Стиль и оформление письма.

Что понимают под стилем делового письма?

Стиль Вашего письма — это то, как оно написано. Стиль является продуктом целого ряда факторов и правил, перечисленных в предыдущей главе, включая основную тематику письма, используемые слова, структуру предложений, общую длину текста и его внешний вид. В идеале должен выбираться стиль, подходящий и для получателя, и для того, чтобы четко выразить цель Вашего сообщения. Поэтому когда Вы начнете работать над стилем следующего письма, еще раз продумайте следующие вопросы:

• кому Вы пишите. Известны ли Вам ожидания читателя? Что ему может понравиться, а что нет?
• зачем Вы пишете. Хотите ли Вы повлиять на читателя или просто сообщить ему информацию?
• какое впечатление производит письмо. Является ли Ваш документ не только информативным, но и интересным? Какой тон Вы выбираете (дружеский, официальный, возмущенный, благодарный и какой-то еще)? Как оформлено письмо? Привлекательно ли оно для читателя?
• шанс на прочтение. Будет ли прочитано Ваше письмо в любом случае, или Вы должны завоевать внимание читателя?

Ответив на эти вопросы, Вы быстрее решите, что и как нужно сказать в письме.

Как оформить бланк делового письма?

Оформление деловых писем должно соответствовать общим требованиям унификации и стандартизации. В отечественной практике документационного обеспечения управления оформление писем должно соответствовать ГОСТ Р6.30-97. Согласно требованиям ГОСТ официальная переписка компании ведется с использованием специальных бланков для писем.

Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие реквизиты:

• Эмблему (логотип) организации
• Наименование организации — автора документа
• Адрес организации
• Дату документа
• Регистрационный номер документа
• Ссылку на номер и дату входящего документа

Наличие указанных реквизитов должно облегчить операции по регистрации и обработке письма в компании-получателе.

Как правильно указать регистрационный номер письма?

Вне зависимости от тематики и содержания, письма, отправляемые из Вашей организации, делятся на две группы: инициативные и ответные.

Если Вы пишите инициативное письмо (просьбу, запрос, предложение, претензию), для удобства присвойте своему письму исходящий номер. И не забудьте дату. Предпочтителен вариант размещения исходящего номера и даты на одной строке в левом верхнем углу письма под «шапкой» бланка, например:

21.05.02 № 01-07/111

Если же Вы пишите письмо-ответ, в нем помимо исходящего номера необходимо дать ссылку на дату и номер инициативного документа, на который Вы отвечаете. Ссылочную дату и номер перепишите из инициативного письма. Например:

27.06.02 № 01-07/113

на № 03-21/135 от 03.06.02.

Какую еще информацию со стороны отправителя помимо реквизитов должно содержать письмо?

Помимо реквизитов компании-отправителя, составитель письма должен указать:

• Должность, фамилию и инициалы подписывающего (в конце письма под подписью)
• Фамилию, инициалы и номер телефона составителя (если составитель не подписывает письмо)
• Перечень приложений (если есть)

Например, конец письма может выглядеть так:

С уважением,

В.И. Петров
Генеральный директор

Исп. Н.М. Михайлова
тел.(095) 232-5566

Приложение: бланк заказа на 2л. в 1экз.

Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?

Реквизиты адресата максимально могут состоять из следующих частей:

• Наименование организации (в именительном падеже)
• Наименование структурного подразделения (в именительном падеже)
• Должность получателя (в дательном падеже)
• Фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже)
• Почтовый адрес и индекс

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Знаки препинания между строками не ставятся. В зависимости от формы бланка письма (горизонтальной или угловой) реквизиты адресата размещаются в левом или правом верхнем углу письма. Например:

Главному редактору

Журнала «Свободная мысль»

Ефимову Н.В.

125468, Москва

Ленинградский просп., 49

В ответах на обращения частных лиц сначала указывается почтовый адрес, а уже затем — фамилия и инициалы получателя.

Какие реквизиты получателя должны быть указаны в письме?

Представьте, что Вы сами получили по почте деловое или рекламное письмо. На что Вы сами обычно обращаете внимание? Прежде, чем прочесть хотя бы слово, замечаете качество и форму конверта. Затем смотрите на название компании-отправителя и его адрес. После этого сверяете название и адрес Вашей собственной компании-получателя и смотрите, кому персонально адресовано письмо. Вся эта информация и должна быть на Вашем конверте. Реквизиты получателя обычно располагаются в верхней части конверта, а отправителя — в нижней.

Многие компании используют конверты с окошками для адреса. Если письмо сложить, этот адрес будет виден в окошке.

При использовании обычного конверта необходимо помнить, что адрес получателя на конверте должен точно соответствовать адресу в письме.

На что еще обратить внимание при оформлении письма?

Как мы уже отмечали в предыдущей главе, важную роль в оформлении письма будет играть выбранная Вами бумага. Стоит уделить внимание тому, какой тип бумаги больше всего соответствует целям и стилю Вашего письма. Обычные деловые письма отпечатываются на простой белой бумаге нормальной плотности. Письма-приглашения и поздравления печатаются на плотной или тисненой бумаге. Рекламные письма могут быть напечатаны на цветной бумаге или бумаге со специальным покрытием.

Как убедиться в том, что стиль и оформление моего письма выдержаны верно?

На этот счет есть несколько простых и полезных рекомендаций. Убедитесь, что они соблюдены в Вашем письме:

• Соблюдены ли общие требования к структуре?
• Насколько структура ясна и логична?
• Кто получатель (давний потребитель, босс, поставщик, налоговый инспектор)?
• Приемлемо ли звучит для получателя мой тон (не уверены — прочитайте вслух!)?
• Что я делаю (информирую, убеждаю, критикую, благодарю...)?
• Не выгляжу ли я грубым, бестактным, незаинтересованным, слишком фамильярным?
• Если поменяться ролями, как бы я реагировал на это письмо?
• Не содержит ли письмо информацию, в которой нет необходимости?
• Включено ли в письмо все, что важно?
• Каждое ли предложение сокращено, насколько возможно?
• Поймет ли получатель специальные технические термины или их нужно расшифровать?
• Не использованы ли «избитые» выражения и клише?
• Не применялись ли сленговые выражения (например «вылететь в трубу»)?
• Проверены ли правописание, пунктуация и грамматика?
• Проверены ли возможные фактографические ошибки (например, даты, цены, условия поставки)?
• Окончательный ли вариант письма распечатан?
• Каков формат письма?
• Соответствуют ли бумага и конверт виду письма и статусу получателя?
• Использовался ли фирменный бланк компании?
• Все ли реквизиты фирмы-отправителя указаны верно?
• Правильно ли написаны реквизиты получателя?
• Соответствует ли обращение должности и статусу получателя?
• Указаны ли должность, фамилия и контактные координаты отправителя?
• Приведен ли перечень вложений?

Полезные советы

ЕСЛИ СТИЛЬ И ОФОРМЛЕНИЕ ВАШЕГО ПИСЬМА ВЫБРАНЫВЕРНО, ПОЛУЧАТЕЛЮ БУДЕТ ЛЕГКО И ПРИЯТНО РАБОТАТЬ С НИМ!

Вверх