Письмо для приемника
1. Дистрибьютеры: получение счетов, торг-12 и cmr. Контроль транспортных, что все присылают во время.
У нас есть дистрибьютеры из России (Alidi Nord, Alidi Predpriyatiye, AP TRADE, CDC, DMS Omsk, DMS Krasnoyarsk, DMS Irkutsk, DMS Novosibirsk, Kavkaz torg, NDC, Magnat, Smile, Transazia). Для них пакет доккументов счет + торг-12
И так же зарубежные дистрибьютеры (Anungoo, Arge, Apple City, Engin, SAV Stolitsa, SAV Karpaty, STV, Diplomat). Для них пакет документов счет + cmr
· Не забывать проверять печати, подписи и даты получения груза на торг-12 (ниже корректный документ)
· Если нет даты получения груза в накладной (это случается достаточно часто) – ниже контакты от дистрибьютеров у кого можно уточнить и поставить ручкой. 
Alidi Nord
Alidi Predpriyatiye
AP TRADE, CDC
DMS Omsk
DMS Krasnoyarsk
DMS Irkutsk
DMS Novosibirsk
Kavkaz torg
NDC
Magnat
Smile
Transazia
2. Файл с tags – делать этикетки для папок и др
3. Курьер
Отправка:
Сайт курьер сервис экспресс -> Номер договора 2210 (его спрашивают, когда звонишь в службу поддержки опрераторам)
Логин: ФАТЕР ИСТЕРН ЕВРОПА
Пароль: Fater123
Для Москвы всегда ставить «суточная», для МО «стандартная». Все остальные обязательно попадают под категорию «срочная»
Для отмены/изменения заказа – звонить по телефону операторов. Во время заполнения поля получателя – написать в примечания что отправляем (если произойдет какой-то конфликт, можно посмотреть)
Если закончились конверты КСЕ – звоним оператору и заказываем расходники (обычно 100 шт.) Тут спросят номер договора.
Для международных отправлений - Proforma-invoice for worldwide (юр. лицо) – заполнить на анг-русском языках в трех формах. Все образцы в папке Курьер на компе.
4. Работа с Invoice, TORG-12, CMR и транспортными накладными FATER.
Первичные документы со склада:
Каждую неделю привозят документы со склада. Эти документы делятся на документы Fater приход и Fater расход. Фатер расход это документы P&G (проктер) – ими занимается Аня, она поручит эти документы по папкам сложить и проверить на правильность сумм в них (Аня все раскажет). Фатер приход – это первичные документы со склада, когда товар отгрузили на перевозку к дистрибьютерам. Из этих документов нужны только счета фактуры (Invoice).
Пример:
Эти документы нужно отсканировать и подгрузить на сайт в папку Invoice в соответствующий месяц. На скане папка, куда подгружаются счета фактуры к торгам. Счета фактуры к цмр подгружаются в другую папку (см. Пункт CMR)
Одновременно нужно отметить получение счет фактуры в нашем файле Order management. (Юля, покажет, где он находится) (просто пишим INVOICE)
Потом, когда уже приедут документы ТОРГ или ЦМР – можно будет закрасить ячейку зеленым.
Сами оригиналы счетов фактур нужно положить в папку Fater Invoices & delivery notes may 2018 (как пример).
По перевозкам по России комплект документов состоит из счета фактуры, ТОРГ-12 и транспортной накладной. Про счет фактуру я уже писала.
ТОРГ-12 (товарнную накладную) привозят вместе с транспортными накладными.
Красным выделен номер ТОРГа, по нему можно найти документ в файле Оrder management.
Должна быть обязательно печать дистрибьютера, ФИО, Подпись и дата (доказывает, что товар к ним поступил) Печать обязательна! У меня был случай, когда от Кавказ торга не было печати. Я писала Юлии Конаныхиной (см. Еженедельные запросы для поставщиков) и просила прислать правильные документы.
