Экономическая информация
Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач управления народным хозяйством и его звеньями, называется управленческой.
Экономическая информация (ЭИ) – это совокупность различных сведений экономического характера, используемых для планирования, учета, контроля, анализа и управления народным хозяйством и его звеньями.
Виды экономической информации
· по функциям управления – учетная, плановая, статистическая, оперативного управления и др.;
· по месту возникновения – внутренняя и внешняя;
· по стадиям образования – первичная и вторичная;
· по способу представления – цифровая, алфавитно-цифровая, графическая;
· по стабильности – переменная, условно-постоянная, постоянная;
· по полноте – недостаточная, достаточная, избыточная;
· по истинности – достоверная, недостоверная;
· по временному периоду возникновения – периодическая и непериодическая.
Структурные единицы ЭИ – реквизиты, показатели, документы, массивы.
Реквизиты выражают определенные свойства объекта и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
Реквизит-признак характеризует качественные свойства объекта (н-р, Ф.И.О. исполнителя, наименование работы).
Реквизит-основание дает количественную характеристику объекта, выраженную в определенных единицах измерения (н-р, количество изделий в штуках, цена продукта в рублях).
Реквизиты имеют наименования и значения. Область значений описывается форматом.
Формат определяет тип и максимальную длину значений. Тип может быть числовым, символьным, логическим и дата/время. Для записи формата используются определенные символы.
Н-р, в формате цифра 9 означает позицию десятичной цифры, А – буквы, Х – любого символа, В – двоичной цифры (0 или 1).
Примеры записи форматов
| Код производителя | Наименование продукта | Наличие нитратов в продукте | Дата анализа | |
| картофель | 05.07.06 | |||
| арбуз | 12.06.06 | |||
| дыня | 27.07.06 | |||
| Формат | или 9(3) | ААААААААА илиА(9) | В | ДД.ММ.ГГ |
Совокупность реквизита-основания и логически связанных с ним реквизитов-признаков, имеющих экономический смысл, образует показатель.
Пример показателя
| Цех | Ф.И.О. | Количество изделий, шт. |
| Макаров И. И. |
На основе показателей строятся документы.
Документ – материальный объект, содержащий информацию, оформленную в установленном порядке, и имеющий правовое значение в соответствии с действующим законодательством.
Экономические объекты широко применяют различные документы (платежные поручения, акты, сводки, ведомости и т. д.) для отражения своей деятельности.
Совокупность документов одного вида, объединенных по определенному признаку, образует массив.
Пример массива – множество финансовых отчетов предприятий некоторой отрасли.
Автоматизированная информационная система (АИС) – это совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств, а также специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.
Важнейший элемент АИС – информационное обеспечение (ИО). Это информация, характеризующая состояние управляемого объекта и являющаяся основой для принятия управленческих решений. Одним из компонентов ИО является информационная база.
Информационная база включает внутреннюю и внешнюю информацию, хранящуюся на различных носителях.
Внутренняя – финансово-хозяйственное состояние экономического объекта в различные временные интервалы.
Внешняя – состояние рынка и конкурентов, процентные ставки и цены, налоговую политику и др.
Внемашинная организация экономической информации
Информационная база АИС состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.
Внемашинная – та часть ЭИ, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств.
Внемашинная часть представлена различными документами. Документы классифицируют по:
· сфере деятельности – плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.
· отношению к объекту управления – входящие, исходящие, промежуточные, архивные;
· содержанию хозяйственных операций –материальные, денежные, расчетные;
· назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные;
· способу использования – разовые и накопительные;
· способу заполнения – заполняемые вручную или при помощи технических средств.
В документе выделяется:
· заголовочная часть, которая включает: наименование объекта, характеристику документа (индекс), наименование документа, зону для проставления кодов, постоянных реквизитов-признаков;
· содержательная часть, которая представленаобычно в виде таблицы, где располагаются показатели;
· оформляющая часть, в которой содержатся подписи лиц, ответственных за правильность его составления, а также дата составления.
Классификация – это распределение множества объектов на подмножества в соответствии с установленными признаками сходства или различия.
Признак сходства или различия, положенный в основу классификации, называется ее основанием.
Совокупность правил классификации и результат классификации называется системой классификации.
Существует две системы классификации – иерархическая и фасетная.
В фасетной системе заданное множество объектов делится на группировки по нескольким независимым признакам (фасетам). Пример – классификация промышленной продукции «Обувь»: по материалу, по качеству, по половозрастному признаку.
Иерархическая система – когда какое-либо множество объектов подразделяется на классы, подклассы, группы и т.д. последовательно, по взаимоподчиненным основаниям. Пример:
Кодирование информации – это образование и присвоение кодового обозначения объекту классификации, признаку классификации и(или) классификационной группировке.
Коды позволяют: уменьшить объем информации, вводимой в ЭВМ; облегчить запись на машинные носители; осуществить поиск и сортировку; обеспечить наглядность выходных документов.
Коды классифицируют по:
· форме представления – цифровые и алфавитно-цифровые;
· длине – однозначные и многозначные;
· методу образования – порядковые, серийно-порядковые, разрядные, комбинированные.
Порядковый – объектам присваиваются порядковые номера, начиная с единицы.
Серийно-порядковый – выделяются серии номеров, а внутри серии – присваиваются порядковые номера.
Разрядный метод – для кодирования объектов, определяемых несколькими соподчиненными признаками. Каждому признаку классификации –определенное число разрядов, в пределах которого кодирование начинается с единицы.
Пример. Составить код студента, который обучается в институте, где: 2 отделения (дневное и заочное); 5 факультетов; на дневном отд. – 4 курса, на заочном – 5; на каждом курсе– не более 6 групп; в группах – не более 35 студентов. Тогда структура кода студента такова:
| Код отделения | Код факультета | Код курса | Код группы | Порядковый номер студента в группе |
| Х | Х | Х | Х | ХХ |
Длина кода студента – 6 разрядов.
Коды проставляются согласно классификаторам. Классификатор – систематизированный свод наименований объектов и их кодовых обозначений. Они делятся на общегосударственные (н-р, классификатор отраслей народного хозяйства), отраслевые (н-р, классификатор видов оплат в легкой промышленности) и локальные ((н-р, классификатор структурных подразделений предприятия).
3. Внутримашинная организация экономической информации
Внутримашинная часть информационной базы АИСхранится на машинных носителях в отдельных не связанных между собой файлах данных или в едином месте, называемом базой данных (БД).
Файловая организация данных для обработки больших массивов информации, часто используемых многими, имеет ряд недостатков:
1) высокая степень избыточности данных в файлах;
2) жесткая связь данных и прикладных программ;
3) нет возможности установки связи между данными разных файлов;
4) ограниченный контроль данных;
5) недостаточные возможности управления данными.
Причины, обусловившие появление и быстрое развитие БД:
· недостатки файловой организации;
· необходимость централизации данных с целью коллективного доступа к ним;
· повышенные требования к скорости обработки и достоверности данных;
· технический прогресс в аппаратных средствах.
БД в общем смысле можно определить как определенным образом организованную совокупность данных.
База данных – это именованная совокупность данных, отображающая состояние объектов, их свойства и взаимоотношения в некоторой предметной области.
Объектом может быть предмет, вещество, событие, лицо, явление, абстрактное понятие, то есть все то, что может характеризоваться набором значений некоторой совокупности атрибутов.
Атрибут – это информационное отображение свойства объекта. Н-р, объект «книга» характеризуется атрибутами – «наименование», «авторы», «количество страниц», «тираж», «цена» и др.
Предметная область – это часть реального мира, которая описывается и моделируется с помощью БД.
Преимущества БД
1. БД можно рассматривать как информационную модель объекта, от обоснованности, точности и достоверности которой во многом зависит эффективность управления объектом.
2. В БД информация хранится централизованно. Многие могут иметь возможность доступа, просмотра и изменения данных в одно и то же время, при этом пользуясь самой последней версией информации. Легче изменять и согласовывать данные. Экономится дисковое пространство.
3. Организация данных в базах дает возможность быстрого поиска, отображения и анализа данных.
БД представляет собой новый подход к организации данных. Возможно обращение к данным без знания физического расположения их в памяти компьютера, вследствие чего доступ к данным и их обработка более просты. Разработка прикладных программ, использующих БД, становится проще, быстрее, дешевле.