Технология и организация документооборота.
Организация документооборота включает полный цикл обработки и движения документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и передачи на архивное хранение.
Движение документов в организации образует документооборот, который должен отвечать следующим требованиям:
- оперативности и целесообразности;
- исключению лишних инстанций и действий, не обусловленных деловой необходимостью;
- соблюдению единой схемы движения, утверждённой руководством учреждения;
- использованию унифицированных и стандартизированных форм документов, обеспечивающих совместимость традиционной и автоматизированной обработки;
- доступности оперативного контроля исполнения.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде трех потоков документов:
- входящих (поступающих в учреждение);
- исходящих (отправляемых в учреждение);
- внутренних (создаваемых в учреждении и не выходящих за его пределы).
Работа с входящими документами. Поступившие в организацию (на предприятие) документы проходят следующие этапы обработки
Работа с внутренними документами. Они создаются и используются в данном учреждении, организации (предприятии). Обращение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в целом аналогично порядку прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.
Учёт объёма документооборота - означает учёт количества документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за выбранный отрезок времени (год, месяц).
Каждое предприятие должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации. К таки документам относятся:
- рекламные материалы;
- прейскуранты;
- печатные издания (книги, журналы, газеты);
- телеграммы;
- научные отчеты по темам;
- поздравительные письма;
- пригласительные билеты;
- сообщения о совещаниях, конференциях и их программы.
Составление номенклатуры дел
Документы после их исполнения группируются (помещаются) в дела. Дело – это совокупность документов, относящихся к определённому вопросу деятельности учреждения и помещённых в отдельную обложку с соответствующим заголовком.
Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел представляет собой таблицу из пяти граф, составленную по унифицированной форме. Номенклатура размещается на внешней стороне шкафа, в котором хранятся дела.
В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения
В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений, и наименования (заголовки) дел.
Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется в конце делопроизводственного года.
В графе 4 указываются сроки хранения, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел и их уничтожении, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию.
Различают три вида номенклатур: типовая; примерная; и конкретная (сводная).
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления (ДОУ) министерств для подведомственной сети и утверждаются их руководителями.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений каждой организацией самостоятельно, подписывается руководителем организации, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждается руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.