ТОРГ-12 нужно отсканировать и подгрузить на сайт в папку TORG-12
Одновременно нужно отметить получение торга в нашем файле Order management.
Так как получен полный комплект документов (счет-фактура, которая была загружена ранее, когда пришли первичные документы для склада и ТОРГ) можно закрасить ячейку зеленым.
Сами оригиналы торгов нужно положить в папку Fater Invoices & delivery notes may 2018 (как пример взяла май), где уже ранее мы ложили счет фактуру.
Если в течение 30 дней не пришли торги – писать запрос перевозчикам. (см. Еженедельные запросы для перевозчиков).
Могут привезти копии торгов и транспортных накладных от АсстраРус. Нужно их хранить,пока не прийдут оригиналы.
Транспортые накладные. Их не нужно сканировать и подгружать. Просто сложить в папку Fater transport docs. Транспортные накладные может запросить налоговая. Если их нет по какой-то причине – нужно запросить у перевозчика. У них все есть.
Перевозки за границу.
СMR.
Комплект документов состоит из счета фактуры и СMR. Про счет фактуру я уже писала. CMR также сканируем и подгружаем на сайт. Счета фактуры по СMR и сами СMR подргужаем в папку CMR&Export docs.
ЦМР – это очень важно!
Кроме ЦМР еще приходят ГТД (таможенные декларации), мы их также сканируем и подгружаем в папку CMR&Export docs. Я их называю также как счет фактуру, но добавляю в название D 
Декларации мы в оrder management не отмечаем. Оригиналы складываем в папку FATER declarations.
Важно!!! ЦМР и декларации запрашивает у нас МАЗАР (бухгалтерия) для предоставления в налоговую, чтобы подтвердить экспорт товаров за границу. ЦМР запрашивают по Applecity (дистрибьютер) (если нет – запрос у АсстраРус), а по остальным запрашивают Декларации.
Таким образом, в нашем файле Оrder management на сайте google мониторится наличие всех документов счетов фактур, CMR, TORG-12.
https://docs.google.com/a/fater.it/spreadsheets/d/1sF-AhEgvSJnLnHCSYVLx6Gfhkv2AZvECkS71CNFh4VM/edit?usp=sharing
Все сортируется по invoice number. Если все документы есть в наличии, а также подгружены их сканы на сайт в соответствующую папку (Юля покажет) – ставлю Invoice/TORG-12 (для торг-12) или Invoice/CMR (для цмр). И выделяю зеленым.
Период ожидания для СМR – 1,5 месяца, для ТОРГ-12 – один месяц, начиная с даты,указанной в документе. Если время прошло, а документов еще нет, то нужно запросить их у перевозчиков.
5. Еженедельные запросы для перевозчиков
Каждую пятницу кидаем список с отсутствующими CMR и TORG-12.
У нас есть три перевозчика:
ASSTRA – CMR + торг-12 в файле Transit 2017_v4_16102017 (там адреса доставки всех дистрибьютеров, желтым выделено кто возит и сколько дней это занимает) – обновленный файл нужно запросить у Елены логиста.
Все образцы документов на компе в папке Еженедельные запросы для перевозчиков.
Schenker – CMR и торг-12
Dialavtotrans – торг-12
Пример письма:
*Есть еще Dialgroup logistics – контакт Юлия Конаныхина u.konanykhina@tkdial.ru – ей писать в случае если нет торг-12 от KAVKAZ TORG и адрес доставки «ступинский район» - это перемещения товара внутри склада и торг предоставляет диал лоджистик
Контакты для запросов:
Asstra olga.nozdrin-plotnitskaya@asstra.com Ольга Ноздрин-Плотницкая
Schenker Elena.Semyonova@dbschenker.com Елена Семенова – для торг
evgenya.shevchenko@dbschenker.com Евгения Шевченко - CMR
Диалатотранс a.nefedov@tkdial.ru Александр Нефедов
Если запросили документы из налоговой или аудиторы, а этих документов еще нет – пишем им и просим отправить срочно документы. Они всегда их отправляют. Только писать нужно настойчиво.
