Процессы взаимодействия между участниками проекта принято называть коммуникациями. А решение задач обеспечения коммуникаций – управление коммуникациями.
Всегда ли нужно знать, как управлять коммуникациями? Если ответить коротко, то да, практически в любом проекте пригодятся эти знания и навыки.
Налаженные коммуникации служат для того, чтобы актуализировать цели проекта и действия по их достижению, вовлекать и регулярно информировать заказчика, равно как и других заинтересованных лиц.
Бывают ситуации, хотя они достаточно редки, когда можно и не знать, что такое коммуникации, и при этом успешно работать вместе. Например, в команде из двух-трех давно работающих вместе специалистов можно обойтись без формальностей, просто потому, что они уже выработали для себя удобную форму взаимодействия. Ведь когда задача понятна и участники проекта имеют успешный опыт совместной работы, можно сориентироваться, кто и что делает, по ходу. Однако, такая ситуация скорее исключение из правил.
Надо отметить, что правила коммуникаций могут существовать в команде, даже если они нигде не записаны (неписанные правила). И при этом в команде правила будут работать. Однако в какой-то момент, когда команда столкнется с более сложными проектами или с необходимостью расширения команды, документировать правила придется.
Отсутствие правил коммуникации в проекте способно принести существенный ущерб проекту сразу во всех трёх измерениях: временном, материальном и содержательном. Отсутствие определенных правил может привести, например, к тому, что:
· на коммуникации тратится слишком много времени (найти итоговую версию документа; вспомнить, о чем договорились на прошлой встрече);
· коммуникациями пренебрегают (каждый поступает в меру своего собственного понимания задач, возможно не понимая как согласовать свои действия с командой).
Это приводит к рискам дополнительных работ и/или дополнительных затрат времени и ресурсов. Подход к организации коммуникаций под названием «как-нибудь разберемся по ходу» не может быть рекомендован к использованию в проектах на постоянной основе.
Главным эффективным способом противодействия риску сбоев является его предупреждение через создание организованной системы управления взаимодействиями команды.
Правила взаимодействия должны быть проработаны, задокументированы и внедрены в практику. О том, как сформировать правила взаимодействия, и пойдет речь в данном разделе. Будем говорить об организации коммуникаций именно внутри команды. Принципы и методы, которые будут рассматриваться применительно к коммуникациям внутри команды, в полной мере применимы к коммуникациям с более широким кругом участников.
Итак, какая польза от организации коммуникаций? Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить за счет организации коммуникаций в команде:
· обеспечение вовлеченности участников в совместную работу;
· координация при выполнении работ;
· поддержка информированности участников о состоянии проекта;
· обеспечение подконтрольности деятельности для руководителя проекта и для заинтересованных лиц;
хранение рабочей информации. Естественно, время, которое проводится в обсуждениях, нужно ограничивать. При этом нужно как-то мириться с тем, что деятельность руководителя проекта более чем на 90% состоит из коммуникаций. И это время нужно структурировать, использовать с максимальной эффективностью. Ведь от этого во многом будет зависеть качество управления проектом.
Отсюда несколько ключевых требований к организации коммуникаций:
· иметь определенный режим встреч (совещаний) с командой и с участниками (когда и где);
· обеспечивать доведение информации до участников обсуждения до встречи, чтобы была возможность самостоятельной подготовки;
· обеспечивать доведение принятых решений и рабочей информации до всех заинтересованных лиц;
· представлять цели коммуникации, по какому вопросу необходимо принять решение или какое действие инициировать (без пустых разговоров, отвлекающих от дела);
· к обсуждениям приступать, когда участники достаточно подготовлены и обладают исходной информацией;
· минимизировать спонтанные отвлечения сотрудников несрочными и неважными вопросами.
Эти требования действительно важны, их соблюдение поможет выстроить эффективные коммуникации, а значит и повысить шанс успешно выполнить проект (отсутствие продуктивного общения – одна из распространенных причин провала).
Для выработки правил, дающих четкие ответы на обозначенные вопросы, а также для обеспечения продуктивной совместной деятельности в проекте, создается система управления коммуникациями.
Задание 1.
Определите, какие из ключевых требований к организации коммуникаций верны, а какие нет:
1. максимизировать спонтанные отвлечения участников несрочными и неважными вопросами
Верно/неверно
2. обеспечивать доведение информации до участников обсуждения во время встречи, а не до встречи.
Верно/неверно
3. обеспечивать доведение принятых решений и рабочей информации только для участников команды
Верно/неверно
4. определить и соблюдать режим встреч с командой проекта
Верно/неверно
5. представлять цели коммуникации, какой вопрос необходимо решить или какое действие инициировать.
Верно/неверно
6. к обсуждениям приступать, когда участники достаточно подготовлены и обладают исходной информацией
Верно/неверно