Первичку необходимо привести в порядок. Даже техническая ошибка в документах обернется тем, что на проверке инспекторы придерутся к расходам. Поэтому любые недочеты безопаснее исправить. Проблема в том, что сам покупатель не вправе вносить корректировки. Вам придется обратиться к поставщику, чтобы тот переделал оба экземпляра первички. А чтобы убедить контрагентабыстрее привести документы в порядок, воспользуйтесь образцами писем, приведенных ниже.
В таблице разберем, какие ошибки поставщики и подрядчики допускают в накладных и актах и как быстро они исправляют документы. Какие ошибки наиболее критичны и почему их нужно исправить.
| В чем ошибся поставщик | Почему важно переделать «первичку» | |
| Указал неверное название, ИНН или КПП Вашей организации. | Вы не вправе признать расходы по документам, оформленным на чужую компанию. Налоговики посчитают, что Вы не подтвердили траты (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ),т.к. из-за ошибки в накладной или акте они не могут идентифицировать покупателя или заказчика (письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547). | |
| Не поставил подпись или дал расписаться неизвестно кому. | Подпись ответственного лица с расшифровкой — обязательный реквизит любого первичного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — Закон № 402-ФЗ). Хотя ст. 54.1 НК РФ запретила снимать расходы только из-за подписи неустановленного лица, налоговики точно придерутся к документам, если визы сомнительные (письмо ФНС России от 13.07.2017 № ЕД-4-2/13650@). | |
| Поставил более ранние или поздние даты, чем следовало. | Нестыковки в датах самые критичные, потому что из-за ошибок инспекторы сделают вывод о мнимых сделках. Фирмы обязаны составлять «первичку» в момент отгрузки или непосредственно после нее. А это означает: день в день (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Если в датах беспорядок, налоговики посчитают сделки фиктивными. Закон запрещает принимать к учету документы, которыми оформлены несуществующие операции (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Если не докажете реальность сделки, судьи поддержат налоговиков (постановление арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 31.07.2017 № Ф04-2926/2017 и Московского округа от 26.01.2017 № Ф05-22282/2016). | |
| Неправильная цена или стоимость товара. | Налоговики могут придраться к документу и снять расходы, поскольку арифметические ошибки мешают выяснить точную стоимость покупки (письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547). | |
| Нет конкретных названий работ и услуг. | Из акта неясно, какие именно работы или услуги Вы получили. Налоговики снимут расходы, если Вы не докажете реальность сделки (определение Верховного суда РФ от 27.02.2017 № 307-КГ16-1709, постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.02.2014 № Ф07-10325/2013). | |
| Внес в одну накладную больше товаров, чем можно перевезти на автомобиле. | Налоговики сверяют общий вес товаров в накладной и грузоподъемность автомобиля, который все перевозил. Если в накладной больше, то посчитают сделку нереальной и снимут расходы (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 17.02.2016 № Ф08-551/2016). |
Ø Письмо № 1.
Письмо с угрозой о фиктивной сделке подойдет если:
ü в первичке неверные реквизиты компании,
ü беспорядок с подписями,
ü ошибки в названии товаров,
ü неточная стоимость и т. п.
ü если поставщик выписал при двух отгрузках одну накладную.
Поясните поставщику, что налоговики могут заподозрить, что сделка фиктивная и снять расходы по ней не только у Вас, но и у контрагента. Ведь поставщик указал в накладной неверные данные. Значит, не может подтвердить, что действительно реализовал товары.
Ø Письмо № 2.
Письмо с угрозами про черный список банков подойдет, если Вы получили акт, в котором нет расшифровки работ или услуг. Вы составите платежку с формулировкой из «первички», и наверняка банкиры затребуют документы.
В письме пообещайте контрагенту, что в назначении платежа Вы укажете «информационно-консультационные» или прочие непонятные услуги. Банкиры насторожатся и попросят подтверждающие бумаги. И если Вы принесете им то, что есть, неприятности грозят как Вашей компании, так и контрагенту. Специалисты банков включают подозрительные фирмы и их клиентов в черный список.
Ø Письмо № 3.
Письмо с угрозой неоплаты подойдет, если:
ü Вы еще не платили контрагенту,
ü в накладной или акте нет подписи либо расшифровки товаров, работ, услуг.
В письме контрагенту напишите, что если в накладной нет подписей или стоят подписи неустановленных лиц, факт поставки товаров не доказан (определение ВАС РФ от 09.04.2014 № ВАС-3782/14). Пригрозите, что Вы можете не оплачивать покупку по накладной без подписи продавца. А если поставщик подаст в суд, ему будет сложно доказать, что он действительно отгрузил товары (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 08.08.2017 № Ф03-2794/2017и постановление ФАС Поволжского округа от 18.09.2013 № А12-31888/2012).
Если из документа неясно, какие именно работы выполнил подрядчик и сколько они стоят, судьи не удовлетворят требование кредитора (постановление Арбитражного суда Московского округа от 17.05.2016 № Ф05-3348/2016).
Ø Письмо № 4.
Письмо с пояснением о налоговых потерях подойдет, если Вы купили что-то у поставщика на общем режиме, а он выдал Вам документы, оформленные будущей датой.
Напишите напоминание контрагенту о том, что при общем режиме организации начисляют НДС и налог на прибыль на дату отгрузки, подтвержденную документами. Если контрагент отгрузил товар в одном квартале, а выписал бумаги в другом, то, скорее всего, он неверно посчитал налоги. Предупредите, что налоговики могут оштрафовать за занижение налога на 20% от суммы по статье 122 НК РФ.
Ø Письмо № 5.
Письмо с требованием санкций подойдет, если в договоре есть условие о санкциях за не вовремя выданные или ошибочные документы.
Напомните контрагенту в письме, что в договоре Вы предусмотрели санкции за неправильные документы. Поясните, что из-за недостатков в бумагах Вы рискуете потерять расходы. И в таком случае имеете право получить с контрагента компенсацию. Добавьте, что, поскольку в Вашем договоре есть условие о документах, суд примет Вашу сторону (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.06.2017 № Ф08-2428/2017).
На заметку: Есть 2 способа исправить «первичку»:
ü выписать новый документ с датой и номером исправления
ü внести исправления в старый.
Если поставщик или подрядчик вносит правки, то он должен зачеркнуть неверные сведения в двух экземплярах, записать правильные, рядом поставить дату и заверить правки.
Около исправлений в документе расписывается сотрудник, который его составил, а рядом с визой он укажет свою фамилию, инициалы и должность (ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Письмо № 1
| Письмо № 2
|
Письмо № 3
| Письмо № 4
|
Письмо № 5
|