Подтвержение экспорта. Уведомления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.
Также для подтвержения экспорта у нас МАЗАР (бухгалтерия) запрашивает для предоставления в налоговую Уведомления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов по двум дистрибьютерам: Applecity и ARGE. Applecity и ARGE обычно нам сами отправляю эти документы, они лежат на полке в папке Applications for import and taxes. Также нужно сканы подгрузить на сайт в папку, где ЦМР. Если Мазар их запросили, а у нас еще нет таких документов – нужно написать в Applecity и ARGE.
Контакты:
Мадина Сайфутдинова, APPLECity Distributors, Зам. главного бухгалтера по налоговой отчетности
Тел. моб.: +7 701 8466684
Тел. раб.: +7 727 2500550, доп.: 167
e-mail: saifutdinova.m@applecity.kz
|
“ARGE BUSINESS” LLC
47/1 Sharuri Str. Yerevan 0043, Armenia
Tel: +374 10 464633
Mob.: +374 98 57 00 32
a.gazaryan@arge.am
Пример документа:
Если стоит дата 18 мая – значит скорее всего это уведомление за апрель. Чтобы убедиться, нужно посмотреть на даты, перечисленные в самом документе.
Это очень важно!!!
Ниже поясняющее письмо от Мазар:
Я хотела бы еще раз обратить Ваше внимание на пакет документов, необходимых для подтверждения экспортного НДС по 0 ставке.
При оказании услуг по транспортировке импортируемых в РФ товаров российская организация — перевозчик для подтверждения нулевой ставки НДС представляет в налоговую инспекцию следующие документы:
-договор на оказание услуг, заключенный с иностранными или российскими лицами,
-копии транспортных, товаросопроводительных или иных документов с различными отметками российской таможни в зависимости от вида транспорта и маршрута ввоза товаров в РФ.
Если товар был вывезен из России покупателем самостоятельно, то необходим следующий пакет документов:
-договор на поставку товаров, заключенный с иностранным лицом,
-таможенная декларация,
-копии транспортных, товаросопроводительных документов. В связи с этим если товар, реализуемый на экспорт, вывозится из РФ иностранным покупателем самостоятельно, то российскому экспортеру следует запросить у него копии указанных документов в целях их представления в налоговую инспекцию для подтверждения нулевой ставки НДС.
Если товар экспортируется в страны Таможенного Союза (Казахстан, Киргизия, Белоруссия),то собирается следующий пакет документов:
- договор, по которому были экспортированы товары;
- заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (Форма утверждена Приложением 1 к Протоколу от 11.12.2009 "Об обмене информацией в электронном виде между налоговыми органами государств - членов Таможенного союза об уплаченных суммах косвенных налогов" с отметкой белорусского (казахского) налогового органа об уплате НДС (освобождении или ином порядке исполнения налоговых обязательств);
- транспортные (товаросопроводительные) документы, подтверждающие экспорт товара в Беларусь (Казахстан).
На сбор документов отводится 180 календарных дней с даты отгрузки товаров. Такой датой признается дата составления первого отгрузочного документа, оформленного на покупателя или перевозчика (Пункт 3 ст. 1 Протокола о товарах).
Если мы не собираем данный пакет документов в течение 180 дней, значит реализацию товаров и налоговые вычеты нам нужно отразить в декларации по НДС и придется заплатить Налог по ставке 18% или 10% (Пункт 3 ст. 1 Протокола о товарах; п. п. 2, 3 ст. 164 НК РФ).
7. Заказ Komus
Персональный менеджер pmv028@komus.net Перцева Марина Вячеславовна – к ней обращаться вообще по всем вопросам – она оперативно все решает. Если на комус чего-то нет, а нужно – она все дозакажет и проведет через комус, будет обычный комусовский счет.
Типография Комус – там тоже очень ответственные все - ksa02@komus.net Киселева Светлана – мы делали футболки через них, и счета все обычные