3. Регистрация исход. документов состоит из присвоения документу регистрационного номера, проставления его на документе, проставления даты документа. Дата отправляемого документа проставляется в день отправки, издаваемого - в день подписания. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит из 3-х частей - индекса соответствующего структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре и порядкового номера документа в деле. Например: 13/20-1, где 13 индекс структурного подразделения, 13/20 - индекс дела, порядковый номер документа - 13/20-1.
Принципиальная схема документооборота
Учет объема документооборота
1. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы. Проводится как полный, так и выборочный учет документов (по отдельным структурным подраздел-ям). 2. Самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан.
3. При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов (оригиналов) и количество размноженных их копий. Нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения.
4. Руководители структурных подразделений должны осуществлять мероприятия по сокращению документооборота и принимать меры по устранению ненужной переписки.
[Кругл] – 312, [Пшенко] – 110 – 114, 117.
Тема 3.2. Прием и рассмотрение входящих документов.
1. Все документы, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, реги
[Чуков] – 12-14.
2.10 Унификация текстов управленческих документов.
План:
Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД)- это комплекс правил и нормативов по организации и ведению документационного обеспечения предприятий, начиная с момента
К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях:
· Прямоточность движения документов, прохождение кратчайшим путем, через наименьшее количество пунктов, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;
· Избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;
· Обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;
· Единообразия маршрута движения и состав технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов. По отношению к аппарату управления различают потоки