Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.
Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.
Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:
положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;
документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;
реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.
Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным.
Так, например, чтобы включить в себестоимость представительские расходы, на предприятии в соответствии с законодательством должны быть изданы следующие документы:
приказы об утверждении работников, имеющих право получать наличные денежные средства под отчет на представительские расходы;
приказ о назначении комиссии для проверки правомерности списания представительских расходов;
общая смета на приемы делегаций, утвержденная генеральным директором предприятия на предстоящий год;
отчет работника предприятия об израсходованных суммах. К отчету должны быть приложены копии соответствующих документов, подтверждающих приобретение продуктов, сувениров и товарно-материальных ценностей, расходов на буфетное или ресторанное обслуживание и т.п.;
авансовые отчеты.
Если такие документы составлены неправильно или вовсе отсутствуют, налоговая инспекция может посчитать списание представительских расходов на себестоимость нарушением. А это, как правило, приводит к применению финансовых санкций по налогу на прибыль или по налогу на добавленную стоимость.
23. Роль и значение информационно-справочных документов в управленческой деятельности. Их состав
Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространённым носителем информации в малом бизнесе является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом. Документ – материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Осуществление функций любого предприятия связана с составлением, получением, направлением документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
Объект исследования – документация. Предмет исследования – значение информационно-справочной документации в управленческой деятельности.
Задачи работы:
1. Определить понятие и сущность информационно-справочной документации;
2. Исследовать процесс регламентации внутренней деятельности фирмы при помощи внутренних документов;
3. Рассмотреть сущность и значение докладной записки.
1. Информационно-справочные документы
Процессы коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства организации. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.
Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.
Заголовок к тексту протокола — это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола должна показывать:
кто руководил проведением протоколируемого мероприятия;
кто вел протокол;
кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание;
кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций;
какие вопросы обсуждались на совещании.
Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек).
Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций — должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные», например:
Присутствовали: Иванов М.К., Сакаев С.Г., Гильмутдинов И.Б., Бабинцев О.М., Игнатов В.М., Николаев Ю.В., Самсонов А.И., Черкасов В.Х.
Приглашенные: менеджер отдела рекламы Пантелеев Е.А., менеджер по персоналу Петрова О.Н., зав. отделом маркетинга ООО «Инвент» Таушев Н.П., менеджер по продажам ЗАО «Елена» Казанцев Е.И.
На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу (приложение 1).
В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список, например: присутствовали: 85 человек (список прилагается).
Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, т.к. непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания и т.п.). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, т.к. его решения будут неправомерны.
Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал.