Переписка с использованием средств электросвязи (телеграммы, телефонограммы, факсы).

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу, Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес: Например:

КЕМЕРОВО КОЛОС ПЕТРОВУ

КРАСНОЯРСК КОБРА МАХИНУ

ТОМСК ГРАНИТ ПАХОМОВУ

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента — заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие: двтч, кавычки — квч, скобки — скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), — (минус), + (плюс),! (восклицательный знак),? (вопросительный знак), % (проценты),: (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содер­жанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефоно­граммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, за­седаниях, собраниях и подобных случаях, когда переданное со­общение необходимо оформить документально. Телефонограм­мы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при боль­шом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составля­ется телефонограмма в одном экземпляре.

Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего те­лефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер теле­фонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.

При составлении телефонограмм придерживаются следую­щих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логиче­ских оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной.

При передаче телефонограммы необходимо проверить пра­вильность записи повторным чтением; слова, плохо воспри­нимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназнача­лась полученная информация.

Факс. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумаж­ном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам те­лефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в стро­гом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляе­мого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу предают оперативную информацию, так как документ, полу­ченный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как под­линник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мел­ких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факси­мильной связи. Документы должны быть напечатаны чётким, контраст­ным шрифтом или написаны контрастными (чёрными, тёмно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.

28. Акт как вид информационно-справочного документа

Акт — это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испыта­ний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо — при ревизии финансово-хозяйствен­ной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подраз­деления, название вида документа (акт), дату, индекс, место со­ставления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на ко­личество экземпляров и их местонахождение.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соот­носится с названием вида документа и формулируется в роди­тельном падеже Акт (чего?) «работы комиссии по проверке об­щежития». Возможна формулировка заголовка с помощью от­глагольного существительного — «О приеме-передаче оборудо­вания», «Об уничтожении дел». Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Текст введения должен содержать ссылку на документ, по­служивший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, со­ставивших акт (их перечисляют в последовательности: пред­седатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений.

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность уста­новленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее ре­зультаты. Текст констатирующей части при необходимости мо­жет быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Ко­личество экземпляров акта определяется практической необходи­мостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписы­вают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замеча­ния к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изло­жить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.