Общие положения
1.1. Архив организации – самостоятельное структурное подразделение или входит в состав другого структурного подразделение, которое осуществляет хранение, учет, комплектование, использование архивных документов.
1.2. Архив организации входит в состав структурного подразделения – отдел кадров.
1.3. Архив организации руководствуется:
- Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125 – ФЗ «Об архивном деле в РФ» (с изменениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.);
- Областным законом от 25 марта 2005 г. № 5 - ОЗ «Об архивном деле Свердловской области» (с изменениями, внесенными областными законами от 15 июня 2009 г. № 41 – ОЗ и от 19 октября 2009 г. № 81 – ОЗ);
- соответствующими методическими документами Управление архивами Свердловской области, государственного (Муниципального) архива, источником комплектования которого является организация, распорядительными документами организации и Положения об архиве;
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации с указанием сроков хранения(утвержден приказом Минкульта России от 25 августа 2010г.№558);
- Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19(ред.от 16.02.2009) "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007 N 9059)
1.4. Архив организации, возглавляется специалистом по кадрам, а функции возглавляются на лицо, ответственное за ведение архива.
1.5. Положение об архиве организации разрабатывается на основании примерного положения и утверждается руководством организации.
1.6. Архив организации работает по плану, утверждаемым директором организации и отчитывается перед ним в своей работе.
1.7. Контроль за деятельностью архива организации осуществляется руководителем организации.
Состав документов архива
В архив поступают:
2.1.законченные делопроизводством организации документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 5 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;
2.2. документы постоянного хранения и по личному составу.
2.3. служебные издания;
2.4. научно-справочный аппарат к документам архива.
Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
3.1.3. подготовка и своевременная передача документов организации на хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;
3.1.4. осуществления совместно с экспертной комиссией контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве организации;
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений техникума, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;
3.2.2 разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии МБУНТГО «Архив» и передачи документов организации на государственное хранение;
3.2.3. составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы организации и экспертно-проверочной комиссии;
3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых документов и дел;
3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;
3.2.6. Организует использование документов: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
3.2.7.проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии организации;
3.2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел организации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив организации;
3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации;
3.2.10. ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы организации.
Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях техникума.
4.2. запрашивать от структурных подразделений техникума сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
4.3.требовать от руководителей структурных подразделений соблюдения установленных сроков передачи документов в архив, обеспечения полноты состава и объема передаваемых документов
Ответственность архива
5.1. архив несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
Организация работы архива
6.1.планирование работы и отчетность архива;
6.2.конкретные сроки (в рамках установленного периода) передачи
документов в архив
6.3. состав документов (акты, описи), по которым передаются дела в архив:
6.4. режим работы архива, порядок доступа к его документам;
6.5. порядок приема-передачи документов при смене руководителя архива
(должностного лица, ответственного за архив);
6.6. порядок приема-передачи документов при реорганизации(ликвидации) организации.
Ответственный за ведение архивом С.Н. Петрова