Общие Правила проведения инвентаризации нами рассмотрены по теме № 4 «Первичное наблюдение и стоимостное измерение в бухгалтерском учете». Поэтому в этом вопросе мы рассмотрим особенности проведения инвентаризации основных фондов. Но вначале напомню Вам некоторые общие вопросы по инвентаризации.
Даже если учетные данные полностью соответствуют содержанию первичных документов, это не всегда означает, что при документировании фактов хозяйственной деятельности организации и их отражении в бухгалтерском учете не было допущено нарушений.
Фактически имеющееся у организации имущество может не соответствовать данным бухгалтерского учета в силу ряда причин:
1) материальные ценности могут быть подвергнуты естественным природным воздействиям, вследствие чего их количество и стоимость существенно уменьшаться; 2) возможны прямые злоупотребления (например, хищения, обмеры, обвесы и т. п.); 3) а также различные ошибки в учетных записях, в том числе допущенные и результате неправильного учета при оприходовании товарно-материальных ценностей.
Проверить полноту и достоверность бухгалтерского учета, установить, на сколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактическому объему и стоимости имущества организации, можно только в ходе полной инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
Процесс проведения инвентаризации можно разделить на три этапа:
1) подготовка к проведению инвентаризации;
2) проведение инвентаризации;
3) принятие решения по результатам инвентаризации и отражение их в бухгалтерском учете.
В чем же особенность проведения инвентаризации основных средств?
1) Инвентаризация основных средств организации может проводиться один раз в три года.
2) Форма описей для проверки основных средств:
- Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1);
Указанная опись, составленная по соответствующей форме, является первичным учетным документом.
Опись (в двух экземплярах) составляется и подписывается членами комиссии и лицом, ответственным за сохранность основных средств по каждому месту хранения ценностей. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного лица.
Если в ходе инвентаризации были выявлены объекты, которые не отражены в учете, а также объекты, по которым отсутствуют данные, ответственные лица комиссии должны включить сведения о таких объектах и их технические показатели в инвентаризационную опись. По решению комиссии эти объекты должны быть оприходованы. Их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму амортизации - по техническому состоянию объектов. Эти суммы отражаются в соответствующих актах. Описи по форме № ИНВ-1 составляются отдельно по каждой группе основных средств - производственного и непроизводственного назначения.
На каждое основное средство, взятое в аренду, составляется опись в трех экземплярах. Один экземпляр высылается арендодателю. В описи указывается срок аренды.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Следующим этапом при проведении инвентаризации является сравнение фактических остатков имущества, выявленных при проверке с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Результатом этого сравнения является составление сличительных ведомостей. Форма сличительной ведомости утверждена постановлением Госкомстата России 18 августа 1998г. № 88:
- Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № ИНВ-18).
Сличительные ведомости составляют только по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражают расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и от руки.
На последнем этапе результаты инвентаризации рассматриваются на заседании постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Выявляются причины недостач и излишков. Заседание комиссии оформляется протоколом, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам инвентаризации. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
- излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации;
- недостача имущества и его порча относится на виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации.
Отразим данные положения на проводках:
1. Обнаружены излишки основных средств:
- отражается рыночная стоимость излишествующих
основных средств; 08 91
- отражается принятие к учету объекта
основных средств 01 08
2. Выявлена недостача основных средств
- списана начисленная амортизация 02 01
- остаточная стоимость недостающих основных
средств отнесена на недостачу 94 01
3. Если виновники недостачи или порчи основных средств установлены, недостающие или испорченные ценности оценивают по продажным (рыночным) ценам, действовавшим в данной местности на день причинения ущерба, и списывают: 73/2 94
Списывается разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и балансовой стоимость 73/2 98/4
4. Наличие недостач основных средств при том, что невозможно определить виновных – своеобразный брак в работе организации. Чтобы его не допустить, нужно определить лиц, ответственных за сохранность и правильное использование основных средств по местам их нахождения, периодически проводить выборочные инвентаризации и т.п.
Сумма недостачи списана при отсутствии конкретного виновного лица или отказано судом вследствие необоснованности иска. 91/2 94
5. Списаны основные средства, утраченные в результате чрезвычайных обстоятельств 91 01
Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации в годовом бухгалтерском отчете. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией. Форма ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (№ ИНВ-26), утверждена постановлением Госкомстата России от 27.03.2000г. № 26.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения самой инвентаризации. Их следует проводить до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация, и с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц.
Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций. Формы акта и журнала утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. №88 (форма № ИНВ-24 и форма № ИНВ-25). Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.
Вывод по вопросу:
В соответствии с действующими нормативными документами организации обязаны периодически проводить инвентаризацию основных фондов, что возлагает на работников бухгалтерии большие обязанности.
Заключение
Основные средства в процессе эксплуатации изнашиваются, что требует учета сумм амортотчислений и затрат на ремонт.
Амортизация является одним из собственных источников организации для финансирования воспроизводства основных средств.
Существуют различные способы начисления амортизации, что позволяет организациям регулировать величину и сроки финансирования воспроизводства основных средств за счет данного источника.
Кроме того, амортизационные отчисления как одни из основных видов расходов организации, связанных с производством и продажей продукции, являются инструментом управления себестоимостью продукции, поэтому неправильное исчисление этого показателя имеет большое значение не только для целей управленческого учета, но и может повлечь за собой штрафные санкции со стороны налоговых органов.
Задача любой организации проводить своевременно ремонт основных средств, т.е. поддерживать их в рабочем состоянии, а при возможности заменять на новые, более производительные основные средства.