Содержание
1. Введение………………………………………………………………………….3
2. Оформление реквизитов документа……………………………………………4
3. Оформление бланка документа………………………………………………...
4. Оформление отдельных видов документов (приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, письмо).
Введение
Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях. Это нашло отражение, в первую очередь, в усилении государственного контроля состояния делопроизводства и архивов в учреждениях, организациях и на предприятиях, введении ответственности должностных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела. В 1997 г. Президентом Республики Беларусь был подписан Закон «О внесении дополнений и изменений в Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях». Закон предусматривает ответственность за утерю или незаконное уничтожение документов постоянного или долговременного хранения, выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных нормативными актами требований, невыполнение положений Государственных стандартов и др. Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий. Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и принципиального единства унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации. Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.
Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице – формуляре. В соответствии с принятым методом в основу серии стандартов положен базовый стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (далее — документы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации,— постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., устанавливает состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.).
Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.
Рис.1 Схема расположения и размеры реквизитов.
1 — Государственный герб Республики Беларусь;
2 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
3 — код организации: код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;
4 — код документа по [3];
5 — наименование вышестоящей организации;
6 — наименование организации;
7 — наименование структурного подразделения;
8 — почтовый адрес отправителя;
9 — коммуникационные и коммерческие данные;
10 — название вида документа;
11 — дата;
12 — регистрационный индекс;
13 — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
14 — место составления или издания;
15 — гриф ограничения доступа;
16 — адресат;
17 — гриф утверждения;
18 — резолюция;
19 — заголовок к тексту;
20 — отметка о контроле;
21 — текст;
22 — отметка о наличии приложения;
23 — подпись;
24 — гриф приложения;
25 — гриф согласования;
26 — визы;
27 — печать;
28 — отметка об исполнителе;
29 — отметка о заверении копии;
30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
32 — отметка о переносе данных на машинный носитель.
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Государственный герб Республики Беларусь (реквизит 1) помещают на бланках документов и угловых штампах организаций в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» и Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь».
Не допускается помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь между бланковыми надписями на двух языках. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на угловых штампах помещают по аналогии с бланками документов.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 2).
В соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 октября 1994г. «О политических партиях» в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005 г. № 35-3 с изменениями и дополнениями и Законом Республики Беларусь от 5 октября 1994 г. «Об общественных объединениях» в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005г. №36-3 с изменениями и дополнениями политические партии, общественные объединения, союзы могут иметь эмблему— условное символическое изображение какого-либо понятия или идеи, зарегистрированное в установленном законом порядке.Товарный знак и знак обслуживания (далее — товарный знак) — обозначение, способствующее отличию товаров или услуг одних юридических или физических лиц от однородных товаров или услуг других юридических или физических лиц, помещается на бланках документов организаций в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 февраля 1993 г. в редакции Закона Республики Беларусь от 29 октября 2004 г. № 319-3 «О товарных знаках и знаках обслуживания». Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы (товарного знака) организации помещается на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации). Организации государственной формы собственности могут помещать эмблему на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации». Организации негосударственной формы собственности при продольном расположении реквизитов эмблему (товарный знак) организации помещают в центре на верхнем поле бланка — размер 17 мм. При угловом расположении реквизитов эмблема (товарный знак) организации помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита «Наименование организации».
Код организации (реквизит 3) проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа. Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП).
Код документа (реквизит 4) проставляется на верхнем поле справа под кодом организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД), утвержденному Постановлением Белстандарта от 29 сентября 1995 г. № 10 и введенному в действие 1 апреля 1996 г.Код документа при составлении конкретного вида документа проставляется только на унифицированных документах, названия форм которых включены в ОКУД.
Наименование вышестоящей организации (реквизит 5). При наличии вышестоящей организации указывается ее полное наименование.
Наименование организации (реквизит 6) обозначает автора документа, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, установленному правовым актом (уставом, положением, приказом и др.). Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименование (или аббревиатуру). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях когда оно закреплено в ее учредительных документах. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.
