Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа

13.Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя
регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и
условно обозначается "На № ______ от________".

Этот реквизит заполняется для удобства дальнейшей работы с доку­ментом получателя письма (адресата).

14.Реквизит "Место составления или издания документа"

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование органи­зации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые со­кращения.

15.Реквизит "Адресат"

Вкачестве адресата могут быть организации, их структурные подраз­деления, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы его указываются перед фамилией. Наимено­вание организации и ее структурного подразделения указывают в именитель­ном падеже, например:

Мост-банк Отдел кредитования

Должность лица, которому адресован документ, указывают в датель­ном падеже, например:

3AO "Вист" Отдел маркетинга Ведущему специалисту А.И.Смирновой

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по от­ношению к самой длинной строке, например:

Генеральному директору компании "Луч" В.Б.Рощину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или подразделений, их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям предприятий Южного административного округа

Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из следующих частей:

- наименование организации;

- структурное подразделение;

- должность, инициалы и фамилия;

- почтовый адрес.

Например:

OAO "Профит" Начальнику департамента кадров А.В.Рогову ул. Полянка, 17 Москва, 113209

Наиболее распространенным является следующий вариант адресования:

Директору ЗАО "Эра" И.В.Рудневу ул. Остоженка, 14 стр. 2, офис 5 Москва, 127408

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, уста­новленной правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:

- наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество);

- улица, № дома, № квартиры;

- населенный пункт (город, поселок);

- область, край, республика;

- страна (для международных писем);

- почтовый индекс.

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по меж­дународным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце страна, например:

P.Lunin 32-17 Ordinka Moscow 119215 Russia

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Дуганову О.Р. ул. Сосновая, д.3, кв.12, г. Егорьевск, Московская обл., 1403004

Реквизит "Адресат" печатается в правой верхней части листа докумен­та, в пределах ограничительных знаков — уголков (см. стр. 50). На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов боль­ше, составляется список рассылки.

16.Реквизит "Гриф утверждения документа"

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или спе­циально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшиф­ровки и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Гранд" Личная подпись А.В.Дашков 02.09.2004

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, про­токолом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН Протоколом Совета директоров от 21.09.2003 №4

 

или

УТВЕРЖДЕНА приказом директора ЗАО "Экос" от 03.09.2004 № 21

Допускается гриф утверждения центрировать относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Объединения ОАО "Арбат" Личная подпись О.В.Лобанов 02.09.2004

17. Реквизит "Резолюция"

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает:

фамилии и инициалы исполнителей (кому поручается/исполнение);
содержание поручения (при необходимости);

срок исполнения; подпись и дату, например:

Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии к 04.03.2004. Личная подпись 03.03.2004

или

СкоринуА.В. Подготовить проект договора к 01.05.2004. Личная подпись 25.04.2004

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответствен­ным за исполнение документа является лицо, указанное первым, осталь­ные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

19.Реквизит "Отметка о контроле"

Отметка о контроле за исполнением документа проставляется буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20.Реквизит "Текст документа"

Текст документа является основным элементом любого документа.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во'вто­рой - выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, приказы — распо­рядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без. пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В документах, состоящих из одной фразы, первая часть содержит ос­нование или причину создания документа, а вторая — решение, распоря­жение, просьбу, например:

Для улучшения информационного обеспечения деятельности юридического отде­ла прошу установить базу данных "Референт".

Постоянная информация может быть оформлена в виде трафаретного текста, например, текста справки о зарплате работника.

В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие до­кументов других организаций или ранее изданных документов, указыва­ются их реквизиты в следующей последовательности: наименование до­кумента, наименование организации — автора документа, дата, регистра­ционный номер, заголовок к тексту, например:

B соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.02,2004 № 240-П "О введении штрафных санкций..."

В распорядительных документах организаций, действующих на прин­ципе единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:

ПРИКАЗЫВАЮ: ПРЕДЛАГАЮ:

Если автором документа является коллегиальный орган, в распоряди­тельных документах следует использовать форму изложения текста от третьего лица единственного числа, например:

ПОСТАНОВЛЯЕТ: РЕШИЛ:

и первого лица множественного числа, например:

РЕШИЛИ: ПРЕДЛАГАЕМ:

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например:

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ:

Содержание выступлений - от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множительного числа, например:

 

"департамент осуществляет функции...", "в состав акционерного общества вхо­дят...", "комиссия установила:..."

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направ­ляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу оплатить");

- от третьего лица единственного числа ("предприятие не возражает", "акционерное общество считает возможным").

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его мож­но разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют араб­скими цифрами.

21.Реквизит "Отметка о наличии приложения"

Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указыва­ют его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Договор от 20.07.2004 № 21/3 на 5 л. в 2 экз. 2. Акт приема работ от 15.09.2004 № 17 на 1 л. в 4 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В приложении к постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению на первом его листе в правом верх­нем углу пишут "Приложение № " с указанием наименования распоряди­тельного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 1 к приказу директора ОАО "Эра" от 01.04.2004 №12

Если приложение направляют не во все указанные в документе адре­са, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными бук­вами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к приказу Минатома России от 04.06.2004 № 72

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий при­ложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 

Приложение: письмо Роспатента от 07.09.2004 № 1-5/17 и приложение к нему, всего на 3 л.

22.Реквизит "Подпись"

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без наименования предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. На­пример:

Генеральный директор Личная подпись О.А.Рубин

или

Генеральный директор ОАО "Партия" Личная подпись О.А.Рубин

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.

Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:

Мэр Личная подпись Ю.Лужков

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответст­вующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись А.В.Зорин   Главный бухгалтер Личная подпись Т.В. Барышева

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не долж­ности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комис­сии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись А.С.Долохов

Члены комиссии Личная подпись Л.И.Антонова

Личная подпись О.Р.Грошев

Личная подпись А.И.Якушев

23.Реквизит "Гриф согласования документа"

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, долж­ности лица, с которым согласован документ (включая наименование ор­ганизации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фами­лии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Начальник отдела земельной инспекции муниципального округа "Зюзино" Личная подпись А.Г.Корж Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Совета директоров ЗАО "МТС" от 01.07.2004 №14

24.Реквизит "Визы согласования документа"

Согласование документа оформляют визой, которая включает: долж­ность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы и фа­милию), дату визирования, например:

Юрисконсульт Личная подпись Н.И.Власов 06.06.2004

Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим
образом:

Замечания прилагаются Личная подпись И.О.Громов 01.07.2004

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа под­линника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, ви­зы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25.Реквизит "Печать"

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц. фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматри­вающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26.Реквизит "Отметка о заверении копии "

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже рек­визита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; долж­ность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно Начальник отела кадров Личная подпись А.В.Греф Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по ус­мотрению организации.