Какие письма относятся к категории частных деловых писем?
Частные деловые письма — это, как правило, письма частных лиц, которые пишутся и посылаются в какие-либо организации. Кроме того, к этой категории относятся также деловые письма от одного частного лица другому.
Подобно другим деловым письмам, такие письма нужно писать просто и понятно. К таким письмам могут относиться: выражение интереса к опубликованной вакансии, ответ на приглашение пройти собеседование, рекомендательное письмо, приглашение, вежливый отказ от приглашения и пр.
Меня заинтересовала опубликованная вакансия. Как написать письмо, чтобы произвести благоприятное впечатление на возможного работодателя?
Существует несколько несложным правил, которые позволят Вам подготовить грамотное и привлекательное письмо. Во-первых, в письме необходимо указать должность, на которую Вы претендуете, поскольку в организации может быть несколько различных вакансий. Во-вторых, узнайте, как лучше писать письмо — от руки или отпечатать его на компьютере (пишущей машинке). Это зависит от сложившейся корпоративной культуры организации, в которую Вы обращаетесь. В-третьих, не следует приводить в письме всю информацию, которая содержится в Вашем послужном списке или приложенной анкете. Если Вы сочтете нужным, можете упомянуть некоторые, наиболее важные, пункты. Письмо должно быть по возможности кратким, например, таким:
| 18 марта 2002 г. Г-ну Иванову В.Н. Начальнику управления по работе с персоналом Вакансия: старший менеджер по кадрам Уважаемый г-н Иванов! Я бы хотела подать заявление на занятие вышеуказанной должности, вакансия на которую была объявлена в сегодняшнем выпуске газеты «Работа для Вас». Из моего послужного списка, копию которого я прилагаю, Вы увидите, что в настоящее время я работаю менеджером по кадрам в компании «Фонарь». Мне нравится моя работа, но мне хотелось бы поработать в более крупной организации. Мне кажется, что я справлюсь и с более ответственной должностью. Я готова прийти на собеседование в любое удобное для Вас время. С нетерпением жду ответа. Искренне Ваша, П о д п и с ь Репкина Лариса Приложение: резюме на 2-х страницах |
Если меня пригласили на собеседование, нужно ли мне письменно подтвердить, что я приду?
Такая необходимость есть в том случае, если в самом письме Вам не предложен другой порядок действий (например, подтвердить встречу по указанному телефону). Помните, что письма такого типа должны быть предельно краткими с обязательным указанием названия должности, дня и времени собеседования:
Настоящим подтверждаю, что я смогу прийти на собеседование в понедельник, 8 апреля 2002 г. в 12.00.
Меня попросили подготовить частное рекомендательное письмо. Как это сделать?
Представление частных рекомендательных писем — общепринятая практика в западном деловом мире. Все больше компаний и организаций, работающих в России, при приеме на работу также стали запрашивать как официальные, так и частные рекомендательные письма.
Отзывы вообще и характеристики в особенности всегда несколько необъективны. Маловероятно, что тот, кто знает Вас десять лет, напишет о Вас что-нибудь такое, что помешает Вам получить работу. Скорее наоборот. Точно также и Вы не захотите подвести знакомого, дав ему плохую характеристику.
Если Вы действительно не уверены в чьих-то способностях, можете дать ему менее восторженную характеристику. Например, такую: «Я знаю Викторию Прокопову уже десять лет. Она дружелюбная, коммуникабельная и, насколько мне известно, честная и порядочная девушка. У меня нет повода полагать, что она не справится с предлагаемой ей работой». Если Вы уверены в своем приятеле, то можете написать, что Вы всячески рекомендуете его компании и не сомневаетесь, что он справится с работой.
Как оформить поздравление делового партнера?
Оформление писем — поздравлений личного характера зависит от Ваших взаимоотношений с человеком, которому они адресованы. Как правило, в таких письмах нет необходимости указывать имя под личной подписью. В письмах близким людям обычно опускается адрес в начале письма. Ниже приведен пример письма — поздравления:
| 20 марта 2002 г. Г-же Дятловой Н. И. 119270, Москва, ул. Хамовнический вал, д. 9, оф. 4 Дорогая Наталья! Примите мои поздравления по поводу Вашего назначения вице-президентом компании «Снежная королева». Я уверен, что Вы этого действительно заслуживаете, и в компании скоро поймут, как им повезло! Надеюсь, что дела у Вас пойдут хорошо с самого первого дня. Как только Вы освоитесь, я приглашаю Вас на бизнес-ланч. С наилучшими пожеланиями, Искренне Ваш П о д п и с ь |
Как оформить приглашение?
Приглашение, особенно на официальные мероприятия, обычно посылается на заранее отпечатанном бланке. Однако пригласительное письмо ничуть не хуже и к тому же требует гораздо меньше расходов. Пример приглашения приведен ниже:
| 10 мая 2002 г. Г-ну и г-же Ткаченко 120171, Москва, ул. Юннатов, д. 9, кв. 21 Уважаемые г-н и г-жа Ткаченко! Я имею честь пригласить вас на благотворительный вечер, который организует наш клуб 10 июня 2002 г. в Колонном Зале Дома Союзов. Вы можете пригласить с собой гостей — до шести персон. О пригласительных билетах я позабочусь. Пожалуйста, известите меня в самое ближайшее время, сможете ли вы присутствовать, так как количество пригласительных билетов ограничено. Искренне Ваш, П о д п и с ь Николай Рейдлих |
Если мне нужно отказаться от приглашения, то как лучше это сделать?
Отказываться от приглашения нужно очень вежливо и дипломатично. В письме обязательно нужно указать причину, по которой Вы не сможете присутствовать. Лучше указать выдуманную причину, чем не указать никакой. Пример вежливого отказа приведен ниже:
| 14 мая 2002 года Г-ну Николаю Рейдлиху 127000, Москва, ул. Академика Королева, 14 Уважаемый г-н Рейдлих! Примите искреннюю благодарность от меня и моей жены за Ваше любезное приглашение на благотворительный вечер. С сожалением должен сообщить Вам, что в этот раз мы не сможем присутствовать, так как в июне уезжаем в отпуск. Принесите, пожалуйста, наши извинения остальным членам клуба. Искренне Ваш, П о д п и с ь Артур Ткаченко |
Как вежливо напомнить о необходимости вернуть долг?
В письмах о денежном долге нужно проявить одновременно настойчивость и деликатность. Чтобы смягчить тон, можно упомянуть о прошлой надежности клиента. Однако в заключительном абзаце письма следует дать понять, что долг должен быть возвращен немедленно, и что в противном случае Вы намерены действовать решительно.
Пример такого письма приведен ниже:
| 1 июня 2002 г. Г-же Свиридовой Л.И. 113121, Москва, Ул. Академика Анохина, д.9 Мы все еще не получили тех 50 000 тысяч рублей, которые Вы задолжали нам за костюмы, сшитые в январе этого года, хотя месяц назад мы уже писали Вам об этом. Это нас удивляет, ведь до сих пор Вы были надежным клиентом и именно поэтому мы всегда предоставляли Вам наши услуги в кредит. Пожалуйста, сделайте денежный перевод на наш счет в течение пяти ближайших дней. Должны Вас предупредить, что если мы не получим деньги до 1 июля, то мы вынуждены будем передать дело в суд. Нам бы очень этого не хотелось, но, похоже, Вы не оставляете нам выбора. Искренне Ваш, П о д п и с ь Виктор Яременко |
Вверх