Пример:
Министерство здравоохранения Республики Беларусь (Минздрав)
Наименование структурного подразделения (реквизит 7). Автором документа может быть структурное подразделение организации. На именование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом. Пример:
Витебский областной исполнительный комитет
Отдел по архивам и делопроизводству
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то его следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке (на котором ведется делопроизводство организации).
Пример:
Министерство финансов Министерство по налогам и сборам
Республики Беларусь Республики Беларусь
При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк.
Почтовый адрес отправителя (реквизит 8). На бланке для письма ниже реквизита «Наименование структурного подразделения» помешают юридический или почтовый адрес — адрес фактического месторасположения организации, по которому с ней осуществляется связь. Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (далее — Правила), утвержденными Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. № 1111.
Пример:
ул. Якуба Коласа, 15, 211400. г. Полоцк, Витебская обл.
Коммуникационные и коммерческие данные (реквизит 9) помещают на бланке для письма ниже почтового адреса отправителя: телеграфный адрес, номера телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи. Группы цифр в номерах телефонов дефисом не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации. Коммерческие данные: номер расчетного счета, наименование банка и т. д. Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в состав справочных данных об организации.
Название вида документа (реквизит 10). Вид документа определяется его назначением и содержанием. Название вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы». Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле унифицированных форм документов, применяемых организацией. Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В письме название вида документа не указывается.
Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (распорядительные документы, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) — дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение) — дата утверждения. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Регистрационный индекс (реквизит 12) создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д). Если регистрационный номер отправляемого письма 4-12/645, то 4 — индекс структурного подразделения, 12 — порядковый номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения, 645 — порядковый регистрационный номер письма. Регистрации подлежат создающиеся в организации и поступающие от других организаций и физических лиц документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного индекса и проставлении его непосредственно на документе. Наличие на документе регистрационного индекса свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации. Регистрационный индекс документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных индексов, присваиваемых каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.
Место составления или издания документа (реквизит 14) указывается на общем бланке с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом. Документы направляют в адрес организаций, их структурных подразделений, конкретным должностным или физическим лицам.
От точного написания адресата (реквизит 16) зависят движение документа, скорость доставки его непосредственному исполнителю, минуя лишние инстанции. При направлении документа в вышестоящие органы не допускается его отправка другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящего органа. Если документ адресуется организации, то указывают ее наименование в именительном падеже. При направлении документа одного содержания в несколько однородных организаций их указывают обобщенно в именительном падеже.
Пример:
Республиканские органы государственного управления
При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций их указывают обобщенно в дательном падеже.
Пример:
Руководителям республиканских органов государственного управления
На документах, направляемых в республиканские органы государственного управления, постоянным корреспондентам, подведомственным организациям, адрес не проставляется. Для отправки таких документов целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами. Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется. Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов. При направлении документа одного содержания более чем в четыре адреса исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляет адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе. Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях: наименование адресата (наименование организации) — для юридического лица, фамилия, инициалы или фамилия, имя, отчество — для физических лиц; название улицы, номер дома (офиса), корпуса, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т. п.); почтовый код; название отделения почтовой связи; название района, области; страна (для международных почтовых отправлений). При адресовании почтовых отправлений в города почтовый код указывается перед названием города. При адресовании документа разовому корреспонденту почтовый адрес может входить в состав реквизита «Адресат».
Пример:
Министерство юстиции
Республики Беларусь
ул. Коллекторная, 10
220084, г. Минск
При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Пример:
Ковалевой А. И.
д. Гриневичи, 5
223138, п/оКрайск
Логойский р-н
Минская обл.
Гриф утверждения (реквизит 17) располагают в правом верхнем углу над текстом от пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля. Документ утверждается двумя способами: изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления, решения) или должностным лицом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности липа, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Пример:
УТВЕРЖДАЮ
Директор института
Подпись А. И. Новиков
23.06.2005
При утверждении документа, составленного не на бланке или руководителем вышестоящей или сторонней организации, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации. Пример:
УТВЕРЖДАЮ
Министр юстиции
Республики Беларусь
Подпись А. В. Ветров
25.06.2005
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.
