Размеры бумаги, применяемые в делопроизводстве
Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов.
ГОСТ 9327-60 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В,С.
Ряд А является основным; В и С – дополнительными.
Ряд А делится на классы обозначаемые цифрами от 0 до 13.
Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна один метр в квадрате, с габаритными размерами 842х1189 мм.
Для оформления деловых документов согласно ГОСТ Р 6.30 – 97 используются следующие форматы:
| Формат | Размеры, мм | Применение |
| А3 | 297х420 | Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений |
| А4 | 210х297 | Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы |
| А5 | 148х210 | |
| А6 | 105х148 | Разного рода справки |
Применение стандартных форматов обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов.
Размеры полей деловых документов
ГОСТ Р 6.30 – 97 устанавливает определённые требования касающиеся размеров полей документов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм.:
20-35 – левое;
10-15 – правое;
15-20 – верхнее;
20 – нижнее.
Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее – для указания страниц. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм., правое – не менее 20 мм., т.е. наоборот, с лицевой стороной.
Нумерация страниц в документах
При составление многострочных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны номеруются нечетными цифрами, а обратные – четными.
Номер странице наносят на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.», буквы «с.» и знаков тире (черточек).
Способы оформления дат в документах
Применяются два способа оформления дат - цифровой и словесно - цифровой.
Цифровой способ являетсянаиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например:
| 1 сентября 2002 года – 01.09.2002. |
Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом:
| 01 сентября 2002 года | или | 01 сентября 2002г. |
Если обозначение времени в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью:
| смета на 2002 год. |
Если дата состоит из частей года и года, то ее написание имеет следующую форму:
| в апреле 2009 г.; в октябре-ноябре 2005 г.; в I квартале 2000 г.; в первом полугодии 2010 г. |
Календарные строки в тексте пишутся так:
| в октябре 2003 г., за 8 месяцев 2003 года, в 1985 году, с 1995 по 2001 год, в 1999 – 2001 годах. |
Все виды некалендарных дат, начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту:
| в 2009/2010 году, отчетный 2009/2010 год. |
В названия праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слова и имена собственные:
| Восьмое марта, Новый год, День Победы |
а если начальное порядковое числительное в названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующие за ним слово:
| 8 Марта, 7 Ноября. |
Сокращение слов и словосочетаний в тексте
В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.
Широко применяются следующие виды сокращений:
1) Единицы измерения:
| м – метр, см – сантиметр, мм – миллиметр, га – гектар, А – ампер, т – тонна, кг – килограмм, г – грамм, ч – час, мин. – минута, с – секунда, м/с – метр в секунду, км/ч – километр в час; |
2) Общепринятые сокращения:
| т.е. – то есть, и т.д. – и так далее, и т.п. – и тому подобное, и др. – и другие, и пр. – и прочие, н.э – нашей эры; |
3) Сокращения при цифрах:
| млн. – миллион, тыс. – тысяча, р. (руб.) – рубль, к. (коп.) – копейка, в. – век, вв. – века; |
4) Сокращения при названиях:
| обл. – область, р-н – район, г. – город, с. – село, дер. – деревня, ж.-д. – железнодорожный, с.-х. – сельскохозяйственный, з-д – завод, им. – имени; |
5) Ссылки на структурные части:
| гл. – глава, п. – пункт, т. – том, см. – смотрите, ил. – иллюстрация, с. (стр.) – страница, рис. – рисунок, таб. – таблица; |
6) Названия ученой степени, звания, должности (при фамилии)
| Акад. – академик, д-р – доктор, проф. – профессор, доц. – доцент, к.э.н. – кандидат экономических наук, зав. – заведующий, зам. – заместитель, инж. – инженер, пом. – помощник, преп. – преподаватель; |
7) Буквенные аббревиатуры:
| РФ – Российская Федерация, ВУЗ – Высшее учебное заведение, ГОУ СПО – НГГТК – Государственное образовательное учреждение среднего профессионального обучения – Новокуйбышевский государственный гуманитарно-технологический колледж. |