Учет библиотечного фонда – совокупность правил и процедур, обеспечивающих регистрацию и обобщение сведений о величине, составе, движении фонда и его стоимости.
Учет БФ является обязательным процессом при формировании БФ и проводится в соответствии с библиотечным законодательством: а также законами и нормативными правовыми документами или актами РФ и инструкциями об учете БФ.
Учет БФ отражает поступление документов, выбытие из фонда, перемещение фонда, его величину, распределение его по содержанию (отраслям знаний) и видам. Учет документов библиотечного фонда является основой государственной статистики, отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению сохранности фонда. Он обеспечивает контроль над наличием и движением документов.
Данные учета позволяют судить о том, как скомплектован фонд, достаточно ли в нем документов по отраслям, по каким причинам выбыли документы. Если анализировать учетные документы, то можно выявить, как часто теряют читатели книги в библиотеке, что говорит о качестве воспитательной работы с читателями. Учет способствует рациональному расходованию бюджетных средств. На основе учетных документов осуществляется проверка и передача фонда при смене материально ответственного лица.
Учету подлежат все документы, независимо от вида материальной конструкции носителя и знаковой природы информации, поступающие в библиотеку, в том числе в обменный и резервный фонды, и выбывающие из библиотеки.
Не подлежат учету документы вспомогательного назначения, являющиеся рабочим инструментом библиотечного персонала (управленческая документация, программные продукты, материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда); материалы, созданные библиотекой на своем оборудовании без введения в законный гражданский оборот (тиражирования и распространения), кино- фото- и звукозаписи, предназначенные для проведения библиотечно-информационных и культурных мероприятий; документы личного и секретного характера.
Библиотека обязана:
осуществлять библиотечный (суммарный и индивидуальный) учет фондов постоянного (длительного) и временного хранения;
осуществлять учет документов в составе фонда в установленных учетных единицах;
производить оценку документов, поступающих в библиотеку без оплаты их стоимости (в порядке обязательного экземпляра, в качестве дара, пожертвования, безвозмездно), а также переоценку отдельных документов – в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Инструкцией об учете БФ;
обеспечивать преемственность организации учета в целях сопоставимости его данных;
обеспечивать возможность долговечного хранения и воспроизведения учетной документации независимо от вида используемых для учета носителей информации.
Библиотека имеет право:
устанавливать порядок учета документов данной библиотеки, исходя из ее статуса, особенностей организации и структуры фонда с соблюдением требований законодательства, нормативных и правовых актов Российской Федерации и положений Инструкции;
создавать и применять наиболее эффективные технологии (методы, способы и приемы) учета библиотечного фонда;
определять сроки хранения документов в фонде кроме документов, подлежащих постоянному (бессрочному) хранению в соответствии с законодательством и нормативными правовыми актами Российской Федерации;
устанавливать порядок исключения документов из фонда;
вводить нормативы списания документов, утраченных по неустановленным причинам (недостача);
определять условия и формы реализации исключенных из фонда документов;
определять виды и размер компенсации ущерба, нанесенного фонду пользователями библиотеки;
расширять набор учетных показателей, исходя из потребностей данной библиотеки, сети или системы библиотек.
Учетная информация, представленная в машиночитаемой форме, используется на равных правах с учетной информацией, представленной в традиционной форме.
При ведении суммарного и индивидуального учета в машиночитаемой форме создаются копии на бумажном носителе.
Основные требования к учету библиотечного фонда:
1. оперативность;
2. полнота и достоверность учетной информации.
3. документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;
4. совместимость приемов и форм учета, их надежность в условии применения традиционной и автоматизированной технологии;
5. соответствие номенклатуры показателей чета БФ аналогичным показателям государственной статистики.