Пример:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «Прогресс» Директор ОАО «Электроника»
Подпись Б. В. Кравцов Подпись А. И. Свиридов
15.06.2005 15.06.2005
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера. Пример:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министра информации
Республики Беларусь
5.06.2005 №32
ИЛИ
УТВЕРЖДЕНО
Протокол общего
собрания акционеров
28.06.2005 №15
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется Табелем унифицированных форм документов или инструкцией по делопроизводству. Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
Резолюция (реквизит 18), как правило, пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Резолюция пишется на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте. В ней указываются фамилия и инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции.
Пример:
Сидорцову М. Н.
Прошу подготовить смету
и проект договора к 30.06.2005
Подпись
15.06.2005
При наличии нескольких исполнителей фамилия ответственного за исполнение указывается первой, он организует работу других исполнителей. При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа. При необходимости написания второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа.
Заголовок к тексту (реквизит 19). Все организационно-распорядительные документы, оформленные на бумаге формата А4, должны иметь заголовок. Формулируется заголовок составителем документа. Заголовок должен указывать краткое содержание текста документа, точно называть управленческое действие и грамматически согласовываться с названием вида документа. Пример:
приказ (о чем?) о совершенствовании структуры аппарата управления;
положение (о чем?) о канцелярии;
протокол (чего?) собрания акционеров;
правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;
должностная инструкция (кому?) секретарю-референту;
акт (о чем?) о выделении документов к уничтожению;
акт (чего?) ревизии;
письмо (о чем?) об изменении сроков выполнения договора...
Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. Пример:
Об утверждении отчета
о проведении выборов ревизионной комиссии
В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения. Пример:
О внедрении СТБ 6.38-2004
Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок печатают строчными буквами (кроме заглавной), без кавычек и не подчеркивают.
Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля. Место размещения заголовка на документе допускается отмечать уголками при изготовлении бланка. Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5 (148х210 мм), текст которых не превышает пять-семь строк.
Отметка о контроле (реквизит 20) располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки цветным карандашом или чернилами красного цвета или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой. Место размещения отметки о контроле на документе допускается отмечать уголками при изготовлении бланка.
Отметка о наличии приложения (реквизит 22) располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Пример:
Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: письмо Национального банка Республики Беларусь от 8 мая 2005 г. № 12-7/184 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение — не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес посылается приложение. Пример:
Приложение: на 5 л. в 1 экз., в третий адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, указано название приложения или нет. Пример:
Приложение: в 3 экз.
Приложение: Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников в 3 экз. К нормативным правовым или распорядительным документам могут прилагаться документы, которые утверждены или вводятся в действие. Приложениями могут быть документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа. В распорядительных документах указание на наличие приложения дается в тексте.
Подпись (реквизит 23) — обязательный реквизит официального документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Инициалы печатают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.
Если документ оформлен на бланке, в название должности не входит название учреждения, указывается только видовое наименование организации. Пример:
Директор института Подпись Т.А.Ларионов
Если документ оформлен не на бланке, название должности включает полное наименование организации. Пример:
Директор Белорусского
научно-исследовательского
института документоведения
и архивного дела Подпись В.В.Федосов
В научных и учебных организациях в составе реквизита «Подпись» могут указываться ученые степени и звания.
Пример:
Директор института
доктор исторических наук,
профессор Подпись А.И.Новиков
Если документ подготовлен двумя и более организациями, его подписывают лица равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.
Пример:
Директор ЗАО «Орион» Директор ОАО «Электрон»
Подпись А.А.Иванов Подпись Б.В.Егоров
При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Пример:
Директор Подпись Б.Г.Морозов
Главный бухгалтер Подпись Г.А.Егорова
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Располагаются подписи членов комиссии по алфавиту фамилий. Пример:
Председатель комиссии Подпись АТ.Лавров
Секретарь комиссии Подпись А.П.Иванова
Члены комиссии: Подпись Л.Е.Сидорцов
Подпись Т.А.Тарасова
Подпись А.Г.Уралова
Документы коллегиальных органов подписываются председателем этого органа и секретарем. Пример:
Председатель Подпись В.И.Кириллов
Секретарь Подпись А.А.Купрейчик
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При подписании документа другим должностным лицом указывается фактическая должность работника, подписавшего документ. Исправление можно сделать чернилами или машинописным способом, поставив «И о.» или «Зам.». Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
При подписании исходящих документов подписывается, как правило, первый экземпляр документа, в организации остаются заверенные копии. Если подписываются распорядительные документы, то допускается подписание только первых экземпляров. При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экземплярах документов.
