форма «Товары, чей суммарный остаток меньше 30»
В ходе выполнения данного раздела была создана база данных для торгового предприятия в среде MS Access.
Заключение
В заключении можно сделать вывод, что преимущества баз данных очевидны:
1) Структурированность данных и нормализация через несколько таблиц.
2) Масштабируемость данных.
3) Наличие ссылочной целостности.
4) Различные запросы и отчеты.
5) Автоматизация с помощью макросов и модулей VBA.
6) Структура таблиц и валидация.
Базы данных позволяют легко хранить информацию в одном месте и ссылаться на нее в нескольких местах. Например, информация о клиенте может храниться в таблице клиентов, где хранятся имя, адрес, номер телефона, адрес электронной почты и т. д. Затем он ссылается в других местах, таких как запросы, формы и отчеты. Если информация клиента изменяется, новая информация автоматически обновляется во всех ссылочных местах. Конструкции таблиц также налагают структуру, которая поддается типу данных, проверке и согласованности для более высокого качества, чем обычно существует в электронных таблицах. Основы хранения числовых, дат и текстовых полей - это только начало.
Базы данных Access предоставляют множество инструментов для поддержания качества данных. Списки поиска и правила проверки для отдельных полей и записей могут быть легко реализованы в Access на уровне таблицы. Формы могут добавлять дополнительные правила во время ввода данных для ответа на выбор пользователя и события. Access также предлагает ссылочную целостность между таблицами, чтобы обеспечить постоянное определение данных в таблицах.
Запросы и отчеты Microsoft Access позволяют пользователю использовать данные и представить их в подробном или сводном виде независимо от того, как данные хранятся или сортируются в базовых таблицах. Он предлагает большую мощность и гибкость для анализа и представления результатов. Используя группировки, легко отображать агрегации по мере изменения данных и добавления или удаления групп.
Из модуля макросов или VBA пользователь может использовать команду DoCmd.TransferSpreadsheet для экспорта данных из таблицы Access или запроса в электронную таблицу Excel (используйте опцию acExport). Затем таблица может ссылаться на эти данные или импортировать их в себя.
Команда TransferSpreadsheet с параметром acImport также может использоваться для импорта таблицы в таблицу Access.
Самым большим недостатком Microsoft Access является то, что, будучи базой данных, требуется больше навыков и опыта, чтобы использовать ее хорошо. Выяснение того, как определять нормализованные таблицы, связывать их вместе и структурировать информацию, легко редактировать, запрос, просмотр и отчет могут быть довольно сложными. Многие из этих проблем не уникальны для Access, поскольку они применяются ко всем проектам баз данных.
Целью курсовой работы была исполнена - изучены и закреплены на практике знания о системе управления данными MS Access.
Для того, чтобы выполнить поставленную цель в курсовой работе были решены следующие задачи:
1) освоена предметная область баз данных и СУБД;
2) освоена концепция и классификация СУБД;
3) изучены все термины и свойства СУБД MS Access;
4) выделены основы работы с СУБД MS Access;
5) выполнено создание базы данных в СУБД MS Access.
Список использованной литературы
Источники на русском языке:
1. Баканов М.В., Романова В.В., Крюкова Т.П. Базы данных. Системы управления базами данных. Учебное пособие. - Кемерово: КТИПП, 2012. - 166 с.
2. Бессарабов Н.В. Модели и смыслы данных в Cache и Oracle/ М.: Национальный Открытый Университет «ИНТУИТ», 2016. — 617 с.
3. Бычков А.В. Проектирование информационных систем. Учебное пособие. – СПб.: БХВ-Петербург, 2012. – 426 с.
4. Гвоздева Т.В., Баллод Б.А. Проектирование информационных систем. – Ростов н/Д.: Феникс, 2014. – 512 с.
5. Гринченко Н.Н., Гусев Е.В., Макаров Н.П.. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. Учебное пособие. 2-е издание. – М.: Горячая Линия – Телеком, 2013. – 240 с.
6. Гребешков А.Ю. Вычислительная техника, сети и телекоммуникации. Учебное пособие. – М.: Горячая линия-Телеком, 2015. – 190 с.
7. Голицина О.Л., Партыка Т.Л., Попов И.И. Основы проектирования баз данных. Учебное пособие. – М.: Форум, 2014. – 416 с.
8. Домбровская Г.В. Настройка приложений баз данных. – СПб: БХВ-Петербург, 2012. – 240 с.
9. Коннолли Т., Бегг К. Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика. Третье издание. – М.: Вильямс, 2017. – 1440 с.
10. Коваленко В.В. Проектирование информационных систем. – М.: Форум, 2014. – 320 с.
11. Куликов С.C. Работа с MySQL, MS SQL Server и Oracle в примерах. Практ. Пособие. Минск: БОФФ, 2016. — 556 с
12. Кошелев В.Е. Базы данных в ACCESS 2007. – М.: Бином, 2013. – 592 с.
13. Кузнецов С.Д. Базы данных. – М.: Академия, 2012. – 496 с.
14. Кузин А.В., Демин В.М. Разработка баз данных в система MicrosoftAccess. Учебник. 4-е изд. – М.: Форум, 2014. – 224 с.
15. Кумскова И.А. Базы данных. – М.: Кнорус, 2015. – 488 с.
16. Кирилов В.В., Громов Г.Ю. Введение в реляционные базы данных. – М.: БХВ-Петербург, 2012. – 464 с.
17. Лукин В.Н. Введение в проектирование баз данных. – М.: Вузовская книга, 2013. – 144 с.
18. Мамонтова Е.А. Работа с базами данных в MS ACCESS 2010:Методические указания и задания к изучению курса. – Москва.: Изд-во Финанс. ун-та при РФ, 2012. – 75 с.
19. Смирнов С.Н., Киселев А.В. Практикум по работе с базами данных. – М.: Гелиос АРВ, 2012. – 160 с.
20. Туманов В.Е. Основы проектирования реляционных баз данных. – М.: Бином, 2011. - 424 с.