Введение
Делопроизводство — создание документов, отражающих работу предприятия, учреждения, и организация работы с документами. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В Российской Федерации существует единая государственная система документирования (ЕГСД). Она представляет собой научно обоснованный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства. Задачей ЕГСД является повышение эффективности делопроизводства, сокращение документооборота и упрощение работы с документами.
На сегодняшний день перед каждой организацией (предприятием, учреждением) может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам. Как правило, делопроизводством на предприятии занимается отдельная служба, в функции которой входит создание документации в соответствии с принятыми стандартами.
1. Организация контроль за исполнением
С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, для того, чтобы выработать правила их составления и оформления, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам. [1]
По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:
• письменные (рукописные и печатные);
• технические — это обобщенное название документов, отражающих тех
ническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую.
Основная часть технических документов выполняется графическими при
емами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;
• фоно, аудио, акустические документы — содержание которых передано
посредством звукозаписи (звуковые файлы);
• кинодокументы — изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает
предметы и события в движении;
• фотодокументы — изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;
• аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.
По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т. д.
По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.
По стадиям создания: [2]
• черновик (предварительная редакция документа);
• беловик (чистовик);
• подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа);
• копия документа — точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты
документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия);
• отпуск — копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;
• дубликат — копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;
• выписка — копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;
• автограф — документ, написанный рукой автора.
По срокам хранения:
• документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие инте
рес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, реше
ния и др.);
• документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), — личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;
• некоторые документы имеют временные сроки хранения (до 10 лет).
По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.).
По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные.
По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.
По роду деятельности: система банковской документации, система отчетностатистической документации, система внешнеторговой документации, система
организационно-распорядительной документации и др.
По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.
По происхождению: [3]
• именные, или личные (удостоверяющие личность);
• служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности
и по личному составу).
По срокам изготовления: срочные, несрочные.
По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.
По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов).
По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие.
В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией.
Каждая организация на основе Типовой инструкции разрабатывает свою, индивидуальную инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.[4]
Составление и оформление различного вида договоров
Общие правила составления и оформления договоров Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Форма договора — внешнее выражение взаимного волеизъявления сторон. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Облечение договора в надлежащую форму имеет важнейшее юридическое значение. Несоблюдение требуемой законом формы может повлечь за собой недействительность договора. Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась. Закон обычно дает лишь общие указания на то, в каких случаях сделки подлежат заключению в устной, письменной (в том числе нотариальной) форме или в форме конклюдентных действий (т. е. действий, которые и без произнесенных слов свидетельствуют о волеизъявлении лица заключить договор). Пункт 2 ст. 434 ГК РФ перечисляет возможности заключения договоров в письменной форме, однако законодательными актами различных уровней выбор сторонами вариантов письменной формы договора может быть ограничен. На современном этапе данное ограничение может быть выражено путем предписания при заключении договора в письменной форме избирать бумажный носитель. [5]
Для определенных видов договоров предписывается только письменная форма их совершения. Так, согласно ст. 362 ГК РФ договор поручительства должен быть совершен в письменной форме. Несоблюдение письменной формы влечет недействительность данного договора. То же правило действует, в частности, в отношении кредитного договора.
Письменные договоры заключаются путем:
а) составления единого документа, подписываемого обеими сторонами;
б) обмена несколькими письменными документами (письмами, телефаммами и др.), исходящими от сторон и выражающими их взаимосогласованную волю;
в) принятия к исполнению заказа контрагента. Составление единого документа — основной, наиболее применяемый способ оформления договорных отношений. Сущность его заключается в том, что стороны подписывают документ, который содержит их взаимное волеизъявление. 192 Договор аренды В соответствии с п. 2 ст 160 ГК РФ при совершении сделок допустимо использование факсимильного воспроизведения подписи, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законодательными актами или соглашением сторон. Таким образом, договоры, совершаемые и подписываемые электронным способом, в настоящее время приобрели реальную юридическую силу и соответствуют формальным требованиям к сделкам, заключаемым в простой письменной форме. Использование электронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом от 10 января 2002 г № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Существуют разнообразные формы договоров, которые отражают сложившуюся правовую ситуацию между различными организациями, предприятиями; между администрацией предприятия и работником; между сотрудниками и т.д [6]