III. Инвентаризация основных средств

Общие Правила проведения инвентаризации нами рассмотрены по теме № 4 «Первичное наблюдение и стоимостное измерение в бухгалтерском учете». Поэтому в этом вопросе мы рассмотрим особенности проведения инвентаризации основных фондов. Но вначале напомню Вам некоторые общие вопросы по инвентаризации.

Даже если учетные данные полно­стью соответствуют содержанию первич­ных документов, это не всегда означает, что при документировании фактов хо­зяйственной деятельности организации и их отражении в бухгалтерском учете не было допущено нарушений.

Фактически имеющееся у организа­ции имущество может не соответст­вовать данным бухгалтерского учета в силу ряда причин:

1) материальные ценности могут быть подвергнуты естественным природным воздействиям, вследствие чего их количество и стоимость сущест­венно уменьшаться; 2) возмож­ны прямые злоупотребления (например, хищения, обмеры, обвесы и т. п.); 3) а также различные ошибки в учетных записях, в том числе допу­щенные и результате неправильного уче­та при оприходовании товарно-материальных ценностей.

Проверить полноту и достоверность бухгалтерского учета, установить, на сколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактическому объему и стоимости иму­щества организации, можно только в ходе полной инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Процесс проведения инвентаризации можно разделить на три этапа:

1) подготовка к проведению инвентаризации;

2) проведение инвентаризации;

3) принятие решения по результатам инвентаризации и отражение их в бухгалтерском учете.

В чем же особенность проведения инвентаризации основных средств?

1) Инвентаризация основных средств организации может проводиться один раз в три года.

2) Форма описей для проверки основных средств:

- Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1);

Указанная опись, составленная по соответствующей форме, является первичным учетным документом.

Опись (в двух экземплярах) составляется и подписывается членами комиссии и лицом, ответственным за сохранность основных средств по каж­дому месту хранения ценностей. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомо­сти, а второй - остается у материально ответственного лица.

Если в ходе инвентаризации были выявлены объекты, которые не отраже­ны в учете, а также объекты, по кото­рым отсутствуют данные, ответствен­ные лица комиссии должны включить сведения о таких объектах и их техни­ческие показатели в инвентаризацион­ную опись. По решению комиссии эти объекты должны быть оприходованы. Их первоначальную стоимость опреде­ляют с учетом рыночных цен, а сумму амортизации - по техническому состоянию объектов. Эти суммы отражаются в соответствующих актах. Описи по форме № ИНВ-1 составляются отдельно по ка­ждой группе основных средств - произ­водственного и непроизводственного на­значения.

На каждое основное средство, взятое в аренду, составляется опись в трех экземплярах. Один экземпляр высыла­ется арендодателю. В описи указывает­ся срок аренды.

Описи подписывают все члены ин­вентаризационной комиссии и матери­ально ответственные лица. В конце опи­си материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую про­верку комиссией имущества в их при­сутствии, об отсутствии к членам комис­сии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Следующим этапом при проведении инвентаризации является сравнение фактических остатков имущества, выявленных при проверке с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Результатом этого сравнения является составление сличительных ведомостей. Форма сличительной ведомости утверждена постановлением Госкомстата России 18 августа 1998г. № 88:

- Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № ИНВ-18).

Сличительные ведомости составляют только по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражают расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организа­ции, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Сличи­тельные ведомости могут быть состав­лены как с использованием средств вычислительной и другой организаци­онной техники, так и от руки.

На последнем этапе результаты инвентаризации рассматриваются на засе­дании постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Выявляются причины недостач и излишков. Заседание комиссии оформляется протоколом, в котором фиксируют­ся выводы, решения и предложения по результатам инвентаризации. Выявлен­ные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского уче­та в следующем порядке:

- излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации;

- недостача имущества и его порча от­носится на виновных лиц. Если виновные ли­ца не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, убытки от недостачи имущества и его порчи спи­сываются на финансовые результаты у коммерческой организации.

Отразим данные положения на проводках:

1. Обнаружены излишки основных средств:

- отражается рыночная стоимость излишествующих

основных средств; 08 91

- отражается принятие к учету объекта

основных средств 01 08

2. Выявлена недостача основных средств

- списана начисленная амортизация 02 01

- остаточная стоимость недостающих основных

средств отнесена на недостачу 94 01

3. Если виновники недостачи или порчи основных средств установлены, недостающие или испорченные ценности оценивают по продажным (рыночным) ценам, действовавшим в данной местности на день причинения ущерба, и списывают: 73/2 94

Списывается разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и балансовой стоимость 73/2 98/4

4. Наличие недостач основных средств при том, что невозможно определить виновных – своеобразный брак в работе организации. Чтобы его не допустить, нужно определить лиц, ответственных за сохранность и правильное использование основных средств по местам их нахождения, периодически проводить выборочные инвентаризации и т.п.

Сумма недостачи списана при отсутствии конкретного виновного лица или отказано судом вследствие необоснованности иска. 91/2 94

5. Списаны основные средства, утраченные в результате чрезвычайных обстоятельств 91 01

Результаты инвентаризации отража­ются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентариза­ция, а по годовой инвентаризации в го­довом бухгалтерском отчете. Данные ре­зультатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомо­сти результатов, выявленных инвен­таризацией. Форма ведомости учета результатов, выявленных инвентариза­цией (№ ИНВ-26), утверждена постанов­лением Госкомстата России от 27.03.2000г. № 26.

По окончании инвентаризации мо­гут проводиться контрольные провер­ки правильности проведения самой инвентаризации. Их следует проводить до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентариза­ция, и с участием членов инвентариза­ционных комиссий и материально ответственных лиц.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения ин­вентаризаций. Формы акта и журнала утверждены постановлением Госкомста­та России от 18 августа 1998г. №88 (форма № ИНВ-24 и форма № ИНВ-25). Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций осуществляются инвентаризационными комисси­ями по распоряжению руководителя организации.

Вывод по вопросу:

В соответствии с действующими нормативными документами организации обязаны периодически проводить инвентаризацию основных фондов, что возлагает на работников бухгалтерии большие обязанности.

Заключение

Основные средства в процессе эксплуатации изнашиваются, что требует учета сумм амортотчислений и затрат на ремонт.

Амортизация является одним из собственных источников организации для финансирования воспроизводства основных средств.

Существуют различные способы начисления амортизации, что позволя­ет организациям регулировать величину и сроки финансирования воспроизводства основных средств за счет данного источника.

Кроме того, амортизационные отчисления как одни из основных видов расходов организации, связанных с производством и продажей продукции, являются инструмен­том управления себестоимостью продукции, поэтому неправильное исчисление этого показателя имеет большое значение не только для целей управленческого учета, но и может повлечь за собой штрафные санкции со стороны налоговых органов.

Задача любой организации проводить своевременно ремонт основных средств, т.е. поддерживать их в рабочем состоянии, а при возможности заменять на новые, более производительные основные средства.