Система управления коммуникациями в проекте

В данном разделе не будем говорить о психологических особенностях коммуникаций, а сосредоточимся на формальной стороне вопроса. Типовая система управления взаимодействиями команды проекта состоит из:

· организационной структуры и ролей (см. лекцию «Команда проекта»);

· плана коммуникаций;

· информационной системы сопровождения проекта.

Далее подробно рассмотрим вопрос создания плана коммуникаций. Вопрос применения информационных систем зависит от конкретных задач управления проектом, достаточно широк и выходит за рамки настоящего раздела.

План коммуникаций – компонент плана управления проектом, описывающий, как будет происходить планирование, структурирование, мониторинг и контроль коммуникаций по проекту.

Плaн коммуникаций представляет собой комплексный документ, включающий в себя следующие разделы, описание которых будет дано ниже:

· План регулярных коммуникаций.

· Типичные задачи взаимодействия участников команды.

· Методы и технологии, используемые для передачи информации.

Перед тем как создать план, стоит собрать требования к коммуникациям со стороны участников проекта как относительно содержательной части коммуникаций, так и относительно механизмов передачи информации. Такие требования к организации взаимодействия рекомендуется структурировать:

· требования в интересах управления;

· требования в интересах взаимодействия команды;

· требования в интересах информационного обеспечения заказчика;

· личные требования участников команды.

Требования собираются, фиксируются, обсуждаются и на их базе разрабатываются правила, составляющие основу плана коммуникаций. Правила могут меняться в течение проекта, и на этот случай есть возможность внесения изменений в план коммуникаций. Важно, чтобы эти изменения были как можно скорее доведены до команды и заинтересованных лиц.

Ведь в ходе работ по проекту может выясниться, что в плане коммуникаций не учли что-то важное, например, забыли зафиксировать, где хранить конечную версию документа. Либо, напротив, заложили в план неработающие правила: договорились встречаться в 8 утра каждый день.

Разберем подробнее каждый раздел плана коммуникаций.

1. План регулярных коммуникаций включает в себя все мероприятия по взаимодействию участников, которые должны выполняться на регулярной основе. Такие, как:

· совещания команды;

· совещания с представителем заказчика;

· подготовка отчета.

Фактически этот план является составной частью расписания работ проекта, но содержит организационные действия. Наличие такого плана значительно облегчает проведение встреч, т.к. они уже введены в систему, о них не надо договариваться специально. Следствие из этого свойства – отклонение от данного плана без внесения корректив – сигнал о том, что в проекте не все хорошо с управлением и возможны проблемы с ходом реализации.

2. Типичные задачи взаимодействия участников команды. В данном разделе плана коммуникаций перечисляются типичные задачи, которые требуют коммуникаций, например, постановка задач, решение срочных вопросов, согласование проектных решений. Эти задачи сводятся в таблицу, и для них определяется наиболее подходящий с учетом требований участников режим коммуникаций.

Например, типичные задачи можно оформить в виде следующей таблицы.

3. Методы и технологии, используемые для передачи информации. Спектр возможных форм и инструментов коммуникаций чрезвычайно широк, более того – активно развивается. Приведем некоторые из них.

а) Электронные инструменты (в скобках указаны наиболее распространенные):

· электронная почта (Yandex, Mail, Google и т.д.);

· телефон, СМС;

· социальные сети (VK, Facebook);

· мессенджеры (Viber, Telegram, WhatsApp);

· групповые видеоконференции (Skype, Zoom);

· выбор времени встречи, опросы (Xoyondo, Mentimeter, Google формы);

· системы электронных досок с карточками (Trello, Evernote, Kanban);

· облачные хранилища файлов (Google.disk, DropBox, Yandex.disk);

· системы управления задачами.

б) Для очной работы:

· маркерная доска;

· флипчарт;

· переговорная (помещение для общей работы);

· любые места для встреч.

Одна из задач управления коммуникациями – определить, какие инструменты будут использоваться:

· для общения командой;

· для общения один на один;

· для оповещений;

· для предоставления отчетов;

· для хранения информации.

При использовании электронных инструментов обязательно нужно учитывать вопросы информационной безопасности. Существенными являются следующие вопросы:

· предотвращения доступа третьих лиц к информации (работа с незащищенными сервисами, размещение информации в открытых или публичных группах);

· зависимость от какого-то участника команды (например, случаи, когда совместные электронные ресурсы зарегистрированы на одного из участников команды, который по каким-то причинам выходит из проекта).

4. Коммуникации в ходе совместных работ