Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.
Организации независимо от формы собственности разрабатывают бланки, которые используются при подготовке организационно-распорядительных документов. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.
Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210Х297 мм) и А5 (148Х210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста.
Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.).
Бланки документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее тиражирование документов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее —не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в СТБ 6.38-2004. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.
Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.
Разработку бланков следует начинать с определения перечня реквизитов бланка. Определение перечня реквизитов необходимо проводить отдельно по каждому виду бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида. В СТБ 6.38-2004 указан максимальный перечень реквизитов документов.
Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов.
При угловом варианте реквизиты бланка располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 73 мм по горизонтали.
При продольном варианте реквизиты бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.
При флаговом способе— каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.
При центрованном способе — начало и конец каждой строки реквизита центруются т. е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.
Каждая организация должна разрабатывать и применять установленные стандартом виды бланков организационно-распорядительных документов — общий бланк и бланк для письма.
На общем бланке могут оформляться такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы — положения, инструкции и др. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2004.
Допускается изготовление специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов.
Изготовление бланков для отдельных видов документов целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается более 200 в год
На бланках конкретных видов документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида документа», который печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами) и в кавычки не заключается.
Пример:
Государственный герб
Республики Беларусь
(Эмблема)
Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Наименование вышестоящей организации
Найменне арганiзацыi Наименование организации
ЗАГАД ПРИКАЗ
_________№________
Месца складання або выдання Место составления или издания
В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» государственные органы и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (далее — гербовые бланки). Бланки документов разрабатывают на основе продольного расположения реквизитов на двух языках.
Организации негосударственной формы собственности могут разрабатывать общие, конкретных видов документов бланки с угловым расположением реквизитов на одном языке.
Для письма применяется бланк только с продольным расположением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо от формы собственности.
Угловой штамп содержит те же реквизиты, что и бланк документа.
Пример:
Государственный герб
Республики Беларусь
Найменне вышэйстаячай Наименование вышестоящей
арганiзацыi организации
Найменне арганiзацыi Наименование организации
Найменне структурнага Наименование структурного
падраздзялення подразделения
Паштовы адрас Почтовый адрес
Камунiкацыйныя даныя Коммуникационные данные
Камерцыйныя даныя Коммерческие данные
________№___
На №____ ад ___
Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.
Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.
Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости — серии этих номеров.
Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).