Гриф приложения (реквизит 24) проставляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом (приказ, распоряжение, инструкция, положение и др.). Гриф приложения располагают в правом верхнем углу первого листа приложения. Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера, указанного арабскими цифрами без знака №, названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса, печатается от пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.
Пример:
Приложение 2
к постановлению
Министерства здравоохранения
Республики Беларусь
30.06.2005 № 55
Если приложение одно, порядковый номер не указывается.
Пример:
Приложение
к приказу директора
ЗАО «Маяк»
18.02.2005 №8
Гриф согласования (реквизит 25) — реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа. Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, утверждения) подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее — с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» слева и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.
Пример:
согласовано
Директор государственного учреждения
«Национальный архив Республики Беларусь»
Подпись В.Д.Селеменев
25.01.2005
Если согласование осуществляется отдельным документом (письмом, решением, постановлением и т. д), гриф согласования оформляют по форме:
согласовано
Письмо Министерства финансов
Республики Беларусь
30.01.2005 №12-34/41
ИЛИ
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии
Министерства образования
Республики Беларусь
20.01.2005 №1
Если документ имеет два грифа согласования, они располагаются на одном уровне. Пример:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Министр юстиции Председатель Верховного Суда
Республики Беларусь Республики Беларусь
Подпись А. А. Ветров Подпись В. Г. Бондарь
14.06.2005 14.06.2005
При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:
Лист согласования
прилагается
Подпись
Дата
Заполненный лист согласования прилагается к проекту документа.
Визы (реквизит 26) — это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием. Реквизит «Визы» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. Слово «Виза» не входит в состав реквизита Пример:
Начальник отдела кадров
Подпись А. В.Смирнов
25.06.2005
Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными правовыми актами организации и зависят от вида документа и его содержания. Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. В исходящих документах визируются те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, внутренние визируются на первом экземпляре. Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются». Пример:
Начальник отдела кадров
Подпись А.В.Смирнов
25.06.2005
С проектом не согласен
Замечания прилагаются
Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под другой в порядке визирования.
Пример:
Начальник отдела кадров
Подпись Н.Б.Скворцова
20.06.2005
Зав. отделом документоведения
Подпись А.В.Сидорцова
20.06.2005
Зав. отделом архивоведения
Подпись Т.И.Боброва
21.06.2005
Юрисконсульт
Подпись Н.С.Швец
22.06.2005
Главный бухгалтер
Подпись Л.М.Левентова
23.06.2005
Реквизит «Визы» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т. д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату. Пример:
С приказом ознакомлен Подпись О.Н.Петров
10.07.2005
При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника. Пример:
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров Подпись В.И.Гришина
20.07.2005
Экономист планового отдела Подпись А.С.Маслова
21.07.2005
Менеджер отдела рекламы Подпись С.Н.Рязанов
22.07.2005
Визы располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе.
Печать (реквизит 27). На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. В организации используются разные по назначению печати — гербовые и простые. Право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на печатях (гербовые печати) имеют только государственные органы и иные государственные организации в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь». В негосударственных организациях используются печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов. Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках. Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы. Оттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ. В организации могут использоваться простые печати. Они воспроизводят наименование соответствующего учреждения или его структурных подразделений. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении (отделе кадров, управлении делами и др.). Иные простые печати имеют узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.д.) Ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители. Оттиск простой печати может ставиться на копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке и др.
Отметку об исполнителе (реквизит 28) располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля. Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах. В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа. В состав отметки об исполнителе включаются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, который печатают без знаков препинания. Пример:
Иванов 220 40 51
При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman, Суг обычный, размер 9 пунктов и может быть дополнен информацией:
в первой строке — индекс структурного подразделения, в котором готовился документ;
во второй строке указываются инициалы (для машинисток), дата создания документа и имя файла. Пример:
2 Иванов 2204051
ТН 15.02.2005 с1-3 об-1
&nbs