Первичный учетный документ
Когда УПД попадает в кабинет заказчика, он подсвечивается желтым. Как только заказчик его обработает, он станет зеленого цвета
Если все члены комиссии расписались в бумажном акте о полной приемке, заказчик авторизуется в ЕИС и находит документ со статусом «Ожидает подтверждения получения» (рис. 3). Открыв документ, он направляет поставщику через ЕИС извещение о получении электронного акта.
Рисунок 3. Как выглядит первичный документ о приемке на статусе «Ожидает подтверждения получения» в личном кабинете заказчика в ЕИС 
Получение электронного УПД
Сформируйте извещение о получении УПД, без него считается, что документ вы не получили
Чтобы получить документ от поставщика в ЕИС, заказчик должен сформировать извещение о получении документа (рис. 4). Цель этого действия на приемке — фиксация получения документа в системе ЭДО.
Рисунок 4. Как заказчик подтверждает получение документа от поставщика в ЕИС 
Фиксация получения УПД
Когда заказчик подписывает КЭП извещение о получении УПД, фиксируются дата и время получения документа. Одновременно поставщик видит, что статус документа изменился
Далее заказчик подписывает свое действие электронной подписью, как на рисунке 5. Факт подписи подтверждает получение документов от поставщика. Одновременно, как заказчик применяет универсальный передаточный документ, строчка первичного документа у поставщика переходит в статус «Принят заказчиком». Заказчик проверяет информацию в акте. Если она верна, он заполняет поля документа о приемке. Вносит дату фактического получения товаров, работ, услуг, прикладывает скан электронного акта на бумажном носителе с подписями всех членов приемочной комиссии.
Рисунок 5. Подпись заказчиком полученного от поставщика УПД и комплекта документов к нему 
Руководитель Федерального казначейства Артюхин Р.Е. дает разъяснения, что документы о приемке товаров (работ, услуг), подписанные электронной подписью в ЕИС, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью
https://www.youtube.com/embed/2H86Eg32gfw
На этой стадии приемки работа заказчика усложнится. Дело в том, что ЕИС автоматически формирует только электронный акт УПД. Все остальные документы прикладывают в сканированном виде с подписями и печатями. От заказчика это, например, заключение приемочной комиссии и заключение экспертизы, от поставщика – спецификация на товар, декларация на товар, документы, подтверждающие страну происхождения товара. И помимо сканирования всех документов, в ЕИС нужно будет заполнить все поля и разделы.
Заполненный документ заказчик подписывает в ЕИС и направляет поставщику электронный акт, подтверждающий полную приемку. Сделать это надо в день подписания документа приемки на бумажном носителе. Далее заказчик размещает документы об исполнении контракта в реестре контрактов.
По сведениям из Казначейства, в дальнейших версиях ЕИС документы и информация будут выгружаться автоматически. Оплата контракта будет проходить тоже автоматически через информационные системы централизованных бухгалтерий заказчика, интегрированных с ЕИС. Основанием постановки на учет товара в бухгалтерии, а следовательно, на балансе организации заказчика, будет только электронный акт, сформированный в ЕИС.
Автоматическая выгрузка в реестр контрактов
При успешной электронной приемке документы автоматически выгружаются в реестр контрактов. Заказчику остается только нажать кнопку «Подать на размещение»
Автоматическая загрузка сведений в реестр контрактов будет большим плюсом для заказчика в электронной приемке. Однако автоматом выгрузится лишь правильно и вовремя заполненная информация. Поэтому заказчик должен сделить за сроками, чтобы успеть обработать актирование и выгрузить сведения в реестр контрактов в установленные пять дней. Смотрите на рисунке 6, как автоматические сведения о приемке подгружаются в реестр контрактов.
Рисунок 6. Как автоматически приходят сведения по электронному актированию в реестр контрактов заказчика 