Основу современных информационных технологий составляют распределенная компьютерная техника, «дружественное» программное обеспечение и развитые коммуникации. При этом компьютеры не порождают информационную продуктивность, а дают возможность управленческому работнику повысить уровень эффективности своей работы путем увеличения (расширения) объема работ. Принципиальное отличие компьютерных информационных технологий от ранее существовавших (машинопись, связь по телефону, запись на диктофон и др.) состоит не только в автоматизации процессов изменения формы или местоположения информации, но и в изменении содержания[7]
Можно выделить две стратегии разработки реализации современных информационных технологий в управленческой деятельности:[8]
информационная технология приспосабливается к организационной структуре в ее существующем виде, и происходит лишь локальная модернизация сложившихся методов работы. Коммуникации развиты слабо, и рационализируются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работниками (операторами), специалистами (администраторами): слияние функций сбора и обработки информации (физический поток документов) с функцией принятия решений (информационный поток);
организационная структура модернизируется таким образом, чтобы информационная технология дала наибольший эффект. Основной стратегией являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных. Продуктивность организационной структуры возрастет, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность эффективности каждого управленческого уровня и объема решаемых задач[9]
Итак, первая стратегия ориентируется на существующую структуру учреждения (степень риска от внедрения сводится к минимуму, ибо затраты минимальны и организационная структура не рационализируется); вторая - на будущую структуру (система расширяется строго в соответствии с потребностями и возможностями организации).
Для обеих стратегий принципиально меняется подход к использованию информационной техники: происходит ее перемещение с периферии информационной активности учреждения (отдаленные вычислительные центры, множительные и машинописные бюро, централизованные архивы и т.п.) непосредственно внутрь учреждения, где информация перерабатывается и принимаются решения. Тем самым ликвидируется разрыв между структурами.
Основной недостаток ранее существовавшей информационной технологии состоял в необходимости непрерывных конверсии информации, адаптируемых к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое самое оперативное решение, прежде чем оно дойдет до исполнителей, «вязнет» (теряет свою информационную энергию) на этапах традиционной информационной технологии. Микропроцессорная техника, являющаяся основой новой информационной технологии, позволяет максимально интегрировать информационные процессы в учреждении путем перевода их на единый процесс обработки. При этом за счет универсальности используемых технических средств обеспечивается не только технологическая и методическая интеграция, но и организационная (физическая) интеграция информационных систем и процессов в виде широкой сети автоматизированных рабочих мест.
Итак, в основу концепции новой информационной технологии, базирующейся на широком применении массовой компьютерной техники, должны быть положены три основных принципа: интегрированность, гибкость и интерактивность.[10]
Генеральному директору
ЧОП «Форпост»
Шепель Валерию Александровичу
От охранника
Субачева Сергея Валериевича
Заявление
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 1 (Один) календарный день 30.12.2012 по семейным обстоятельствам (необходимо присутствовать на новогоднем празднике в детском саду вместе с малолетнем сыном).
Приложение: Копия уведомления из детского сада от 09.12.2012 о запланированном мероприятии с участием родителей и детей.
2.12.2012 Субачев С.В
Согласовано(печать и подпись)
Заключение
В этой работе мы разобрали данные вопросы, узнали термины и определения касающиеся документов, а также составили документ (заявление на отпуск)
В Российской Федерации существует единая государственная система документирования (ЕГСД). Она представляет собой научно обоснованный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства. На сегодняшний день перед каждой организацией (предприятием, учреждением) может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации которые предусматривают составление документов по определенным правилам.