Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий.
Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; ревизии; расследования несчастных случаев, аварий и др. Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.
Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.
В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.
Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Формуляр акта состоит из реквизитов:
1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование структурного подразделения;
4. наименование вида документа;
5. дата, номер;
6. место издания;
7. заголовок;
8. текст;
9. приложения;
10. подписи (членов комиссии);
11. гриф утверждения, согласования.
Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 - 3 интервалами.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому её текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшиеся факты или описывается ситуация, и вторая -где излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, информирующие руководство о ходе работ, могут представляться регулярно.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, Как и в справках, от адресата зависит оформление этого вида документов Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты: наименование структурного подразделения -автора, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.
служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.
Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные. Пример оформления служебной записки:
Пример 5
Административно-хозяйственный отдел Начальнику службы охраны
Д.В. Еремину
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
14.02.2006 № 10
В субботу 18.02.2006 с 13-00 до 15-00 в офисе будут проводиться работы, связанные с сервисным обслуживанием кондиционеров.
Прошу Вас разрешить доступ следующих сотрудников компании ООО "АэроВент" для выполнения этих работ:
1. Королев Роман Николаевич.
2. Машков Геннадий Сергеевич.
Начальник отдела А.С. Антипов
Объяснительная записка — документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.
Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки подобны реквизитам докладной записки.
Адресат: наименование должности, Фамилия И. О. (в дательном падеже)
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Текст записи должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и построению объяснительная записка аналогична докладной записке.