Комус сервис, ремонт 8495 984 64 78
Заказ:
Сайт https://www.komus.ru/
Логин: shepeleva.y@fatergroup.com
Пароль: fater123
- Кидаем в корзину что нужно, сравниваем с бюджетом в файле Komus Tracking
Распределяем всю сумму по категорям + неожиданные расходы – туда кидаем всякие необычные штуки типо ламп для сотрудников, перегородок, рюкзаков для Димы Г и тд.
- Если все в бюджет умещается – кидаем print screen Юле на ее ок. Если ок, то...
- Пишем письмо Диме Г с Юлей в копии с названием 
Там всегда один текст (можно менять по желанию:D)
Dear Dmitry,
Kindly ask you to approve the following Komus order (tracking attached)
Unexpected expenses are as following… (если кто-то заказал что-то дополнительно. Например, картридж для Анны)
И далее ниже вставляем в письмо скрин заказа, скрин из файла komus tracking, сам файл также нужно прикрепить к письму.
- Если Дима пишет approved – на сайте комус выбираем оформить заказ – там уже все стоит как нужно по параметрам
- Когда заказ привозят –ставим печать для Комуса и для себя в накладную, пишем ФИО и дату (обязательно дату не забыть). Так мы подтверждаем, что мы приняли товар и распаковываем/раскладываем все. Распаковывать удобно канцелярским ножиком.
Если сломался принтер или кофемашина – ремонт заказать можно тоже в комусе, для этого нужно позвонить в службу поддержки.
8. Заказ воды
Пишем 
n9213019@yandex.ru ИРИНА Полякова 8 903 7275137
Образец заказа (хотя я уже обычно просто говорю 5 бутылей королевской):
Когда приезжает доставщик – ему в бумажке написать сколько пустых сдали и нашу печать. На торге также поставить дату, печать и ФИО.
Одну бутыль обычно пьют 2 дня. Заказывать лучше, когда еще есть 1-2 бутылки, чтобы не остаться без воды совсем. После заказа воду привозят на следующий день.
|
|
* Самое важное на Комус:
-- Молоко 3,5% Palamat
-- Сливки по 200г Palamat
-- Кофе (Paulig вкусный, но пробуем разные) (одно кофе должно быть в запасе всегда)
-- Чай зеленый/черный в пакетиках + можно чаи вкусные тип липтон с мандарином и тд
-- Вода!!! Всегда АРХЫЗ негазированная 0,33л и 0,5 и легенда Гор Архыз, если архыз не будет (я обычно заказываю на 2 недели 6 шт по 0.5 и 4 по 0.33 (в одной штуке 12 бутылок))
-- Тоилет Пейпер Luscan
-- Бумажные полотенца Tork в вотерклозет (Арт. 52333)
-- Бумажные полотенца в рулонах (Арт. 317396)
-- Батарейки по мере использования
-- Канцелярия (в том числе папки для доков)
-- По запросу Димы Г что-то
-- Еда, что попадает в категорию снеки (конфеты, зефир, вафли, круассаны, батончики, сухофрукты в упаковках, сушки, сухари, печеньки и т.д. – фрукты тоже можно)
Можно посмотреть в личном кабинете историю заказа.
Следить также за наличием:
Бумажных стаканчиков (200 мл, 100 мл), воздухоосвежителей, жидкости для мытья посуды, обычных салфеток, бумаги для печати и т д.
Нужно заказывать картриджи для принетров так, чтобы один дополнительный был в запасе.
9. Почта – ключ от ящика почтового на первом этаже выдаст Юля – утром раз в неделю смотрю внизу ящик – если есть уведомления с почты – заполняю свои паспортные данные на обороте, делаю доверенность с печатью и подписью Димы Г (каждый раз нужна новая доверенность, так как ее на почте забирают). Образец доверенности в папе Samples.
10. Покупка, если мы еще не работали с этой компанией:
Иногда тербуется купить что-то или заказать новую услугу. Например, техническое обслуживание кондиционера или покрытие солнцезащитной пленкой окон в офисе. В этом случае мы работаем с новым поставщиком, то есть с новой компанией.
|
|
В этом случае необходимо выполнить следующие действия (эта процедура действительна во всех случаях):
1. запросить у поставщика шаблон договора и реквизиты – проверяем. Также запрашиваем у них коммерческое предложение.
Пример КП:
2. пишем Диме Г запрос на одобрение покупки.
3. заполняем бланк на кодировку поставщика (образец есть у Юли),
обновляешь данные в соответствии с новой и направляешь запрос на "присвоить код новому поставщику" к Альберино Баттальола (Юля в копии).
Alberino Battagliola <battagliola.a@fatergroup.com>
К письму прикрепляешь заполненный бланк с данными поставщика.
4. пересылаешь мэйл с подтверждением Димы Г/либо подписанный договор (что быстрее) на имя Франческо Мартино (Юля в копии) с просьбой создать PO номер, указав ему код поставщика, имя, сумму без НДС, и вид услуг. Во вложении КП или договор.
Francesco Martino <martino.f@fatergroup.com>
5. после оказания услуг подписываем акт приемки, проверяем, что имеем все документы (счет, акт, счет-фактуру), и Юля оплачивает. Либо сначала Юля оплачивает по счету (если предоплата).
Также еще лучше всегда заключать договор, потому что потом Мазар попросит предоставить договор, где подробно описана услуга.
Потом, когда уже привезут товар со всеми документами, нужно будет на счете фактуре написать карандашом PO номер, который нам отправил Франческо.
11. Покупка или заказ услуг, если мы уже работали с этой компанией. (на примере Комуса)
|
|
В этом случае не нужно запрашивать код поставщика у Альберино Баттальола, код поставщика уже есть у Юли.
1. Запрашиваем КП на покупку. Отправляем запрос Диме Г на одобрение.
2. пересылаешь мэйл с подтверждением Димы Г на имя Франческо Мартино (Юля в копии) с просьбой создать PO номер, указав ему код поставщика, имя, сумму без НДС, и вид услуг. Во вложении КП. Код поставщика скажет Юля.
Потом, когда уже привезут товар со всеми документами, нужно будет на счете фактуре написать карандашом PO номер, который нам отправил Франческо.
Таможня.
Нужно отправлять письма Московской таможне, а также оплачивать штрафы.
1. От таможни приходит уведомление о вызове на составление протокола. 
В ответ на это уведомление необходимо отправить письмо с просьбой рассмотреть дела без директора.
2. Потом на почту приходят копии протоколов, определения, представление и постановления. На основе постановлений Юля оплачивает штрафы. После этого нужно отправить в таможню (mt-oar@ctu.customs.ru) сканы платежек, представления и постановления, а также письмо о том, что мы получили постановления.
3. После этого лучше позвонить в таможню и сказать, что штрафы оплачены и все документы отправили по почте. Номер 8 495 276 48 32 или 8 495 276 48 34 – отдел административных расследований, лучше попросить соединить с тем сотрудником, который отправлял нам сообщение о вызове на протокол. (Это может быть Надия Усманова, Аурика Ионовна Бернацкая или Паршин Владимир Игоревич или кто-то другой).